Yazan : Ümit Yayla
[Yazarla İletişim]
Merkezi Kayıt Kuruluşu, Hukuk Danışmanı
ELEKTRONİK GENEL KURULLAR
TÜRKİYE UYGULAMASI
Doç.Dr. Leyla Keser Berber Av.Ümit İhsan Yayla
İstanbul Bilgi Üniversitesi
Bilişim ve Teknoloji Hukuku Enstitüsü
Direktörü Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş Genel Müdür Yrd.
İÇİNDEKİLER
I. GİRİŞ 3
II. YENİ TİCARET KANUNU KAPSAMINDA ANONİM ORTAKLIK GENEL KURULLARINA GETİRİLMİŞ OLAN YENİLİKLER 4
1. Genel Kurul Öncesinde Payların Tevdi Mecburiyetinin (Blokaj Zorunluluğunun) Kaldırılması 4
2. Kitlesel Temsil 6
2.1 Organın Temsilcisi ve Bağımsız Temsilci 6
2.2 Kurumsal Temsilci 7
2.3 Tevdi Eden Temsilcisi 9
3. Elektronik Ortamda Katılım 9
4. Oy Hakkının Toplam İtibari Değerle Orantılı Kullanılması 9
5. İç Yönerge Hazırlama Zorunluluğu 10
III. DÜNYADA ELEKTRONİK GENEL KURUL ÖRNEKLERİ 10
1. Elektronik Genel Kurullar 10
2. Sanal Genel Kurullar 11
IV. ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ 12
1. Elektronik Genel Kurul Sisteminin Temel Özellikleri 13
1.1 MKK’dan Alınacak Listenin Hak Sahipliğinin Tespitinde Kullanılması 13
1.3 Elektronik Ortamda Temsilci Atanması (Elektronik Vekalet) 13
1.4 Tevdi Temsilciliği İşlemleri 13
1.5 Görüntü ve Ses Aktarımı 14
1.6 Anlık Bilgilendirme 14
1.7 Güvenli Elektronik İmza Kullanımı 15
1.8 Raporlama ve Arşivleme ve Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) Entegrasyonu.............15
1.9 Yabancı Dil Seçeneği 16
2. MKK Elektronik Genel kurul Sisteminden Sağlanacak Faydalar 16
2.1 Tarafsızlık 16
2.2 İşlem Kolaylığı 17
2.3 Maliyet 17
2.4 Güvenlik 18
2.5 Gizlilik 19
3. Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik 19
4. Hak Sahiplerinin EGKS İşlemleri 22
4.1. İşlem Şartları 22
4.2 Genel Kurul Öncesi İşlemler 23
4.3 Genel Kurul Sonrası İşlemler 24
5. Şirketlerin EGKS İşlemleri 24
5.1. Genel Kurul Öncesi İşlemler 25
5.2. Genel Kurul Günündeki İşlemler 26
5.3 Genel Kurul Sonrası İşlemler 26
6. Aracı Kuruluşların EGKS İşlemleri 27
6.1. Genel Kurul Öncesi İşlemler 27
6.2. Genel Kurul Günündeki İşlemler 28
6.3. Genel Kurul Sonrası İşlemler 28
V. SONUÇ 28
I. GİRİŞ
01 Ocak 1957 tarihinde yürürlüğe giren ve 50 yılı aşkın bir zamandır ticaret, sanayi ve hizmet sektörlerine özgü tüm hukuki ilişkileri düzenleyen temel kanun niteliğine sahip 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu, Avrupa Birliği müzakereleri çerçevesinde yeni gelişmeler ve AB Ticaret Hukuku düzenlemelerine uyumlu bir çalışma sonucunda değiştirilmiştir. Bu çerçevede 13 Ocak 2011 tarihinde Türkiye Büyük Millet Meclisinde (TBMM) kabul edilerek 01 Temmuz 2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) anonim ortaklıkların genel kurullarına ilişkin önemli yenilikler getirmiştir.
Anonim ortaklıkların genel kurullarına ilişkin getirilen en önemli yenilik kuşkusuz, genel kurullara elektronik ortamda katılımdır. Kanunun 1527. maddesinde; anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy vermenin, fiziki katılım ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurduğu; genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin borsaya kote şirketler açısından zorunlu hale geldiği hükme bağlanmıştır. Pay sahiplerinin genel kurullara katılımının yetersizliği ve buna dayalı olarak yönetimsel anlamda yaşanan güç boşluğunu aşma konusunda elektronik ortamda genel kurulların önemli katkı sağlayacağı ve halka açık anonim şirketlerin daha şeffaf bir şekilde yönetilmelerine hizmet edeceği TTK’nın madde gerekçesinde yer almaktadır.
TTK’nın 1527. maddesinin uygulama esaslarını belirlemek amacıyla Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik (Yönetmelik)” ile elektronik genel kurul sisteminin kuruluşunu, işleyişini, teknik hususlar ile güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esaslarını düzenleyen “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ (Tebliğ)” 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir . Ayrıca anonim ortaklık genel kurulları açısından önem arz etmekle birlikte çalışmamızın hazırlandığı tarihte henüz yürürlüğe girmemiş olan iki yönetmelik bulunmaktadır. Bunlar; TTK m.407 uyarınca bakanlık temsilcilerine ilişkin olarak çıkarılacak yönetmelik (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği) ile TTK m.429 uyarınca tevdi eden temsilcileri hakkında çıkarılacak yönetmeliklerdir (Tevdi Temsilcisi Yönetmeliği).
İstanbul’un bir Uluslararası Finans Merkezi olması için Yüksek Planlama Kurulu’nun 29.09.2009 tarih ve 2009/31 sayılı kararı ile kabul edilen “İstanbul Uluslararası Finans Merkezi Strateji Belgesi”nin 49. eylemi olan “Kaydi ortaklık haklarının elektronik ortamda kullanımı” eyleminde Merkezi Kayıt Kuruluşu sorumlu kuruluş olarak görevlendirilmiştir. Yine Yönetmeliğin 5. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca borsaya kote şirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, temsilci tayin etme, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri, MKK tarafından sağlanan elektronik genel kurul sistemi (EGKS) üzerinden yapılacaktır. Elektronik ortamda eş zamanlı çevrimiçi oy ve görüş önerilerinin iletilebildiği bu kapsamda bir model dünya örnekleri arasında yoktur. Bu çerçevede dünyada eşsiz olan Türkiye Elektronik Genel Kurul Sistemi ilk olarak, borsaya kote olmayan şirketler arasından Yetkinler Yeminli Mali Müşavirlik Anonim Şirketi (KPMG Türkiye) tarafından 19.10.2012 tarihinde yapılan genel kurulda, borsaya kote olan şirketler arasından da Galatasaray Sportif Sınai ve Ticari Yatırımlar A.Ş. tarafından 30.10.2012 tarihinde yapılan genel kurulda sorunsuz olarak uygulanmıştır.
Bu çalışma, elektronik genel kurul sistemini, dünyadaki diğer uygulamalar ve sisteme ilişkin temel mevzuat ışığında açıklayarak kullanıcılara yol göstermek amacıyla hazırlanmıştır.
II. YENİ TİCARET KANUNU KAPSAMINDA ANONİM ORTAKLIK GENEL KURULLARINA GETİRİLMİŞ OLAN YENİLİKLER
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu anonim ortaklıkların genel kurullarına ilişkin önemli yenilikler getirmiştir. Bu yeniliklere aşağıda kısaca değinilmiştir.
1. Genel Kurul Öncesinde Payların Tevdi Mecburiyetinin (Blokaj Zorunluluğunun) Kaldırılması
6762 sayılı TTK’nın 360. maddesinden kaynaklanan genel kurul öncesinde payların bloke edilmesi zorunluluğu 6102 sayılı yeni TTK ile kaldırılmıştır. Söz konusu 360. madde hamiline yazılı paylara zilyed olduğunu ispatlayan kişinin genel kurulda oy kullanmaya yetkili olduğunu düzenlemekteydi. İspat aracı olarak ise, hamiline yazılı hisse senedi sahibinin bu senetleri veya bu senetlere sahip olduğunu gösteren belgeleri genel kuruldan bir hafta önce şirkete tevdi etmeleri zorunlu kılmaktadır. Aynı düzenleme Sermaye Şirketlerinin Genel Kurul Toplantıları ve Bu Toplantılarda Bulunacak Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Komiserleri Hakkında Yönetmeliğin (Komiser Yönetmeliği) 21-a maddesinde de yer almaktadır. Bu şekilde genel kurula katılmaya ve oy kullanmaya yetkili olan hamiline yazılı payların sahiplerinin tespit edilmesi ve genel kurul sona erene kadar paylarını satmalarının engellenmesi amaçlanmıştır. Bu uygulama ile örneğin genel kuruldan üç gün önce kimlik ve yetki tespiti yapılmış ancak sonrasında payını satmış olan yani genel kurul günü şirketin payına sahip olmayan bir kimsenin genel kurula katılarak oy kullanmasının önüne geçilmek istenmektedir.
Nama yazılı paylar için payların bloke edilmesine dair bir zorunluluk bulunmamaktadır. Nitekim nama yazılı paylarda pay sahibi pay defterinde kayıtlı olmakta ve şirket tarafından bilinmektedir. Dolayısıyla 6762 sayılı TTK sisteminde yer alan payların bloke edilmesi zorunluluğu yalnızca hamiline yazılı pay senetleri açısından anlam taşıyan bir düzenlemedir. Oysa bugün hamiline veya nama farkı gözetilmeksizin borsada işlem gören payların tümü açısından İMKB Takas ve Saklama Bankası A.Ş. tarafından genel kurul tarihine kadar blokaj mektubu verildiğini görmekteyiz. Bunun sebebi borsada işlem gören nama yazılı payların da hamiline yazılı paylar gibi devredilebilmesidir. Nitekim İMKB Kotasyon Yönetmeliğinin 9. maddesi uyarınca nama yazılı payların borsada işlem görebilmesi için şirket yönetim kurulunun bu senetlerin devir ve temlikinde beyaz cironun kabul edildiğine dair karar alarak borsaya bildirmesi şart koşulmaktadır. Bu şekilde beyaz ciro ile devir ve temlik edilen nama yazılı oyların ise uygulamada hamiline yazılı paylardan bir farkı kalmamaktadır.
Ülkemizde sermaye piyasası araçlarının saklanmasına ilişkin olarak 2005 yılında kaydi sisteme geçilmiştir. Sermaye Piyasası Kanunu (SPKn)’nun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylar, MKK’da hamiline veya nama şeklinde bir ayrım yapılmaksızın tutulmaktadır . Dolayısıyla hem nama hem de hamiline yazılı paylar için genel kurul öncesinde blokaj zorunluluğu bulunmaktadır .
TTK m.415, f.4 uyarınca genel kurula katılma ve oy kullanma hakkının, pay sahibinin payların sahibi olduğunu kanıtlayan belgeleri veya pay senetlerini şirkete, bir kredi kuruluşuna veya başka bir yere depo edilmesi şartına bağlanamayacağı açıkça düzenlenmiştir. Böylelikle TTK sisteminde genel kurulda payların bloke edilmesi uygulaması terk edilmektedir. Nitekim TTK’nın 415 ve 417. maddeleri ile genel kurula katılmaya ve oy kullanmaya yetkili kişilerin nasıl tespit edileceği ayrıntılı şekilde düzenlenmektedir. Buna göre, TTK m.417 uyarınca hazırlanacak olan hazır bulunanlar listesinde adı bulunan senede bağlanmamış payların, ilmühaberlerin ve nama yazılı payların sahipleri ile SPKn’nun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen payların sahipleri veya bunların temsilcileri genel kurula katılabileceklerdir. Bu kişilerden gerçek kişiler kimlik göstererek; tüzel kişiler ise vekaletname ibraz eden temsilcileri vasıtasıyla genel kurula katılabilmektedirler. Bu açıdan artık nama yazılı pay sahiplerinin genel kuruldan önce paylarını bloke etmeleri zorunluluğu kalkmış bulunmaktadır. Yine hamiline yazılı pay senedi açısından getirilen düzenlemede, genel kuruldan en geç bir gün önce hamiline yazılı senetlere zilyet olduklarını ispatlayarak giriş kartı alan pay sahipleri bu kartları ibraz ederek genel kurul toplantısına katılabilecekleri hükme bağlanmıştır. Ayrıca bu şekilde giriş kartı alınmasından sonraki bir tarihte hamiline yazılı pay senedini devraldığını ispatlayan pay sahiplerinin de genel kurula katılma hakkına sahip olduğu TTK m.415, f.3 kapsamında düzenlenmiştir.
TTK m.417, f.5 hükmü uyarınca SPKn’un 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylara ilişkin olarak gereğinde genel kurul toplantısının yapılacağı gün ile sınırlı olmak üzere payların devrinin yasaklanabileceği düzenlenmektedir. Bu hususta düzenleme yapma yetkisi aynı fıkra uyarınca Sermaye Piyasası Kurulu’na (SPK) verilmiştir. Ancak kanaatimizce genel kurul günü ile sınırlı olsa dahi payların bloke edileceğine ilişkin düzenlemelere yer verilmemesi daha isabetli olacaktır. Çünkü uluslararası kurumsal yatırımcıların dünya piyasalarındaki yatırım tercihlerine baktığımızda blokaj düzenlemelerinin olduğu piyasalardan uzak durdukları görülmektedir . Nitekim pay blokajı düzenlemeleri, sınır-ötesi oy kullanmanın önündeki kaldırılması gereken engellerden biri olarak kabul görmekte ve Avrupa başta olmak üzere birçok önemli piyasada artık uygulanmamaktadır.
2. Kitlesel Temsil
TTK hükümleriyle hukukumuza ilk defa özel temsilcilik türleri getirilmektedir. Bunlar, bireysel temsilin yanı sıra “kitlesel temsil” olarak nitelendirilebilecek dört ayrı temsilcilik tipidir. TTK’nın 428. maddesinde düzenlenen “organın temsilcisi”, “bağımsız temsilci” ve “kurumsal temsilci” kurumları ile 429. maddede düzenlenen “tevdi eden temsilcisi” hukukumuza yeni giren temsilcilik türleridir. Yeni sistemin temel amacı gerekçedeki ifadeyle bir yandan temsili kurumsallaştırarak genel kurulda bir güç boşluğu oluşmasına engel olmak, diğer yandan da pay sahipleri demokrasisini kurmaktır . 6572 s. TTK döneminde olduğu üzere Borçlar Kanunu hükümleri uyarınca temsilci atanması sistemi ise geçerliliğini korumaktadır.
2.1 Organın Temsilcisi ve Bağımsız Temsilci
TTK ile getirilen ilk temsilcilik türü TTK’nın 428. maddesinde organın temsilcisi olarak adlandırılmaktadır. Bu temsilci yönetim kurulu tarafından isteğe bağlı olarak atanabilen ve yönetim kurulunun belirlemeleri doğrultusunda oy kullanacak temsilcidir. Şirketlerin organın temsilcisini atamaları zorunlu değildir. Ancak yönetim kurulu pay sahiplerine organın temsilcisi önerdiği takdirde aynı zamanda kendisinden tamamen bağımsız bir diğer kişiyi daha vekalet verilebilecek kişi olarak pay sahiplerine önermek zorundadır. Bu temsilcilik türü de sistemimize yeni giren ikinci temsilcilik türü olup bağımsız temsilci adını almaktadır (TTK m.428). Şirket bu iki kişinin kimlik ve iletişim bilgilerini esas sözleşme hükmüne göre ilan edip şirketin internet sitesine koymaya mecburdur. Önerilen bu kişilerin aynı zamanda hissedar olması zorunlu kılınmamıştır. Diğer yandan düzenlemede bu temsilcilerin seçimi konusunda herhangi bir organ yetkilendirilmiş değildir. Kendigelen, gerekçede yer verilen aksi yöndeki açıklamaya rağmen TTK md.374 uyarınca bu temsilcilerin yönetim kurulu tarafından seçilmelerinin zorunlu olduğunu ileri sürmektedir . Görüşümüze göre de bu temsilcileri belirleme yetkisi genel kurulu toplantıya çağırmaya yetkili olan yönetim kurulundadır.
Bu temsilciler temsil belgelerinin içeriğini ve oylarını hangi yönde kullanacaklarını radyo, televizyon, gazete veya diğer araçlarla ve gerekçeleriyle açıklamak zorundadırlar (TTK m.430). Söz konusu açıklamaların reklam amaçlı olmaması gerekir. Hükmün amacı özellikle halka açık anonim şirketlerde pay sahipleri demokrasisinin kurulmasını sağlamaktır. Şirketin yönetimle ilgilisi olmayan birini pay sahiplerine önermemek için bağımsız temsilci önerisinden kurtulmak amacı ile organın temsilcisini göstermemesi mümkündür. Ancak birazdan açıklanacak kurumsal temsilcilik kurumu düşünüldüğünde pay sahipleri demokrasisi yine sağlanmış olacaktır.
2.2 Kurumsal Temsilci
TTK ile getirilen bir diğer temsilcilik türü “kurumsal temsilcidir”. Kurumsal temsilci, çeşitli araçlarla yayınlayacağı bir bildirgeyle, kendisine temsil yetkisi verilmesi halinde genel kurulda nasıl hareket edeceğini, seçilmesi için oy kullanacağı yönetim kurulunu ve ayrıca hissedarları ilgilendiren diğer konulardaki önerilerini ilan eden ve bildirgesini beğenen hissedarların bu bildirge bağlamında kendisine vekalet vermelerini isteyen kişidir (TTK m.428) . Yönetim kurulu, genel kurul toplantısına çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanacağı ve şirket internet sitesinde yer alacağı tarihten en az kırk beş gün önce yapacağı bir ilanla, pay sahiplerini, önerdikleri kurumsal temsilcilerin kimliklerini ve bunlara ulaşılabilecek adres ve elektronik posta adresi ile telefon ve telefaks numaralarını en çok yedi gün içinde şirkete bildirmeye çağıracaktır. Aynı çağrıda kurumsal temsilciliğe istekli olanların da şirkete başvurmaları istenecektir. Yönetim kurulu, kurumsal temsilci olarak bildirilen kişileri, organın temsilcisi ve bağımsız temsilci ile birlikte, genel kurul toplantısına ilişkin çağrısında, adreslerini ve onlara ulaşma numaralarını da belirterek, ilan etmek ve internet sitesinde yayımlamak zorundadır. Kurumsal temsilcilik, bir pay sahipliği girişimidir; meslek olarak ve ivaz karşılığı yürütülmesi mümkün değildir (TTK m.428, f.3). Kurumsal temsilciler de organın temsilcisi ve bağımsız temsilcide olduğu gibi temsil belgelerinin içeriğini ve oylarını hangi yönde kullanacaklarını radyo, televizyon, gazete veya diğer araçlarla ve gerekçeleriyle açıklamak zorundadırlar. Bu bildirge, pay sahipleri tarafından kurumsal temsilciye verilmiş talimat yerine geçer. Kusurlu olarak bildirgesine veya kanuna aykırı hareket eden veya hileli işlemler yapan kurumsal temsilci bu fiil ve kararlarının sonuçlarından Türk Borçlar Kanunu’nun 506.maddesinin birinci ve ikinci fıkraları uyarınca sorumlu olur; sorumluluğu kaldıran veya sınırlayan sözleşmeler geçersizdir .
Kurumsal temsilciler kendileri istekli olabilecekleri gibi pay sahipleri tarafından da önerilebilirler. Yönetim kurulu bildirilen bu kişileri organın temsilcisi ve bağımsız temsilci ile birlikte pay sahiplerine ilan etmek zorundadır. Bu yeni temsilcilik türü ile büyük sayılara varabilecek temsil belgesi toplama örgütlenmesini yapabilecek kişilerin önerilmesi, özellikle bu göreve talip olabilecek kişilerin cesaretlendirilmeleri, bunların şirket yönetiminden tamamen bağımsız hareket edebilmeleri ve özellikle güç boşluğu sorununun giderilmesi amaçlanmıştır. Kurumsal temsilcileri çağrı yoluyla vekalet toplayanlardan ayırmak gerekmektedir. Kurumsal temsilci bir bildirge ile yapacaklarını, oy kullanacağı yönetim kurulu üyesini açıklayan, başta kar payı olmak üzere pay sahiplerini ilgilendiren konularda önerilerini ilan eden ve bildirgesini beğenen pay sahiplerinin bu bildirge bağlamında kendisine vekalet vermelerini isteyen kişidir . Vekaletin çağrı ile toplanmasında ise çağrıda bulunan kişi vekaleti bir bildirgeye dayanarak talep etmemektedir.
Kurumsal temsilciliğe ilişkin bu düzenleme her ne kadar güç boşluğunun giderilmesi ve pay sahipleri demokrasisinin sağlanması amacıyla hukuk sistemimize kazandırılmışsa da uygulamada sorunlara yol açabilecektir. TTK m.414 uyarınca genel kurul çağrısının toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılması gereklidir. Bu süre SPK’nın Seri IV, No.54 sayılı Kurumsal Yönetim İlkelerinin Belirlenmesine ve Uygulanmasına İlişkin Tebliği ile duyurulan Kurumsal Yönetim İlkeleri (Kurumsal Yönetim İlkeleri)’ne göre ise üç haftadır. TTK m.428 uyarınca, genel kurul çağrısı ile kurumsal temsilci olmak isteyenlere ilişkin olarak şirket tarafından yapılacak çağrı arasında en az kırk beş gün bulunmalıdır. O halde şirketlerin kurumsal temsilci çağrısını genel kuruldan 60 gün önce, halka açık şirketlerin ise 66 gün önce yapmaları gerekmektedir. Bu durumda şirketlerin Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat, Sermaye Piyasası Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca defter onayı, bağımsız denetim gibi süreye bağlı onlarca mükellefiyetlerini iki ay önceden yerine getirmiş olmaları gerekli olacaktır ki bu yeni zorundalık önemli ve haklı şikayetlere yol açacaktır. Sermaye Piyasası Kanunu Taslağı’nın 30.maddesinin dördüncü fıkrasında yer alan düzenleme yasalaştığı takdirde Yeni TTK’nın temsilcilik türlerini düzenleyen 428.maddesi payları kayden izlenen halka açık şirketlerde uygulanmayacaktır. Böyle bir durumda 45 günlük kurumsal temsilci çağrısı süresi uygulanmaksızın çağrının ilanından 21 gün sonra genel kurul toplantısını yapılabilecektir.
2.3 Tevdi Eden Temsilcisi
Yeni TTK ile hukukumuza kazandırılan temsilci türlerinden bir diğeri tevdi eden temsilciliğidir (TTK m.429). Tevdi eden temsilciliği düzenlenirken İsviçre Borçlar Kanunu’ndan faydalanılmıştır. İsviçre Borçlar Kanunu’nun 689 uncu maddesine göre genel kurulda oy kullanılacak paylara ilişkin olarak saklama hizmeti veren kurum her genel kurul öncesinde, kendisine payları tevdi etmiş olan kimseden ne yönde oy kullanılacağına ilişkin talimat vermesini ister. Uygun süre içerisinde böyle bir talimat verilmediği takdirde saklamacı kurum, payları tevdi edenin genel talimatlarına göre ve böyle bir talimat da bulunmadığı takdirde yönetim kurulunun önerileri yönünde oy kullanır.
TTK’nın 429. maddesinde tevdi eden ile tevdi edilen arasındaki ilişkinin niteliği ve alınan özel/genel bir yetkiye dayanarak tevdi olunan paylardan doğan genel kurula katılma ve oy hakkının tevdi olunan tarafından kullanılabileceği hükme bağlanmıştır. Tarafların arasındaki tevdi ilişkisi nedeniyle temsilci olan kişiye tevdi eden temsilcisi denir. Tevdi olunan bu yetkisini genel bir yetki olarak taraflar arasındaki sözleşmeden alabileceği gibi ona bu yetki her genel kurul öncesinde de verilebilecektir. Temsilciye yetki veren sözleşmede açıklık bulunmasa hatta aksine düzenleme olsa bile temsilci pay sahibinden her genel kurul öncesi talimat alacaktır. Pay sahibinden talimat alınamamışsa tevdi temsilcisi kanun uyarınca oyunu tevdi edenin genel talimatına uygun olarak kullanır. Böyle bir genel talimat yoksa temsilci oyu yönetim kurulunun önerileri doğrultusunda verecektir.
3. Elektronik Ortamda Katılım
Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılım TTK’nın teknik ilerlemeleri hukuka yansıtan açılımlarından biridir. TTK’nın 1527. maddesinde anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy vermenin, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracağı düzenlenerek, genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle getirilmiştir.
4. Oy Hakkının Toplam İtibari Değerle Orantılı Kullanılması
TTK’da pay sahibinin oy hakkının payların toplam itibari değeriyle orantılı olarak kullanılacağı hükme bağlanmıştır. Böylece oy hakkında “pay adedi” sisteminden “pay sahibinin paylarının toplam itibari değeri” sistemine geçilmiştir. Eski TTK düzeninde itibari değerden soyutlanmış olarak her paya en az bir oy hakkı tanınmıştı ve bu sistem farklı itibari değerli payların eşit oy hakkını haiz olması gibi zoraki bir imtiyaza yol açmaktaydı . Oysa yeni sistemde oy hakkı itibari değere göre hesaplanmaktadır. Bu nedenle yeni sistemde farklı itibari değerli payların bir oy hakkı vermesi ve buna dayalı imtiyaz kaldırılmış olmaktadır. Bu şekilde pay sahibinin sermayedeki katkısıyla orantılı olarak oy hakkına sahip olmasıyla adil ve anonimlik ilkesine uygun bir sisteme geçilmiş olmaktadır .
5. İç Yönerge Hazırlama Zorunluluğu
TTK’nın 419. maddesinin ikinci fıkrası genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin yönetim kurulu tarafından bir iç yönerge hazırlanacağını hüküm altına alan yeni bir düzenleme öngörmektedir. Yönergenin asgari unsurları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından belirlenecektir. Genel kurulun onayından sonra yürürlüğe girecek olan iç yönergenin ticaret siciline tescil ve Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi’nde (TTSG) ilan ettirilmesi şart koşulmuştur .
III. DÜNYADA ELEKTRONİK GENEL KURUL ÖRNEKLERİ
Elektronik genel kurullara ilişkin yurt dışı düzenlemelerine baktığımızda çeşitli uygulamalarla karşılaşmaktayız. Kimi sistemler uzaktan katılıma izin verirken kimi sistemlerde fiziki katılım zorunluluğu korunmakta, bazı sistemlerde ise her iki uygulamaya birden izin verilmektedir. Ülkemizde ilk defa uygulanacak olan elektronik genel kurul sisteminin daha iyi anlaşılabilmesi için dünyada yapılagelmiş örneklerinin incelenmesinin faydalı olacağı kuşkusuzdur. Bu amaçla çalışmamızda dünyada gerçekleştirilen elektronik genel kurul uygulamaları açıklanırken literatürde kullanılan terimlere de yer verilmektedir.
1. Elektronik Genel Kurullar
Electronic General Meetings olarak anılan bu genel kurul toplantı türünde hak sahipleri ve temsilcileri fiziki olarak genel kurulun yapıldığı yerde bulunmak zorundadırlar. Toplantının yapıldığı yer dışında bir yerden toplantıya katılımda bulunmak mümkün değildir. Bu genel kurullara elektronik genel kurul denmesinin sebebi, hak sahipleri ve temsilcilerinin oylarını genel kurul salonunda elektronik cihazlar vasıtasıyla kullanmalarıdır. Bu genel kurul türünün örneği Danimarka’da görülmektedir. Danimarka’nın merkezi saklama kuruluşu olan VP Securities A/S tarafından geleneksel genel kurullarda kullanılmak üzere E-voter ismi verilen bir cihaz sunulmaktadır. Genel kurul toplantısı geleneksel şekilde yapılmakta ancak hak sahipleri ve temsilcileri tarafından oylar E-voter üzerinde yer alan tuşlar kullanılarak toplantı başkanlığına iletilmektedir. Bu şekilde oylama sonuçları doğru ve hızlı bir şekilde alınmaktadır .
2. Sanal Genel Kurullar
Sanal genel kurullar iki şekilde yapılmaktadır: (i) geleneksel şekilde genel kurul toplantısının fiziki ortamda yapıldığı ancak hak sahipleri veya temsilcilerine uzaktan katılma ve oy kullanma imkânının sunulduğu sanal genel kurullar (Virtual General Meetings veya hybrid on-line meetings) (ii) fiziki ortamda toplanan bir genel kurul olmaksızın yalnızca sanal ortamda bir araya gelen hak sahipleri ve temsilcilerinin gerçekleştirdiği tam sanal genel kurullar (Virtual-only General Meetings). Bu uygulamanın öncüsü ABD olmakla birlikte Danimarka kanunlarında da genel kurulların yalnızca sanal ortamda toplanmasına izin verilmektedir. Danimarka’da bu hizmeti yukarıda da bahsettiğimiz üzere Danimarka’nın merkezi saklama kuruluşu olan VP Securities A/S sunmaktadır. ABD’de ise sanal genel kurullar ilk defa 2000 yılında Delaware eyaletinde yapılan kanuni düzenleme ile mümkün kılınmıştır .
Her iki sanal genel kurul türünde toplantının yapıldığı yere gitmeyen hak sahipleri veya temsilcileri çeşitli iletişim imkânlarını kullanarak toplantı başkanlığına oylarını iletebilmektedirler. Örneğin Amerikan uyruklu Inforte Inc. şirketi, 2001 yılı genel kurulunu yalnızca sanal ortamda gerçekleştirdiğinde hak sahipleri oylarını şirkete faks göndermek suretiyle kullanmışlardır . Amerika’da Broadridge Incorporation (Broadridge) tarafından sunulan ve Virtual Shareholder Meetings (VSM) adı verilen hizmet aracılığıyla hak sahipleri genel kurulları internet üzerinden canlı izleyebilmekte ve ekranlarından oy kullanabilmekte, soru ve görüşlerini şirkete iletebilmektedirler . Broadridge platformu üzerinde genel kurullar hem karma nitelikte hem de yalnızca sanal genel kurul şeklinde yapılabilmektedir. Örneğin Dell Inc. 2011 yılında karma nitelikte sanal genel kurul gerçekleştirmiştir . Bazı şirketler ise yine Broadridge platformu üzerinden görüntü aktarımı olmaksızın toplantı başkanlığının ve yönetim kurulu, denetçiler gibi genel kurulda açıklama yapacak kişilerin seslerinin internet üzerinden dinlenebildiği tam sanal genel kurulları tercih etmektedir . Bu tür genel kurullarda ekranda değişen slaytlar konuşmacıların sesine eşlik etmektedir. Toplantı başkanının her bir gündem maddesiyle ilgili oylamayı başlatmasıyla birlikte katılımcılar ekranlarından oylarını şirkete iletebilmektedirler.
Sanal genel kurullarda gerek oylar gerek soru ve görüşler toplantı başkanlığına genel kurul anında veya genel kuruldan önce iletilebilmektedir. Yukarıda örneğini verdiğimiz Inforte Inc. şirketinin 2001 genel kurulunda oyların %97’si toplantı başlamadan önce şirkete iletilmiştir . Broadridge’in sunduğu bu platforma katılımcılar, elektronik yöntemle veya posta yoluyla aldıkları proxy formlarında yer alan kontrol numarası ile sisteme giriş yapmaktadırlar.
Sanal genel kurulların yoğun olarak yapıldığı Amerika Birleşik Devletleri’ne baktığımızda fiziki katılım olanağının bulunmadığı yalnızca sanal ortamda yapılan genel kurullara yatırımcıların, şirket yönetimini pay sahiplerinden uzaklaştırdığı gerekçesiyle karşı çıktıklarını ve bu nedenle şirketlerin karma genel kurul sistemini tercih etmeye başladıklarını görüyoruz .
IV. ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ
TTK m.1527 genel kurullar ortakların belirli bir mekanda bir araya gelerek fiziken toplanması yöntemini ortadan kaldırmamış, fiziken yapılacak bu toplantıya elektronik yöntemle katılıma da olanak sağlayan yasal alt zemin hazırlamıştır. Borsaya kote şirketler, MKK tarafından sağlanan Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) platformunu kullanarak toplantı daveti, faaliyet raporunun ortaklara iletimi gibi hazırlık işlemleri ile toplantının açılması, gündemin oylanması, vb. toplantı anı ve sonrasındaki her türlü işlemi elektronik yöntemle de gerçekleştirebileceklerdir.
EGKS Yönetmeliği ve EGKS Tebliği’nin tanımlar bölümünde de açıklandığı üzere, EGKS borsaya kote şirketler açısından genel kurul toplantılarına ilişkin ön hazırlık ve yasal merasimlerin elektronik yöntemle yerine getirilebildiği, toplantı anına ilişkin her türlü işlemin MKK’nın sağladığı elektronik platform ve yazılım üzerinden gerçekleştirilebildiği bir bilişim sistemidir. Şirket ortakları açısından ise ortakların elektronik yöntemle işlem yapabildikleri, fiziki ortamda yapılmakta olan toplantıyı eş zamanlı olarak takip edebildikleri, görüntü ve ses aktarımı sayesinde fiziken genel kurula katılmaksızın internet erişimi olan her yerden genel kurulu canlı olarak izleyebildikleri, görüşülen gündeme ilişkin görüş ve önerilerini eş zamanlı olarak gönderebildikleri, ilgili gündemin oylamasına geçilmesi ile birlikte oylarını toplantıya fiziken katılanlarla eş zamanlı olarak kullanabildikleri bir sistemi ifade etmektedir.
1. Elektronik Genel Kurul Sisteminin Temel Özellikleri
1.1 MKK’dan Alınacak Listenin Hak Sahipliğinin Tespitinde Kullanılması
TTK’nın 415 ve 417. maddeleri, payları MKK tarafından kayden izlenen anonim ortaklıkların genel kurullarına katılma konusunda önemli değişiklikler öngörmektedir. Sermaye Piyasası Kanunu’nun 10/A maddesi uyarınca genel kurula katılabilecek kayden izlenen payların sahiplerine ilişkin liste, 417. maddenin birinci fıkrası uyarınca EGKS üzerinden elektronik olarak MKK’dan sağlanacak “Pay Sahipleri Çizelgesine” göre düzenlenecektir. Bu listede yer alan gerçek kişilerin toplantıya fiziken katıldıkları durumda kimlik belgesini göstermeleri ve tüzel kişilerin temsilcilerinin temsil belgesi ibraz etmeleri yeterli olacaktır.
1.2 Blokaja Gerek Olmaksızın Genel Kurula Katılım
TTK m.415,f.4 genel kurula katılma ve oy kullanma hakkının, pay sahipliğini kanıta yönelik belge alınması veya pay senetlerinin “önceden” depo edilmesi şartına bağlanamayacağını hükme bağlamaktadır. Yeni TTK sermaye piyasalarında geçmiş dönemde uygulanmakta olan blokaj sistemini sonlandırmış bulunmaktadır. TTK m.415, f.5 uyarınca “genel kurulun yapıldığı gün ile sınırlı olmak üzere” payların devrinin engellenip engellenmeyeceği Sermaye Piyasası Kurulu tarafından çıkarılacak bir tebliğ ile belirlenecektir.
1.3 Elektronik Ortamda Temsilci Atanması (Elektronik Vekalet)
Eski TTK döneminde uygulanmakta olan noter aracılığıyla vekalet verme sistemi, seçimlik olarak korunmaktadır. Bununla birlikte vekilin EGKS üzerinden elektronik yöntemle atanabilmesi gibi genel kurul uygulamasına çok önemli faydalar sağlayacak bir hukuksal yenilik, Yönetmelikle getirilmiş bulunmaktadır. Yönetmeliğin 7 nci maddesinin 2 nci fırkası uyarınca, elektronik yöntemle atanan vekil, genel kurul toplantısına elektronik yöntemle katılabileceği gibi, toplantıya vekil sıfatıyla fiziken de katılabilir. Şirketin EGKS üzerinden MKK’dan temin edeceği pay sahiplerini gösterir listede, EGKS üzerinden verilmiş vekalet bilgileri de (vekilin ismi gibi) yer alacaktır. EGKS üzerinden elektronik yöntemle atanmış olan vekilin ayrıca fiziksel bir vekalet belgesi ibrazı gerekli değildir.
1.4 Tevdi Temsilciliği İşlemleri
Çalışmanın ilk bölümünde açıklandığı üzere, TTK’nın 429. maddesinde tevdi eden ile tevdi edilen arasındaki ilişkinin niteliği gereği veya alınan özel/genel bir yetkiye dayanılarak hisse senetlerinden doğan genel kurula katılma ve oy hakkının tevdi olunan tarafından kullanılabileceği düzenlenmiştir. Bu çerçevede TTK m.429 hükmü uyarınca tevdi eden temsilcisi olan “aracı kuruluşlar” TTK’nın 429. maddesinden aldıkları yetkiye istinaden genel kurul toplantısına EGKS üzerinden tevdi eden temsilcisi sıfatıyla katılıp müşterileri olan şirket ortaklarının ortaklık haklarını elektronik ortamda kullanabileceklerdir.
1.5 Görüntü ve Ses Aktarımı
TTK’nın 1527. maddesi uyarınca genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılım sisteminin zorunlu unsurlarından biri, toplantıdaki görüntü ve sesin toplantıya elektronik ortamda katılanlara sistem üzerinden iletilmesidir. EGKS Tebliği’nin 9 uncu maddesinde de sistemin gereği olan elektronik kriterler ve teknik hususlar düzenlenmiştir.
EGKS projesi uyarınca MKK üyeleri ile yapılmış olan anketler ve değerlendirme toplantıları sonunda; MKK’nın ses ve görüntü aktarımını üstlenmesinin gerek maliyet gerek asgari bir yayın kalitesinin garantisi açısından önemli fayda sağlayacağı tespitine varılmış, genel kurul yapması beklenen yaklaşık 300 şirket için tek bir kuruluştan görüntü ve ses aktarımı hizmetinin alınmasının maliyetinin, ölçek ekonomisi sayesinde şirketlerin bireysel olarak bu hizmeti almalarına kıyasla daha düşük olacağı ve hizmetin kalitesinin belirli bir standartta olmasının sağlanacağı öngörülmüştür. Bu kapsamda, ülkemizin önde gelen kuruluşlarıyla yapılan görüşmeler ve gerçekleştirilen ihale sonucunda TTNET-Medianova işbirliği ile anlaşma yapılmıştır. EGKS hizmeti görüntü ve ses naklini de içerecek şekilde bir paket olarak şirketlere sunulmaktadır. Söz konusu canlı yayın hizmeti, toplantı salonundaki görüntü ve sesin toplantı anında EGKS’ye aktarılmasının yanı sıra toplantı yapılacak mekanlarda yayınların yapılabilirliğinin önceden tespitine yönelik altyapı yeterliliğinin kontrolünü ve çağrı merkezi desteğini de kapsamaktadır. Bu çerçevede genel kurul yapacak şirketle yeterlilik kontrolleri için gerekli irtibat kurulacak ve tespit edilecek olası eksiklikler şirkete raporlanarak eksikliklerin giderilmesi sağlanarak test yayını yapılacaktır. Oluşturulan bir operasyon yönetim merkezi ile yapılan tüm bu işlemler Kuruluşumuz ve şirket tarafından izlenecek, gerekli raporlamalar ve süreç yönetimi kolaylıkla yapılabilecektir.
1.6 Anlık Bilgilendirme
Genel kurul toplantılarına ilişkin çağrıların toplantıdan belli bir süre önce yapılması ve genel kurula ilişkin belgelerin belli bir süre önce hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunluluğu, gerek ulusal gerek uluslararası düzenlemelerin gereğidir. Bununla birlikte, genel kurul çağrılarının gazetelerde ve/veya şirket internet sitesinde yayınlanması şeklindeki pasif bilgilendirme yöntemleri şirketlerin ortaklarına ulaşabilmesi için yeterli olamamaktadır. Bu nedenle, toplantı çağrılarının EGKS tarafından e-MKK Bilgi Portalı’na kayıtlı hak sahiplerine doğrudan elektronik yöntemlerle (e-posta/SMS) gönderilmesi ve genel kurul toplantısına ilişkin tüm belgelerin EGKS’de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurulması, erişime sunulan bu belgelerdeki herhangi bir değişiklikten hak sahiplerinin anlık olarak bilgilendirilmesi gibi yeni uygulamalar sistemin önemli bir bileşeni haline getirilmiştir.
Şirketler tarafından toplantı çağrılarının (gerek TTK’nın 428. maddesi uyarınca yapılacak kurumsal temsilci çağrısı gerek TTK’nın 414. maddesi uyarınca yapılacak genel kurul çağrısı) EGKS’den yapılabilmesi mümkün kılınmıştır. Bununla birlikte başta e-MKK Bilgi Portalı’na kayıtlı ortaklar olmak üzere duyurular tüm paydaşlara EGKS tarafından anlık olarak elektronik yöntemlerle gönderilecektir. Yine toplantı öncesi pay sahiplerinin incelemesine sunulması gerekli belgelerin şirket tarafından EGKS’ye eklenmesi ile yine tüm paydaşlar EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir. Dolayısıyla, EGKS’de pay sahipleri, temsilcileri veya aracı kuruluşlar tarafından yapılacak işlemlerin ilgili tarafları e-MKK Bilgi Portalına kaydolmaları halinde eş anlı olarak elektronik yöntemlerle bilgilendirilecektir.
Diğer taraftan, ilgili mevzuat uyarınca genel kurullara ilişkin yapılması gerekli olan yasal duyurular şirketler tarafından yapılmaya devam edecektir. Örneğin, EGKS ile KAP arasında entegrasyon sağlanana kadar şirketler kamuyu aydınlatma mevzuatı çerçevesinde genel kurullara ilişkin olarak yapmak zorunda oldukları duyuruları KAP’ta da yayınlamaya devam edeceklerdir.
1.7 Güvenli Elektronik İmza Kullanımı
TTK’nın 1527. maddesi uyarınca EGKS’de gerçekleştirilecek tüm işlemler genel kurul anında hukuki sonuç doğuracağından bu işlemlerin işlem yapanlarca güvenli elektronik imza ile imzalanması EGKS Yönetmeliği uyarınca zorunlu kılınmıştır. Bunun yanısıra, tüm taraflar işlem anında eş anlı olarak bilgilendirilecektir. Bu nedenle, EGKS’de işlem yapacak pay sahiplerinin öncelikle MKK’nın e-MKK Bilgi Portalı’na kaydolmaları ve güvenli elektronik imzaya sahip olmaları gerekmektedir. Bu zorunluluğun nedeni, söz konusu işlemin gerçek hak sahibi veya temsilcisi vasıtasıyla yapıldığını, oyun bu kişiler tarafından kullanıldığını garanti altına almak ve işlem güvenliğini sağlamaktır. Güvenli elektronik imza kullanımına ilişkin diğer bir gerekçe de TTK’nın 1526. maddesinde yer almaktadır. Bu maddenin üçüncü fıkrasına göre; Kanunun zorunlu tuttuğu bütün işlemler ve bu işlemlerin dayanağı olan bütün belgeler elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile yapılabilecektir.Dolayısıyla; TTK m.1527’nin öngördüğü elektronik ortamda genel kurul yapmak ve genel kurulla ilgili olarak oluşturulacak tüm belgelerin, tutanakların ve yapılacak işlemlerin güvenli elektronik imzalı olması gerekmektedir .
1.8 Raporlama, Arşivleme ve Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) Entegrasyonu
Genel kurul öncesi ve sonrası ilgili bilgi ve belgelere, genel kurul sonrasında toplantı tutanaklarına, oylama sonuçlarına, katılanlara ilişkin bilgilere ulaşılabilmesinde mevcut uygulamada yaşanan sorunların aşılabilmesini teminen EGKS, tüm paydaşların fayda sağlayacağı bilgilendirme ve raporlama özelliğiyle tasarlanmıştır.
EGKS üzerinden şirketin incelemeye sunduğu tüm belgeler, genel kurula katılanlar ve pay oranları, her bir gündem için kullanılan oylara ilişkin ayrıntılar ve bir bütün olarak toplantı sonucu tüm paydaşların her zaman erişebileceği şekilde alınabilmekte ve bunlar çeşitli kriterlerle raporlanabilmektedir. Diğer yandan genel kurula ilişkin tüm bu bilgilerin değişmezliği EGKS tarafından sağlanmaktadır. Bu sayede özellikle genel kurula temsilcileri vasıtasıyla katılan hak sahiplerinin kendileri adına ne yönde oy kullanıldığının takibindeki güçlükler sona erecek, hak sahiplerinin oy eğilimleri tespit edilebilecek, başta şirketler olmak üzere, analistler tarafından sağlıklı bir değerlendirme ve analiz yapılması olanaklı hale gelecektir. Paydaşlar tarafından ihtiyaç duyulan raporlar EGKS tarafından üretilerek ilgililerin bilgisine sunulacaktır.
Genel kurula ilişkin olarak EGKS’de yapılan tüm işlemler, EGKS’ye eklenen tüm belgeler 20 yıl süreyle EGKS’de değiştirilemez biçimde arşivlenecektir. Tüm paydaşlar ihtiyaç duyduklarında bu arşivde yer alan kendileri ile ilgili belge ve bilgilere erişebilecektir.
EGKS’de yapılan işlemlerden tescil ve ilana tabi olanlar elektronik ortamda, şirket bilgileri açısından tek noktadan bilgilendirme portali olan MERSİS’e gönderilecektir.
1.9 Yabancı Dil Seçeneği
Şirketlerin talep etmeleri halinde 01.01.2013 tarihinden itibaren EGKS’de yabancı uyruklu şirket ortaklarının yönetimsel haklarını kolayca kullanabilmelerini teminen Türkçe’nin yanı sıra İngilizce dil seçeneği imkanı verilecektir. EGKS’nin İngilizce dil seçeneği ile kullanılması durumunda tüm menü adımları ve sistemsel bilgiler/mesajlar İngilizce olarak görüntülenecektir. Bununla birlikte EGKS’ye şirket tarafından girilecek bilgilerin (örneğin gündem) ve/veya belgelerin (örneğin faaliyet raporu) İngilizce versiyonlarının görüntülenebilmesi ancak bu bilgilerin/belgelerin İngilizce olarak şirket tarafından sisteme girilmiş olması ile mümkün olabilecektir. Yine şirket tarafından genel kurul görüşmelerinin eş zamanlı İngilizce çevirisinin yaptırıldığı durumlarda isteyen pay sahipleri EGKS canlı genel kurul ekranında İngilizce dil seçeneğini seçerek genel kurulu İngilizce olarak takip edebilecektir.
2. MKK Elektronik Genel kurul Sisteminden Sağlanacak Faydalar
2.1 Tarafsızlık
Anonim şirketler belli bir amaca ulaşmak ve kar elde etmek maksadıyla pay sahiplerinin bir araya gelerek oluşturdukları yapılardır. Ancak çoğunluk ve azınlık pay sahiplerinin menfaatleri veya pay sahiplerinin karşılıklı menfaatleri aynı yönde olmayabilir. Farklı menfaatlere sahip kişi veya gruplar aynı şirket çatısı altında bir araya geldiği takdirde şirket menfaat çatışmalarına sahne olabilmektedir. Anonim şirketlerde hakimiyeti elinde bulunduran pay sahiplerinin şahsi menfaatlerine öncelik vermeleri halinde şirket yönetimi ile pay sahiplerinin çıkarlarının çatışması mümkün olduğundan pay sahibi kimi durumlarda genel kurula ilişkin hiç bir işleminin genel kurul öncesinde şirket tarafından bilinmemesini isteyebilir. Bu nedenle genel kurula katılıma ilişkin tüm işlemlerin SPKn’nun 10/A maddesi uyarınca kurulmuş, kuruluş faaliyet ve çalışma esasları Bakanlar Kurulu tarafından çıkarılmış yönetmelikle düzenlenmiş olan tarafsız konumdaki MKK tarafından sağlanacak elektronik genel kurul sisteminden yapılması, şirketin pay sahibinin iradesine genel kurul öncesinde müdahale etme veya manipüle etme olasılığını ortadan kaldıracaktır. Bu tarafsızlık sayesinde pay sahibine çoğunluğun gücü karşısında koruma sağlanabilecektir.
2.2 İşlem Kolaylığı
Mevcut durum itibariyle pay sahipleri MKK e-YÖNET Portalı olarak adlandırılan elektronik platform aracılığıyla gerek ortağı olduğu şirketlerle gerek ortağı olmamakla birlikte ilgilendiği şirketlerle iletişim kurabilmektedir. Pay sahipleri ortağı oldukları ya da ortağı olmasa bile ilgilendikleri şirketleri sisteme tanımlayarak bu şirketlerle sürekli iletişim ve bilgi paylaşımı yapma imkanına sahip olmaktadırlar. Bu şirketlerin duyuruları doğrultusunda pay sahipleri/ilgilenenler elektronik iletişim uygulamaları üzerinden bilgi sahibi olmaktadırlar. Pay sahipleri herhangi bir fiziksel sınırlama olmaksızın doğru, güvenilir bilgiye hızlı bir şekilde tek bir noktadan ulaşabilmektedirler. Yine pay sahipleri genel kurula katılmak istediklerinde bu isteklerini doğrudan MKK sistemine ileterek genel kurul toplantısına katılım için gerekli ön işlemi (payların blokajı) yapıp toplantıya katılabilmektedir. Benzer şekilde sahibi oldukları kıymetlere blokaj koymak suretiyle bu kıymetlere ilişkin işlem yapılmasına kısıt getirebilmektedirler. Bu bağlamda ortaklık haklarına ilişkin bir kısım işlemlerin hali hazırda yapılıyor olduğu MKK Elektronik Platformunda pay sahiplerinin merkezi olarak genel kurul toplantısına ilişkin işlemlerini (katılma beyanı-temsilci tayini vb.) yapabilmeleri mevcut alışkanlıklar ve güvenli işleyen sistem gözetildiğinde sistemin işlerliğine katkı yapacağı ve elektronik yöntemlerle yönetsel hakların kullanılmasında adaptasyonu kolaylaştıracağı düşünülmektedir.
2.3 Maliyet
TTK’nın 1527. maddesi uyarınca genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde sorunlu hale gelecektir. Bu nedenle payları borsaya kote her bir anonim ortaklığın genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılıma imkan verecek olan güvenli bir yapıyı kurmaları gerekecektir. Oysa, söz konusu sistemin MKK tarafından kurularak tek bir merkezden bu hizmetlerin verilmesinin getireceği ölçek ekonomilerinin yanında, şirketlerin doğrudan üye oldukları, ortakların bizzat kendilerinin işlem yapabildikleri MKK tarafından bu hizmetin verilmesi teknik ve operasyonel anlamda da etkinliği artıracaktır. Ayrıca sistem pay sahipliğine ilişkin en güncel bilgileri sağladığından, fazla masraf yaratacak olan diğer pay sahipliği tanımlama sistemlerini bertaraf edecek olup, bu açıdan da fazla maliyetin ortaya çıkmasını engelleyecektir. Pay sahipliğine ilişkin güncel bilgilerin böyle az bir maliyetle erişilebilir olması, şirketler ve pay sahipleri arasındaki bağı da artıracaktır .
2.4 Güvenlik
Genel kurul toplantılarına elektronik yöntemle katılıma imkan verilmesi, her şeyden önce “güvenlik problemi”nin bir çözüme kavuşturulmasını gerekli kılmaktadır. Elektronik ortamda işlem yapan kişilerin kimliklerinin tam olarak belirlenebildiği, pay sahibi olmayanların sisteme girmelerinin ve genel kurula katılmalarının güvenli şekilde engellendiği bir alt yapı oluşturulmalıdır. Gerekli alt yapı oluşturulmazsa, genel kurulda alınacak kararlar üzerinde şirketle hiç ilgisi olmayan kişiler etkili hale gelebilir. Genel kurula katılım her şeyden önce katılan kişilerin kimliklerinin tam olarak belirlenebildiği ve bilgi naklinin güvence altına alınabildiği bir teknik altyapıyı şart koşmaktadır. Dolayısıyla öncelikle pay sahibi olmayanların sisteme girmeleri ve genel kurula katılmaları güvenli bir şekilde engellenmesi gerekmektedir. Bu güvenli yapı sadece genel kurul toplantılarına gerçek pay sahiplerinin katılımının sağlanması yanında genel kurul toplantısından önce yapılacak tüm işlemlerin de (katılım beyanı, temsilci tayini, soruların iletimi vb.) bizzat pay sahibi tarafından yapılmasını sağlamalıdır.
Mevcut uygulamada yatırımcılar MKK tarafından kendilerine verilmiş sicil ve şifreleri ile MKK sistemine erişmekte ve herhangi bir kısıtlamaya tabi olmaksızın, hesaplarında oluşan hareketlere ilişkin istedikleri cep telefonu numarasına ve/veya e-posta adresine bilgi gönderilmesini talep edebilmektedirler. Yatırımcının bir defa başvuru yapmasının ardından hesaplarında hareket oluşması halinde bilgilendirme otomatik olarak yapılmaktadır. MKK üyeleri de MKK sistemine güvenli elektronik imza ile bağlanabilmekte ve tüm işlemler güvenli elektronik imza ile yapılmaktadır. Üyeler MKK sistemine girebilecek personeline ilişkin önceden MKK’ya bildirimde bulunmakta ve bu kişilerin sisteme erişimi güvenli elektronik imza ile ancak bu aşamadan sonra olabilmektedir. Bu bağlamda mevcut durumda MKK sistemine gerek pay sahipleri gerek pay sahiplerinin ortağı olduğu şirketler güvenli bir sistemle giriş yapabilmekte ve işlemlerini bu güvenli yapıda gerçekleştirebilmektedir. Dolayısıyla MKK hak sahibi olmayanların sisteme girmelerinin ve genel kurula katılmalarının güvenli şekilde engellendiği bir alt yapıya sahiptir.
2.5 Gizlilik
MKK, SPKn’nun 10/A maddesi uyarınca sermaye piyasası araçları ve bunlar üzerindeki hakların kayden izlenmesi amacıyla kurulmuş olup, kuruluş faaliyet ve çalışma esasları Bakanlar Kurulu tarafından çıkarılmış olan MKK yönetmeliği ile düzenlenmiştir. Anılan yönetmeliğin 7 nci maddesinde kayıtların mevzuatta öngörülen çerçevede gizliliğini sağlamak MKK’nın görevleri arasında sayılmıştır. Genel kurullar pay sahiplerinin yönetime katıldıkları karar organıdır. Bu nedenle özellikle yeni temsilcilik müesseseleri de düşünüldüğünde artık hangi temsilcinin ne kadar payı temsil ettiği (ne kadar temsil belgesi topladığı), genel kurula katılımın oranının ne olacağı gibi bilgiler büyük önem taşıyacaktır. Esas itibariyle artık genel kurula sunulan bir önerinin kabul edilip edilmeyeceği önceden belli olabilecektir. Bu nedenle genel kurula ilişkin olarak pay sahipleri tarafından yapılan bir kısım işlemin (örneğin temsilci tayininin) gizliliğinin sağlanması önem arz etmektedir. Genel kurul toplantılarına elektronik yöntemlerle katılıma ilişkin MKK tarafından kurulacak bir sistemde söz konusu gizliliğin mevcut durumda olduğu gibi sağlanacağı, pay sahiplerinin iradelerinin ancak genel kurul anında ortaya çıkacağı şüphesizdir.
3. Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik
Yukarıda değinildiği üzere TTK m.1527’nin uygulama esasları Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ile belirlenmiştir. Aşağıda Yönetmelik hükümlerine kısaca değinilmektedir.
Yönetmeliğin 4. maddesinin (ç) bendinde elektronik ortamda katılma, anonim şirket genel kurul toplantılarına Elektronik Genel Kurul Sistemi’nden katılma, görüş açıklama, öneride bulunma ve oy kullanma olarak tanımlanmıştır. Yönetmeliğin 5.maddesinde genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmüne yer verilmektedir. Elektronik ortamdan katılım imkanı sağlanmasının zorunlu olduğu borsaya kote anonim şirketler, bu hükmü maddede yer aldığı şekliyle herhangi bir değişiklik yapmadan esas sözleşmelerine almak zorundadırlar . Bu şirketler ilgili esas sözleşme değişikliğini Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden sonraki ilk genel kurullarında yapmak zorundadırlar. Ancak esas sözleşme değişikliği ilk genel kurulda yapılacak olsa dahi Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren şirketler pay sahiplerine elektronik ortamdan katılma imkanın sunma yükümlülüğü altında olacaklardır. Borsaya kote olmayan anonim şirketler ise, kendi seçimlerine bağlı olarak genel kurullara elektronik ortamdan katılım imkanı tanıyacak iseler söz konusu esas sözleşme değişikliğini yaparak maddede yer verilen hükmü değiştirmeksizin kabul edeceklerdir.
Yönetmeliğin “Genel Kurul Öncesi İşlemler” başlıklı İkinci Bölümünde yer alan 6.maddesi genel kurul bilgi ve belgelerine erişimin ne şekilde olacağını düzenlemektedir. Maddede genel kurula elektronik yöntemle katılmaya imkan sağlayacak şirketlerin, çağrı, gündeme ilişkin belgeler ve genel kurul öncesinde incelemeye sunulması zorunlu olan belgelerin elektronik imza ile imzalanmış şekilde ve kanunda öngörülen süreler içinde EGKS’ye ve şirket internet sitesine yükleneceği düzenlenmektedir. Yönetmeliğin 7.maddesi “Elektronik ortamda genel kurula katılma bildirimi” başlığını taşımaktadır. Maddenin ilk fıkrası uyarınca genel kurula elektronik ortamda katılmak isteyen hak sahiplerinin EGKS’ye girerek katılacaklarını bildirmeleri gerekmektedir. Hak sahipleri elektronik genel kurula şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılabilmektedirler. Hak sahibi genel kurula temsilcisi aracılığıyla katılacaksa temsilcinin kimlik bilgileri EGKS’de kayıtlı olmalıdır. Payları MKK tarafından izlenen halka açık şirketler açısından hak sahiplerinin kimlik ve iletişim bilgileri ile sahip oldukları pay miktarları zaten MKK’da kayıtlı bulunmaktadır. Bu hak sahipleri EGKS’ye girerek temsilci atamak istediklerinde temsilcinin kimlik numarasını sisteme girerler. Eğer temsilci olarak atanmak istenen kişi EGKS’ye daha önceden üye olmuşsa hak sahibi tarafından temsilci olarak atanabilecektir. EGKS’de temsilci olarak atanan kişi e-posta ve cep telefonuna gönderilen SMS yoluyla bu işlemden anında haberdar edilecektir. Temsilcinin EGKS’ye girerek genel kurul bilgi ve belgelerine ulaşması, kendisine temsil yetkisi veren kişileri görmesi ve istediği takdirde temsilcilikten istifa etmesi mümkündür. Yönetmeliğin 7. maddesinin ikinci fıkrasında da belirtildiği üzere EGKS üzerinden yetkilendirilen temsilciler genel kurula fiziken de katılabilmektedirler. EGKS üzerinden atanan temsilcinin ismi Yeni TTK m.417 uyarınca MKK’dan alınan pay sahipleri çizelgesinde görüneceğinden ayrıca vekaletname verilmesine gerek olmayacaktır. Nitekim aşağıda değineceğimiz üzere EGKS’de işlemler güvenli elektronik imza ile yerine getirilmekte ve sistemde bu şekilde kimlik tespiti yapılmaktadır.
Yönetmeliğin 7. maddesinin ikinci fıkrasında hak sahibinin temsilcisine genel yetki verebileceği gibi her bir gündem maddesi için ayrı ayrı talimat vermek şeklinde özel yetkilendirme de yapabileceği belirtilmektedir. Hak sahibinin temsilcisine özel yetki vermesi için EGKS’de gündem maddelerinin karşısında yer alan kabul veya red seçeneklerini işaretlemesi yeterli olacaktır. Temsilci genel kurul anında EGKS’ye girdiğinde hak sahibinin önceden sisteme girdiği talimatlara uygun olarak oylar kullanılmış olacaktır. Bu şekilde temsilcilerin hak sahibinin iradesine aykırı yönde oy kullanması ihtimalinin önüne geçilebilecektir.
Yönetmeliğin 7. maddesinin beşinci fıkrası uyarınca hak sahipleri, EGKS’den elektronik ortamda katılacaklarına dair bildirimde bulundukları takdirde genel kurula fiziken katılmaları mümkün değildir. Böyle bir durumda hak sahibi ancak EGKS üzerinden yapmış olduğu elektronik ortamda katılım beyanını iptal ederek genel kurula fiziken katılabilecektir.
Yönetmeliğin 7. Maddesinin dördüncü fıkrasında payların tevdi edildiği kuruluşların katılma bildiriminde bulunabileceği düzenlenmektedir. Bu düzenleme özellikle yabancı kurumsal yatırımcılar açısından önem taşımakta olup verilen talimat uyarınca yerel saklamacılar tarafından EGKS üzerinden yatırımcı adına katılım işlemleri gerçekleştirilebilecektir.
Yönetmeliğin üçüncü bölümü “Genel Kurul Anındaki İşlemler” başlığını taşımaktadır. Bu bölümde, yukarıda açıklandığı şekilde genel kurul öncesi işlemleri EGKS’de tamamlandıktan sonra toplantının açılması ve toplantı süresince yapılan işlemler açıklanmaktadır. “Toplantıya katılım” başlıklı 8. maddede hak sahipleri veya temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılmak için EGKS’ye güvenli elektronik imzaları ile giriş yapmaları gerektiği düzenlenmektedir. İkinci fıkra uyarınca toplantıya elektronik ortamda katılanlara ilişkin liste toplantıya başlamadan önce EGKS’den alınacaktır. Bu listeye fiziksel ortamda genel kurul toplantısına gelen hak sahipleri veya temsilcileri de eklenecek ve böylece TTK m.415 ve 417 uyarınca genel kurula katılan tüm kişilerin yer aldığı hazır bulunanlar listesi düzenlenmiş olacaktır.
Yönetmeliğin 9. maddesi uyarınca genel kurul toplantısının açılabilmesi için mevzuatta öngörülen şartların yerine getirildiğinin Bakanlık Temsilcisi tarafından tespit edilmesi gerekmektedir. Yönetmeliğin 10. maddesi hak sahibinin EGKS üzerinden görüş iletebileceğini düzenlemektedir. Görüş iletilirken pay sahibinin genel kurulu işlemez hale getirecek şekilde çok sayıda ve çok uzun görüşler iletmesi mümkün olabilecektir. Bunun önüne geçilebilmesi amacıyla soru ve görüş bildirmede belli sınırların konulması uygun olacaktır. Nitekim Tebliğ m.6 uyarınca her bir gündem maddesi için en fazla iki görüş iletilebilmekte ve her bir görüş en fazla 600 karakter olabilmektedir.
Yönetmelik m.11 hükmünde EGKS’de oy vermenin esasları düzenlenmiştir. Toplantı başkanı her bir gündem maddesi için oylamaya geçildiğinde fiziki toplantıyla eş zamanlı olarak EGKS’de oylamayı başlatacaktır. Katılımcılar, genel kurulu izlemekte oldukları EGKS ekranında çıkan kabul veya red seçeneklerini işaretlemek suretiyle oylarının EGKS’ye iletilmesini sağlayacaklardır. Bu şekilde verilen oy daha sonra değiştirilememektedir. Oylama süresi bittiğinde EGKS üzerinden kullanılan oyların sonucu toplantı başkanının ekranına düşmektedir. Toplantı başkanı bu sonucu fiziki ortamda elde edilen sonuç ve varsa muhalefet beyanlarıyla beraber tutanağa yazdırır.
Yönetmeliğin 12. maddesi toplantı tutanağını düzenlemektedir. Toplantı bitiminde tutanak EGKS’ye eklenecektir. Tutanağın tabi olacağı şartlar Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği’nde belirlenecektir. Toplantı tutanağı, yeni TTK’nın 417. maddesi uyarınca düzenlenecek olan hazır bulunanlar listesi ile birlikte elektronik belgeleri taşımaya ve saklamaya uygun bir araç vasıtasıyla Bakanlık Temsilcisine teslim edilir.
Yönetmeliğin dördüncü bölümü “Diğer Hükümler” başlığını taşımaktadır. 13. maddede şirketlerin yerine getirmeleri gereken yükümlülükler açıklanmaktadır. Buna göre maddenin (a) bendi uyarınca şirketler öncelikle genel kurullarını gerçekleştirecekleri EGKS platformunun Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu tespit ettirip tescil ve ilan ettireceklerdir. Şirket söz konusu sistemi kendisi kurmak yerine dışarıdan hizmet aldığı durumlarda, hizmetin alındığı şirketler de söz konusu tescil ve ilan yükümlülüğüne tabidirler. Maddenin (b) bendi uyarınca organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcilerin bilgileri şirket tarafından EGKS’de ilan edilmek zorundadır. Maddenin (c) bendi uyarınca şirketler genel kurul kayıtları ile genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır. Bu yükümlülük payları SPKn’un 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen şirketler için MKK tarafından yerine getirilecektir. Maddenin (ç) bendi uyarınca MKK tarafından sağlanan EGKS sistemini kullanan şirketlerin genel kurula ait görüntü ve ses naklini EGKS’ye aktarmak zorundadırlar.
4. Hak Sahiplerinin EGKS İşlemleri
4.1. İşlem Şartları
4.1.1 e-MKK Bilgi Portalına Kayıt
EGKS, genel kurul toplantısını yapacak şirketin, bu şirketin ortaklarının veya toplantıya katılma hakkı olan kişilerin ve bu hak sahiplerinin temsilcilerinin işlem yapacağı bir bilişim sistemidir. EGKS’deki tüm işlemler hukuki sonuç doğuracağından sisteme girişler güvenli elektronik imza ile yapılacaktır. Bunun yanında tüm taraflar işlem anında elektronik yöntemlerle EGKS tarafından bilgilendirilecektir. Bu nedenle kural olarak EGKS’de herhangi bir işleme taraf olabilmek için bu kişinin/kişilerin elektronik iletişim bilgilerinin (e-posta/SMS) EGKS’ye bildirilmiş olması/kayıtlı olması zorunludur. Bu güvenlik unsuru EGKS’nin temel işlem şartıdır.
4.1.2 Güvenli Elektronik İmza
EGKS Yönetmeliği'nin 8. maddesi uyarınca, EGKS’ye girişler güvenli elektronik imza ile gerçekleşeceğinden EGKS’de şahsen işlem yapacak kişinin güvenli elektronik imzaya da sahip olması gerekecektir.
4.1.3 Eğitim
Yatırımcıların EGKS ekranlarını kullanma konusunda eğitim ihtiyacı, MKK ve Sermaye Piyasası Lisanslama, Sicil ve Eğitim Kuruluşu A.Ş. işbirliğiyle geliştirilmiş olan ortak eğitim platformu üzerinden “e-öğrenme” (elektronik ortamda uzaktan erişim) yöntemiyle sağlanmaktadır.
4.2 Genel Kurul Öncesi İşlemler
4.2.1 Çağrıların alınması ve genel kurul belgelerine erişim
Yönetmeliğin 6. maddesi uyarınca, genel kurul toplantısı yapacak şirketler genel kurula ilişkin zorunlu çağrıları ki bunlar TTK’nın 428. maddesi uyarınca yapılacak kurumsal temsilci çağrısı ve TTK’nın 414. maddesi uyarınca yapılacak olan genel kurul çağrısıdır, EGKS’de de yapmak zorundadırlar. Yine genel kurul öncesi pay sahiplerinin incelemesine sunulması gerekli belgeler EGKS’de de incelemeye hazır bulundurulacaktır. Gerek çağrıların, gerek belgelerin EGKS’ye eklenmesi ile birlikte aracı kuruluşlar ve e-MKK Bilgi Portalına kaydolmuş pay sahipleri EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir. Bu çerçevede genel kurul toplantılarına ilişkin tüm bilgi ve belgelere tek bir merkezden erişim söz konusu olacaktır.
4.2.2 Katılım yönteminin kaydı
Tebliğin 4. maddesi uyarınca genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak isteyen veya elektronik ortamda temsilci tayin etmek isteyen kişinin bu katılım yöntemini EGKS’ye genel kurul gününden bir gün öncesine kadar kaydetmesi gerekmektedir. Diğer yandan EGKS’de temsilci tayin edilmiş kişi eğer toplantıya elektronik ortamda katılmak istiyorsa bu katılım yöntemini yine aynı süre içinde EGKS’ye kaydedecektir.
4.2.3 Pay sahibi olarak yapılacak kayıt
Pay sahibi olunan bir şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak ancak bu katılım yönteminin süresinde EGKS’ye kaydedilmiş olması ile mümkündür. Bu çerçevede eğer ortağı olunan bir şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım tercih edilmişse bu tercihin pay sahibi tarafından süresi içinde EGKS’ye girilmesi gerekecektir. Diğer yandan Yönetmeliğin 7. maddesi uyarınca, genel kurul toplantısına vekil katılacaksa eski uygulamada olduğu gibi noterden vekil tayin etmek yerine söz konusu vekilin EGKS’de de tayini mümkün olup, vekilinin yetkisinin de (genel/özel yetki) belirlenmesi de mümkündür.
4.2.4 Temsilci olarak yapılacak kayıt
Pay sahibi tarafından EGKS’de temsilci tayin edilen kişinin toplantıya elektronik ortamda katılmak istemesi durumunda bu katılım yöntemi yukarıda belirtilen sürede EGKS’ye temsilci tarafından kaydedilecektir. (Eğer temsilci, genel kurula fiziken katılacaksa her hangi bir kayıt yapmasına gerek olmayıp EGKS’de tayin edilen temsilcinin kimlik bilgileri genel kurula katılabilecekleri gösterir pay sahipleri listesinde temsilci sıfatıyla yer alacağından bu kişilerin toplantıya fiziken girebilmeleri için sadece kimliklerini ibraz etmeleri yeterli olacaktır.)
4.2.5 Genel Kurul Günündeki İşlemler
Tebliğin 5. maddesi uyarınca, genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden 1 saat önce başlar, genel kurulun başlama saatinden 5 dakika önce sona erer.
EGKS’ye güvenli elektronik imza ile yukarıda belirtilen sürede girilmesi ile birlikte gerek pay sahibi olarak asaleten, gerek temsilci sıfatıyla elektronik ortamda katılacağına ilişkin kayıt yapılan genel kurullar listelenecektir. Aynı anda birden fazla genel kurul varsa her bir genel kurulu seçerek aynı anda birden fazla toplantıya katılım mümkün olabilecektir. Genel kurula bu şekilde katılım ile birlikte açılacak ekranda toplantı salonundan yapılan canlı yayın izleneceği gibi, görüşülen gündem maddesine ilişkin görüşler iletebilecek, oylamaya başlanılması ile birlikte oy kullanılacaktır. Kısaca tek bir ekrandan canlı yayın izlenebileceği gibi haklar da aynı ekrandan kullanılacaktır. Tebliğin 6. maddesine göre, görüşülmekte olan gündeme ilişkin en fazla 2 adet görüş iletilebilir ve her bir görüş en fazla 600 karakter olabilir. Ayrıca Tebliğin 7. maddesi uyarınca oyların gönderilmesi 5 dakika ile sınırlıdır.
4.3 Genel Kurul Sonrası İşlemler
Genel kurul toplantısının sona ermesi ile birlikte genel kurula ilişkin bilgi ve belgelere erişim bilgisi EGKS tarafından pay sahiplerine iletilecektir.
5. Şirketlerin EGKS İşlemleri
EGKS genel kurul sürecinde şirketlerin yapması gereken tüm işlemlerin elektronik ortamda yapılabilmesine imkan tanınmaktadır. Bu bağlamda genel kurul sürecinde yapılan ilk işlem olan TTK’nın 428. maddesi uyarınca yapılacak olan kurumsal temsilci çağrısından başlamak üzere genel kurul tamamlandıktan sonra belgelerin tescil için Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın MERSİS sistemine iletilmesi (EGKS MERSİS entegrasyonu ile) dahil olmak üzere tüm işlemler EGKS’de yapılabilecektir. Genel kurul sürecinde yapılacak işlemler zaman sırasına uygun olarak aşağıda yer almaktadır:
5.1. Genel Kurul Öncesi İşlemler
5.1.1 Kurumsal temsilci çağrısının EGKS’de yapılması
TTK’nın 428. maddesi uyarınca genel kurul toplantısı yapacak şirketin yönetim kurulu, genel kurul toplantısına çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanacağı ve şirket internet sitesinde yer alacağı tarihten en az kırkbeş gün önce yapacağı bir ilanla pay sahiplerini, önerdikleri kurumsal temsilcilerin kimliklerini ve bunlara ait iletişim bilgilerini en çok yedi gün içinde şirkete bildirmeye çağırmak zorundadır. Bu çerçevede genel kurul yapacak şirket tarafından EGKS’de yapılacak ilk işlem kurumsal temsilci çağrısının yapılması olacaktır. Bu çağrının yapılmasıyla birlikte e-MKK Bilgi Portalına kaydolmuş pay sahipleri EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir.
5.1.2 Kitlesel temsilcilerin kimlik bilgilerinin EGKS’ye girilmesi
TTK’nın 428. maddesinde genel kurul çağrı içeriğine ilişkin olarak çağrı yapacak şirkete yeni bir yükümlülük getirilmiştir. Anılan düzenleme uyarınca genel kurul çağrısında, varsa kurumsal temsilcilerin, organın temsilcisinin ve bağımsız temsilcinin (kitlesel temsilciler) kimlik ve iletişim bilgileri de yer alacaktır. Bu çerçevede genel kurul yapacak şirket tarafından EGKS’de yapılacak ikinci işlem, varsa kitlesel temsilcilerin kimlik bilgilerinin EGKS’ye girilmesi olacaktır. Bu giriş işleminin yapılması ile birlikte ilgili temsilci EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir. (EGKS’de işlemler güvenli elektronik imza ve anlık bilgilendirme temelinde gerçekleştiğinden kitlesel temsilci olmak isteyenlerin öncelikle iletişim bilgilerini e-MKK Bilgi Portalına kaydetmeleri gerekmektedir.) Diğer yandan kitlesel temsilci yoksa (kurumsal temsilci olmak için kimsenin başvurmaması ve şirketin de pay sahiplerine temsilci önermemesi durumu) böyle bir giriş yapılamayacağı tabidir.
5.1.3 Genel kurul çağrısının yapılması
TTK’nın 414. maddesi uyarınca genel kurul tarihinden en az iki hafta önce; SPK’nın Kurumsal Yönetim İlkeleri uyarınca ise genel kurul tarihinden en az üç hafta önce genel kurul çağrısı yapılması gerekmektedir. Bu bağlamda EGKS’de yapılacak üçüncü işlem genel kurul çağrısının en geç ilgili düzenlemelerdeki sürede EGKS’de de yapılması olacaktır. Bu çağrının EGKS’de yapılması ile birlikte e-MKK Bilgi Portalına kaydolmuş hak sahipleri EGKS tarafından bilgilendirilecektir. (Toplantıya elektronik ortamda katılmak isteyen hak sahipleri çağrı tarihinden itibaren bu tercihlerini güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye kaydetmeye başlayabileceklerdir. Bu kişilerin genel kurul günü toplantıya elektronik ortamda katılabilmeleri için ise pay sahipleri listesinde yer almaları gerekeceği tabi olup bu kontrol sistem tarafından otomatik olarak yapılacaktır.)
5.2. Genel Kurul Günündeki İşlemler
5.2.1 Pay sahipleri listesine erişim
TTK’nın 415 ve 417. maddelerinde payları Sermaye Piyasası Kanunu’nun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen şirketlerin genel kuruluna kimlerin katılabileceğine ilişkin listenin Merkezi Kayıt Kuruluşu’ndan sağlanacak “pay sahipleri çizelgesi”ne göre belirleneceği hükme bağlanmıştır. Bu liste kimliklerinin ve hesaplarındaki payların şirkete bildirilmesini kısıtlamamış tüm ortaklarını ve bu ortakların EGKS’de tayin ettikleri temsilcileri gösterir liste olup şirket tarafından genel kurul günü bu listeye EGKS’den erişilebilecektir. Genel kurul günü EGKS’de yapılacak ilk işlem toplantıya fiziken gelenlerin toplantıya katılma hakları olup olmadığının tespiti için söz konusu listeye erişmek olacaktır. Bu liste hazirun listesinin hazırlanabilmesi için gerekli tüm bilgileri içerecektir.
5.2.2 Hazirun listesinin hazırlanması/alınması
Toplantıya fiziken gelen kişileri gösterir hazirun listesinin tercihe bağlı olarak EGKS’de de hazırlanabilmesi mümkündür. Pay sahibinin T.C. kimlik/vergi nosunun EGKS’ye girilmesi ile toplantıya gelen kişinin hak sahibi olup olmadığı sistem tarafından otomatik olarak kontrol edilecek ve hazirun listesi kolayca hazırlanabilecektir. Toplantıya elektronik ortamda katılanlara ilişkin liste ise hazirun formatına uygun olarak EGKS’den temin edilecektir.
5.2.3 Toplantının elektronik ortamda da yönetimi
Kanunumuzun kabul ettiği sistem uyarınca genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. Bu bağlamda fiziki toplantının yürütülmesine ilişkin aşamalar (örneğin gündeme ilişkin görüşmelere başlanması, görüşmelerin sonlandırılıp oylamaya geçilmesi, vb.) eş zamanlı olarak EGKS’de de yapılacaktır. Toplantı başkanı bu işlemleri EGKS de yapması için Yönetmelik uyarınca uzman (EGKS eğitimini almış) kişileri görevlendirebilecektir.
5.3 Genel Kurul Sonrası İşlemler
EGKS’nin temel fonksiyonları bölümünde yer verildiği üzere şirketler yapmış oldukları genel kurul toplantısına ilişkin olarak ihtiyaç duydukları raporları EGKS’den alabilecektir.
6. Aracı Kuruluşların EGKS İşlemleri
6.1. Genel Kurul Öncesi İşlemler
6.1.1 Genel kurul çağrılarının ve ilgili belgelerin EGKS’den alınabilmesi
Genel kurul toplantısı yapacak şirketler elektronik genel kurul düzenlemeleri uyarınca genel kurula ilişkin tüm çağrıları (TTK’nın 428. maddesi uyarınca yapılacak kurumsal temsilci çağrısı ve TTK’nın 414. maddesi uyarınca yapılacak olan genel kurul çağrısı) EGKS’de de yapacaklardır. Yine genel kurul öncesi pay sahiplerinin incelemesine sunulması gerekli begeler EGKS’de de incelemeye hazır bulundurulacaktır. Gerek çağrıların, gerek belgelerin EGKS’ye eklenmesi ile birlikte aracı kuruluşlar ve e-MKK Bilgi Portalına kaydolmuş pay sahipleri EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir. Bu çerçevede genel kurul toplantılarına ilişkin tüm bilgi ve belgelere tek bir merkezden erişim söz konusu olacaktır.
6.1.2 Kayıt işlemleri
Genel kurul toplantılarına EGKS üzerinden elektronik ortamda bizzat kendisi katılmak isteyen veya elektronik ortamda temsilci tayin etmek isteyen kişilerin bu katılım tercihlerini EGKS’ye genel kurulun yapılacağı günden bir gün öncesine kadar kaydetmesi gerekmektedir. Aracı kuruluşlar kendi portföylerindeki paylara ilişkin olarak kendi adlarına tercih kayıt işlemini EGKS üzerinden yapabilirler. Diğer yandan EGKS Yönetmeliği uyarınca müşterilerinin paylarına ilişkin genel kurullara müşterilerinin EGKS’den katılım yapacakları veya aracı kurumların müşterileri adına tevdi temsilcisi olarak vekaleten EGKS den katılacakları yönünde tercih kaydını yapabileceklerdir.
6.1.3 Pay sahibi olarak yapılabilecek işlemler
Pay sahibi olunan bir şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak ancak bu katılım yönteminin süresinde EGKS’ye kaydedilmiş olması ile mümkündür. Bu çerçevede eğer ortağı olunan bir şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım tercih edilmişse bu tercihin aracı kuruluş tarafından süresi içinde EGKS’ye girilmesi gerekecektir. Diğer yandan genel kurul toplantısına vekil katılacaksa eski uygulamada olduğu gibi noterden vekil tayin etmek yerine söz konusu vekilin EGKS’den de tayini mümkündür. EGKS’de tayin edilen vekillerin kimlik bilgileri yukarıda belirtilen pay sahipleri listesinde vekil sıfatıyla yer alacağından bu kişiler toplantıya fiziki katılma yöntemini tercih ettiklerinde sadece kimliklerini ibraz etmeleri yeterli olacaktır.
6.1.4 Tevdi eden temsilcisi işlemleri
Pay sahibinden genel kurula katılma ve oy hakkının aracı kuruluş tarafından kullanılmasına ilişkin özel veya genel bir yetki alınmışsa TTK’nın 429. maddesi uyarınca aracı kuruluşlar tevdi eden temsilcisi sıfatıyla genel kurula katılabilecektir. Genel kurula katılma ve oy hakkının anılan madde uyarınca aracı kuruluş tarafından elektronik ortamda kullanılacağı durumda bu katılım yönteminin ve müşteriden alınan oy talimatları aracı kuruluş tarafından EGKS’ye süresinde kaydedilecektir. (Söz konusu kayıt işleminin yapılabilmesi için öncelikle müşterinin e-MKK Bilgi Portalına kaydolması gerekmektedir). Kayıt ile birlikte pay sahibi (müşteri) EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir.
6.1.5 Kayıtların değiştirilebilmesi
EGKS’ye yapılan tüm bu kayıtlar süresi içinde aracı kuruluşça değiştirilebilecektir. Her değişiklikte ilgililer EGKS tarafından bilgilendirilecektir.
6.2. Genel Kurul Günündeki İşlemler
Aracı kuruluşun EGKS yetkilisinin güvenli elektronik imza ile EGKS’nin ilgili bölümüne girmesi ile birlikte aracı kuruluşun gerek pay sahibi gerek temsilci sıfatıyla elektronik ortamda katılabileceği genel kurullar listelenecektir. Aynı yetkilinin birden fazla genel kurula katılması mümkün olduğu gibi, her bir genel kurula başka bir yetkilinin katılması da mümkündür. Genel kuruldaki haklar (görüş iletme, oy kullanma) bu yetkililer tarafından kullanılacaktır. Kanunumuzun kabul ettiği sistem uyarınca genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır.
6.3. Genel Kurul Sonrası İşlemler
EGKS’nin temel fonksiyonları bölümünde yer verildiği üzere şirketler yapmış oldukları genel kurul toplantısına ilişkin olarak ihtiyaç duydukları tüm raporları EGKS’den alabilecektir.
V. SONUÇ
Pay sahiplerinin yönetimsel haklarını kullanmaktaki isteksizlikleri TTK’nın çözmeye çalıştığı sorunlardan biridir. TTK anonim şirket genel kurul toplantılarına ilişkin olarak mevcut TTK’dan birçok yönden farklı hükümler getirmiştir. Bu hükümlerden ilki blokaj zorunluluğunun kaldırılmış olmasıdır. İkinci önemli yenilik ise kitlesel temsilcilerin ve proxy uygulamasının tevdi temsilciliği müessesesiyle hukuk sistemimize kazandırılması olmuştur. Bu çerçevede, TTK m.428 ve 429 hükümleriyle “organın temsilcisi”, “bağımsız temsilci” ve “kurumsal temsilci” ile “tevdi eden temsilcisi” anonim ortaklık hukukumuza yeni giren temsilcilik türleri olmuşlardır.
Genel kurul toplantılarına ilişkin getirilen bir diğer önemli yenilik elektronik ortamda katılıma imkan tanınmış olmasıdır. TTK’nın 1527. maddesi uyarınca anonim ortaklıklarda genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. Kanunumuzun kabul ettiği sistem, borsaya kote şirketlerin tümü açısından zorunluluk getirmesi açısından da dünyada bir ilk teşkil etmektedir. Ayrıca kanunda elektronik yöntemle görüş açıklama, soru sorma ve oy kullanmanın genel kurul toplantısıyla “eş zamanlı” yapılması zorunludur. Bu açıdan da TTK dünyadaki diğer ülke uygulamalarından farklı bir sistemi benimsemiştir.
TTK’nın 1527. maddesinin uygulama esaslarını belirlemek amacıyla Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılan Yönetmelik 28.08.2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de; elektronik genel kurul sisteminin kuruluşunu, işleyişini, teknik hususlar ile güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esaslarını düzenleyen Tebliğ ise 29.08.2012 tarih ve 28396 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olup, söz konusu düzenlemeler 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Ayrıca Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği ve Tevdi Eden Temsilcisi Yönetmeliği çalışmamızın hazırlandığı tarihte henüz yayınlanmamıştır.
TTK m.1527 genel kurullarda ortakların belirli bir mekanda bir araya gelerek fiziken toplanması yöntemini ortadan kaldırmamış, fiziken yapılacak bu toplantıya elektronik yöntemle katılıma da olanak sağlayan yasal alt zemin hazırlamıştır. EGKS Yönetmeliği ve EGKS Tebliği’nin tanımlar bölümünde de açıklandığı üzere, EGKS borsaya kote şirketler açısından genel kurul toplantılarına ilişkin ön hazırlık ve yasal merasimlerin elektronik yöntemle yerine getirilebildiği, toplantı anına ilişkin her türlü işlemin MKK’nın sağladığı elektronik platform ve yazılım üzerinden gerçekleştirilebildiği bir bilişim sistemidir. Borsaya kote şirketler, MKK tarafından sağlanan Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) platformunu kullanarak toplantı daveti, faaliyet raporunun ortaklara iletimi gibi hazırlık işlemleri ile toplantının açılması, gündemin oylanması, vb. toplantı anı ve sonrasındaki her türlü işlemi elektronik yöntemle de gerçekleştirebileceklerdir.
KAYNAKÇA
1. Ergincan Yakup, Ümit Yayla, Yeni Ticaret Kanunu Uyarınca Genel Kurul Toplantılarına elektronik Yöntemle Katılım ve Pay Sahiplerinin Temsili, Sermaye Piyasası, Ekim-Aralık 2011, Sayı:8, s.15.
2. Institutional Design, Cross border proxy voting case studies from the 2002 proxy voting season, A report commissioned by the International Corporate Governance Network, https://www.icgn.org/files/icgn_main/pdfs/research/report_cross_bord_proxy_voting_may2003.pdf
3. Jones Dominic, More U.S. Companies Choosing Virtual Annual Meetings, IR Web Report, 31 Mart 2010, http://irwebreport.com/20100331/virtual-annual-shareholder-meetings/
4. Kendigelen, Abuzer. Türk Ticaret Kanunu, Değişiklikler, Yenilikler ve İlk Tespitler. 1. Basım. İstanbul: XII Levha Yayıncılık, 2011.
5. Keser Berber, Leyla; Türk Ticaret Kanununda Yer Alan Bilişimle İlgili Hükümler Işığında Dijital Şirket, İstanbul 2011, s. 23-24.
6. Moroğlu, Erdoğan. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı Değerlendirme ve Öneriler. 1. Basım. İstanbul: İstanbul Barosu, 2005.
7. Parlar, Aynur. Gerekçeli Karşılaştırma Tablolu Türk Ticaret Kanunu. 1. Basım. Ankara: Bilgi Yayınevi. 2011.
8. Paone Giulia, B. Espen Eckbo, Reforming Share-Voting Systems: Tha Case Of Italy, Tuck School of Business Working Paper No. 2011-93, Tuck School of Business at Dartmouth, 25 Nisan 2011, http://ssrn.com/abstract=1822287 14 Kasım 2012
9. Schneider Lisa, John Wilcox, Everything you ever wanted to know about international proxy voting but were afraid to ask, Council of Institutional Investors, 2011, http://www.sodali.com/2012/01/11/everything-you-ever-wanted-to-know-about-international-proxy-voting-but-were-afraid-to-ask/
10. Yanlı, Veliye ve Yusuf Akın. Yeni Ticaret Kanunu Dünya Değişiyor Ya Siz?, 1. Basım. İstanbul: KPMG, Akis Bağımsız Denetim ve SMMM A.Ş., 2011.
11. Yayla Ümit, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu Uyarınca Borsaya Kote Ortaklıkların Genel Kurul Toplantıları, Kadir Has Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Özel Hukuk Ana Bilim Dalı Sermaye Şirketleri Yüksek Lisans Programı Yüksek Lisans Tezi, Aralık 2011, s.14.
Bu makaleden kısa alıntı yapmak için alıntı yapılan yazıya aşağıdaki ibare eklenmelidir :
"Elektronik Genel Kurullar Türkiye Uygulaması" başlıklı makalenin tüm hakları yazarı Ümit Yayla'e aittir ve makale, yazarı tarafından Türk Hukuk Sitesi (http://www.turkhukuksitesi.com) kütüphanesinde yayınlanmıştır.
Bu ibare eklenmek şartıyla, makaleden Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa uygun kısa alıntılar yapılabilir, ancak yazarının izni olmaksızın makalenin tamamı başka bir mecraya kopyalanamaz veya başka yerde yayınlanamaz.
Şu ana dek 1 okuyucu bu makaleyi değerlendirdi :
1 okuyucu (100%) makaleyi yararlı bulurken,
0 okuyucu (0%) yararlı bulmadı.
Okuyucu
4123
Bu Makaleyi Şu An Okuyanlar (1) :
* Son okunma 13 saat 57 dakika 4 saniye
önce.
* Ortalama Günde 1,03 okuyucu.
* Karakter Sayısı : 75203, Kelime Sayısı : 9050,
Boyut : 73,44 Kb.
*
2 kez yazdırıldı.
*
1 kez indirildi.
*
Henüz yazarla iletişime geçen okuyucu yok.
* Makale No : 1613
Elektronik Genel Kurullar Türkiye Uygulaması
