|
YENİ TİCARET KANUNU ÇERÇEVESİNDE
BORSAYA KOTE ANONİM ORTAKLIKLARIN GENEL KURULLARI
Av. Ümit YAYLA
İÇİNDEKİLER
I. Yeni Türk Ticaret Kanununda Genel Kurula İlişkin Getirilen Yenilikler 5
A. Oy Hakkına İlişkin Olarak 5
1. Oy hakkının doğumu 5
2. Oy hakkının hesaplanması 6
B. Genel Kurul Öncesi Payların Bloke Edilme Zorunluluğunun Kaldırılması 6
1. Avrupa Birliği’nde Pay Blokajına İlişkin Düzenlemeler 8
C. İç yönerge 9
D. Temsilcilere İlişkin Düzenlemeler 10
1. Organın Temsilcisi ve Bağımsız Temsilci 10
2. Kurumsal Temsilci 11
3. Bildirge Yayınlama Zorunluluğu 12
4. Tevdi Eden Temsilcisi 13
E. Elektronik Ortamdan Katılım 14
II. ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ 14
A. Elektronik Genel Kurul Sisteminin Temel Özellikleri 15
1. MKK’dan Alınacak Listenin Hak Sahipliğinin Tespitinde Kullanılması 15
2. Blokaja Gerek Olmaksızın Genel Kurula Katılım 15
3. Elektronik Ortamda Temsilci Atanması (Elektronik Vekalet) 16
4. Tevdi Temsilciliği İşlemleri 16
5. Görüntü ve Ses Aktarımı 16
6. Anlık Bilgilendirme 16
7. Güvenli Elektronik İmza Kullanımı 17
8. Raporlama, Arşivleme ve Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) Entegrasyonu 17
9. Yabancı Dil Seçeneği 18
10. e-DEVLET Entegrasyonu 18
B. Elektronik Genel Kurul Sisteminde İşlemler 18
1.Şirketlerin EGKS İşlemleri 18
1.1. Genel kurul çağrısının yapılması 18
1.2. Pay sahipleri listesine erişim 19
1.3. Hazirun listesinin hazırlanması/alınması 19
1.4. Toplantının elektronik ortamda yönetimi 19
2. Hak Sahiplerinin EGKS İşlemleri 20
2.1. Çağrıdan haberdar olma ve genel kurul belgelerine ulaşmak 20
2.2. Katılım yönteminin kaydı 20
2.3. Genel Kurul Günündeki İşlemler 20
3. Aracı Kuruluşların EGKS İşlemleri 21
3.1. Genel kurul çağrısının ve ilgili belgelerin EGKS’den alınabilmesi 21
3.2. Kayıt işlemleri 21
3.3. Pay sahibi olarak yapılabilecek işlemler 21
3.4. Tevdi eden temsilcisi işlemleri 21
3.5. Kayıtların değiştirilebilmesi 22
3.6. Genel Kurul Günündeki İşlemler 22
III. YENİ TTK’NIN GENEL KURULA İLİŞKİN HÜKÜMLERİ UYARINCA ŞİRKETLERİN YAPMASI GEREKENLER 22
1. Esas Sözleşmenin TTK m.1527 ile Uyumunun Sağlanması 22
2. EGKS de işlem yapacak yeterli sayıda personelinin EGKS kullanıcı eğitimlerini alması 23
3. Toplantıların elektronik katılıma uygun alt yapıya sahip mekanlarda yapılması 23
4. Pay sahipleri listesinin MKK’dan alınması 23
5. İç Yönergenin Tescil ve İlanı 24
IV. ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ EKRANLARI 25
V. MEVZUAT 26
ÖNSÖZ
I. Yeni Türk Ticaret Kanununda Genel Kurula İlişkin Getirilen Yenilikler
A. Oy Hakkına İlişkin Olarak
1. Oy hakkının doğumu
Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 435. maddesinde payın kanun veya esas sözleşme ile belirlenmiş en az miktarının ödenmesiyle oy hakkının doğacağı hükme bağlanmıştır. Pay taahhüdünde bulunanların oy hakkına sahip olmayacağı madde gerekçesinde açıkça belirtilmiştir. Oysa ki 6762 sayılı TTK sisteminde payın taahhüt edilmesi yeterli olup herhangi bir asgari miktarın ödenmesi şartı aranmamaktaydı . 6762 sayılı TTK’nın 373. maddesi uyarınca her pay en az bir oy hakkına sahip olduğundan pay bedelinin ödenmesi dikkate alınmaksızın her pay eşit oy hakkı vermekteydi . Pay bedelinin ödenmediği durumlarda dahi pay sahibinin oy hakkı devam etmekteydi . Yeni TTK’da böyle bir düzenlemeye yer verilmesinin sebebi, pay bedellerinin tamamının ödenmediği durumlarda oy hakkının kullanılmasına ilişkin olarak pay sahipleri arasında dengesiz bir durum doğmasını önlemektir . Maddenin gerekçesinde de yeni TTK m.344 ve devamı hükümleri uyarınca pay taahhüdünde bulunan kimselerin bu taahhüdlerini yerine getirmedikçe oy kullanamayacakları açıkça belirtilmektedir. Pulaşlı, bu şekilde “pay bedelini ödeme oranında oy hakkına sahip olma” ilkesinin benimsendiğini ifade etmektedir . Burada dikkat edilecek bir husus, hükümde kanunda veya esas sözleşmede öngörülen en az miktarın ödenmesinin oy hakkının kullanılması için yeterli olduğudur. Söz konusu tutarı aşan kısmın veya varsa agio’nun ödenmemesi oy hakkının kullanımını engellememelidir . 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun 7. maddesinin üçüncü fıkrasında halka arz yoluyla satılan payların bedellerinin tam olarak ve nakden ödenmesinin şart olduğu hükme bağlanmıştır. Ayrıca halka arz sürecinde satılamayan paylar, kurucular, pay sahipleri veya aracı kuruluşlardan Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenecek olanları tarafından satın alınarak pay bedelleri nakden ödenmektedir. Bu nedenle halka açık ortaklıklar açısından 6762 sayılı TTK döneminde de oy hakkının pay bedelinin ödenmesine bağlı olması ilkesinin ihlali söz konusu değildi .
2. Oy hakkının hesaplanması
Yeni TTK ile getirilen diğer bir yenilik payların adedine göre değil ancak itibari değerine göre oy hakkı tanınması olmuştur (Yeni TTK m.434). Bu şekilde itibari değeri farklı olan paylara aynı değerde oy hakkı verilmesiyle oluşan eşitsizlik ortadan kaldırılmıştır. Ancak Moroğlu, Yeni TTK’nın 434. madde gerekçesinde belirtildiği üzere 6762 sayılı TTK sisteminin farklı itibari değerdeki payların aynı oy hakkına sahip olmasının zoraki bir imtiyaza yol açtığı şeklindeki gerekçenin yetersiz olduğunu ve yeni düzenlemenin mevcut oy sözleşmeleri ve ortaklar arasındaki çıkar dengelerini bozacağını ileri sürmektedir . Kendigelen ise Yeni TTK’da açıkça hükme bağlanmış olan payların itibari değerine göre oy hakkına sahip olunması sistemine 6762 sayılı TTK döneminde yorum yoluyla ulaşıldığını ve doktrinde de bu sistemin kuvvetle savunulduğunu belirtmektedir .
B. Genel Kurul Öncesi Payların Bloke Edilme Zorunluluğunun Kaldırılması
Genel kurullara ilişkin olarak yeni TTK ile getirilen yeniliklerden bir diğeri 6762 sayılı TTK’nın 360. maddesinden kaynaklanan genel kurul öncesinde payların bloke edilmesi zorunluluğunun kaldırılmış olmasıdır. Söz konusu 360. madde hamiline yazılı paylara zilyed olduğunu ispatlayan kişinin genel kurulda oy kullanmaya yetkili olduğunu düzenlemekteydi. İspat aracı olarak ise, hamiline yazılı hisse senedi sahibinin bu senetleri veya bu senetlere sahip olduğunu gösteren belgeleri genel kuruldan bir hafta önce şirkete tevdi etmeleri zorunlu kılmaktadır. Aynı düzenleme Sermaye Şirketlerinin Genel Kurul Toplantıları ve Bu Toplantılarda Bulunacak Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Komiserleri Hakkında Yönetmeliğin (Komiser Yönetmeliği) 21-a maddesinde de yer almaktadır. Bu şekilde genel kurula katılmaya ve oy kullanmaya yetkili olan hamiline yazılı payların sahiplerinin tespit edilmesi ve genel kurul sona erene kadar paylarını satmalarının engellenmesi amaçlanmıştır. Bu uygulama ile örneğin genel kuruldan üç gün önce kimlik ve yetki tespiti yapılmış ancak sonrasında payını satmış olan yani genel kurul günü şirketin payına sahip olmayan bir kimsenin genel kurula katılarak oy kullanmasının önüne geçilmek istenmektedir.
Nama yazılı paylar için payların bloke edilmesine dair bir zorunluluk bulunmamaktadır. Nitekim nama yazılı paylarda pay sahibi pay defterinde kayıtlı olmakta ve şirket tarafından bilinmektedir. Dolayısıyla 6762 sayılı TTK sisteminde yer alan payların bloke edilmesi zorunluluğu yalnızca hamiline yazılı pay senetleri açısından anlam taşıyan bir düzenlemedir. Oysa bugün hamiline veya nama farkı gözetilmeksizin borsada işlem gören payların tümü açısından İMKB Takas ve Saklama Bankası A.Ş. tarafından genel kurul tarihine kadar blokaj mektubu verildiğini görmekteyiz. Bunun sebebi borsada işlem gören nama yazılı payların da hamiline yazılı paylar gibi devredilebilmesidir. Nitekim İMKB Kotasyon Yönetmeliğinin 9. maddesi uyarınca nama yazılı payların borsada işlem görebilmesi için şirket yönetim kurulunun bu senetlerin devir ve temlikinde beyaz cironun kabul edildiğine dair karar alarak borsaya bildirmesi şart koşulmaktadır. Bu şekilde beyaz ciro ile devir ve temlik edilen nama yazılı oyların ise uygulamada hamiline yazılı paylardan bir farkı kalmamaktadır.
Ülkemizde sermaye piyasası araçlarının saklanmasına ilişkin olarak 2005 yılında kaydi sisteme geçilmiştir. SPKn’nun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylar, MKK’da hamiline veya nama şeklinde bir ayrım yapılmaksızın tutulmaktadırlar . Dolayısıyla hem nama hem de hamiline yazılı paylar için genel kurul öncesinde blokaj zorunluluğu bulunmaktadır .
Yeni TTK m.415, f.4 uyarınca genel kurula katılma ve oy kullanma hakkının, pay sahibinin payların sahibi olduğunu kanıtlayan belgeleri veya pay senetlerini şirkete, bir kredi kuruluşuna veya başka bir yere depo edilmesi şartına bağlanamayacağı açıkça düzenlenmiştir. Böylelikle yeni TTK sisteminde genel kurulda payların bloke edilmesi uygulaması terk edilmektedir. Nitekim yeni TTK’nın 415 ve 417. maddeleri ile genel kurula katılmaya ve oy kullanmaya yetkili kişilerin nasıl tespit edileceği ayrıntılı şekilde düzenlenmektedir. Buna göre, Yeni TTK m.417 uyarınca hazırlanacak olan hazır bulunanlar listesinde adı bulunan senede bağlanmamış payların, ilmühaberlerin ve nama yazılı payların sahipleri ile SPKn’nun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen payların sahipleri veya bunların temsilcileri genel kurula katılabileceklerdir. Bu kişilerden gerçek kişiler kimlik göstererek; tüzel kişiler ise vekaletname ibraz eden temsilcileri vasıtasıyla genel kurula katılabilmektedirler. Bu açıdan artık nama yazılı pay sahiplerinin genel kuruldan önce paylarını bloke etmeleri zorunluluğu kalkmış bulunmaktadır. Yine hamiline yazılı pay senedi açısından getirilen düzenlemede, genel kuruldan en geç bir gün önce hamiline yazılı senetlere zilyet olduklarını ispatlayarak giriş kartı alan pay sahipleri bu kartları ibraz ederek genel kurul toplantısına katılabilecekleri hükme bağlanmıştır. Ayrıca bu şekilde giriş kartı alınmasından sonraki bir tarihte hamiline yazılı pay senedini devraldığını ispatlayan pay sahiplerinin de genel kurula katılma hakkına sahip olduğu Yeni TTK m.415, f.3 kapsamında düzenlenmiştir.
Yeni TTK m.417, f.5 hükmü uyarınca SPKn’un 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylara ilişkin olarak gereğinde genel kurul toplantısının yapılacağı gün ile sınırlı olmak üzere payların devrinin yasaklanabileceği düzenlenmektedir. Bu hususta düzenleme yapma yetkisi aynı fıkra uyarınca Sermaye Piyasası Kurulu’na (SPK) verilmiştir. Ancak kanaatimizce genel kurul günü ile sınırlı olsa dahi payların bloke edileceğine ilişkin düzenlemelere yer verilmemesi daha isabetli olacaktır. Çünkü uluslararası kurumsal yatırımcıların dünya piyasalarındaki yatırım tercihlerine baktığımızda blokaj düzenlemelerinin olduğu piyasalardan uzak durdukları görülmektedir . Nitekim pay blokajı düzenlemeleri, sınır-ötesi oy kullanmanın önündeki kaldırılması gereken engellerden biri olarak kabul görmekte ve Avrupa başta olmak üzere birçok önemli piyasada artık uygulanmamaktadır.
1. Avrupa Birliği’nde Pay Blokajına İlişkin Düzenlemeler
Genel kurulda hak sahipliğinin belirlenmesine ilişkin olarak Avrupa Birliği’nde yaşanan gelişmelere baktığımızda blokaj uygulamasının 2007 yılında yayınlanan “Borsada İşlem Gören Şirketlerin Hissedarlarının Bazı Haklarına İlişkin Direktif” (Direktif) ile kaldırıldığını görüyoruz. Direktifin 7.1.a maddesi uyarınca pay sahiplerinin genel kurula katılma ve oy kullanma hakkı, hisselerin genel kuruldan önce başka bir gerçek veya tüzel kişi nezdinde depo, devir veya tescil edilmesi şartına bağlanamamaktadır. Blokaj sisteminin kaldırılmasıyla birlikte pay sahiplerinin genel kurula katılma hakları, kayıt tarihi (record date) olarak adlandırılan tarihte belirlenmektedir. Direktifin 7.2 maddesi uyarınca üye devletlere kayıt tarihi uygulamasına ilişkin düzenleme yapma yükümlülüğü getirilmiştir. Devletlerce yapılan düzenlemeler uyarınca belirlenecek olan kayıt tarihinde pay sahipliğinin bir nevi fotoğrafı alınmakta ve o tarihteki pay sahipliği durumuna göre genel kurula katılım ve oy hakkı belirlenmektedir. Bu tarih Fransa’da genel kuruldan 3 gün öncesi olarak belirlenmişken Almanya’da genel kuruldan önceki 21. gündür. İngiltere’de ise kayıt tarihi uygulaması bulunmamaktadır.
Direktifte yer alan ve ülkemiz açısından dikkate değer olduğunu düşündüğümüz bir diğer düzenleme ise genel kurul gününde pay sahiplerinin isim ve adreslerini bir sicilden alabilecek durumda olan şirketler açısından “kayıt tarihi” uygulamasının gerekli görülmemiş olmasıdır (m.7.2). Nitekim ülkemizin 2005 yılından beri tabi olduğu kaydi sistemde havuz hesaplarına izin verilmemekte (SPKn m.10/A) ve menkul kıymetler yatırımcı bazında açılan hesaplarda izlenmektedir. Doğrudan saklama olarak adlandırılan sistemimizde, merkezi saklama kuruluşu seviyesinde açılan hesaplarda yatırımcıların kimlik ve iletişim bilgileri görülebilmektedir. Yani ülkemizde MKK, genel kurul günü pay sahiplerini eksiksiz şekilde görebilmekte ve bu bilgiyi ihraççıya verebilmektedir. O halde Direktifte düzenlendiği üzere, genel kurul günü pay sahiplerinin isim ve adreslerini bir sicilden görebilecek durumda olan şirketler, SPKn’un 10/A maddesi uyarınca payları MKK tarafından kayden izlenen şirketlerdir. Bu nedenle genel kurul öncesinde pay blokajı uygulamasına son verilirken kayıt tarihi sisteminin getirilmemesinin isabetli olduğu kanısındayız.
C. İç yönerge
Yeni TTK’nın 419.maddesi ile anonim şirketlere genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları bir iç yönerge ile belirleme yükümlülüğü getirilmektedir. Yönetim kurulu tarafından hazırlanan iç yönergenin yürürlüğe koulabilmesi için öncelikle genel kurul tarafından onaylanması gerekmektedir. Hüküm gereği söz konusu yönergenin ticaret siciline tescil ve Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi’nde (TTSG) ilan ettirilmesi zorunlu kılınmıştır.
Şirket iç yönergelerine ait ayrıntılı düzenlemeye Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği’nin dördüncü bölümünde yer verilmiştir. Buna göre yönetim kurulu tarafından hazırlanan iç yönerge genel kurulca onaylandıktan sonra onbeş gün içinde ticaret siciline tescil ve ilan ettirilir, internet sitesi açma yükümlülüğü olan şirketlerce de ilan tarihinden itibaren beş gün içinde internet sitesinde yayınlanır. İç yönergenin ortakların vazgeçilmez nitelikteki hakları ile toplantı başkanlığının kanundan kaynaklanan görev ve yetkilerinisınırkandıran veya ortadan kaldıran hükümler içeremeyeceği de açıkça düzenlenmiştir (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği m.40). Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliğinin ekinde örnek iç yönerge metni bulunmaktadır. Şirketlerin hazırlayacağı iç yönergelerin içerik bakımından söz konusu örnekle uyumlu olması zorunlu kılınmıştır (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği m.41). İç yönerge hazırlama zorunluluğu tek pay sahipli anonim şirketler için de geçerlidir (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği m.43).
D. Temsilcilere İlişkin Düzenlemeler
6102 sayılı TTK döneminde pay sahiplerini genel kurulda temsil edecek özel temsilci türleri öngörülmüş değildi. Genel kurula katılan temsilciler, Borçlar Kanunu m.386 ve devamı maddelerinde düzenlenen vekâlet hükümlerine göre yetkilendiriliyorlardı. Dolayısıyla bu şekilde yetkilendirdiği temsilcisinin genel kurulda kullanacağı oya ilişkin olarak talimat veren pay sahibinin, talimatlarına aykırı davranan temsilciye karşı başvurabileceği hüküm, Borçlar Kanunu m.390 uyarınca vekilin özen borcuna ilişkin düzenlemeydi. Oysa Yeni TTK, 428 ve 429. maddelerinde daha önce hukukumuzda bulunmayan genel kurula özgü temsilcilik türleri de düzenlemektedir. Söz konusu temsilcilik türleri, organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilci (Yeni TTK m.428) ile tevdi eden temsilcisidir (Yeni TTK m.429). Kanunda bu şekilde temsilcilik türleri getirilmiş olmasının sebebi pay sahiplerinin temsilen de olsa genel kurullara katılımının artırılmasıdır . Bununla birlikte 6102 sayılı TTK döneminde olduğu gibi Borçlar Kanunun hükümleri kapsamında vekâlet verilmesi suretiyle pay sahiplerinin genel kurulda temsil edilmeleri imkânını ortadan kaldıran herhangi bir hüküm bulunmamaktadır.
1. Organın Temsilcisi ve Bağımsız Temsilci
Organın temsilcisi Yeni TTK m.428’de düzenlenmektedir. Buna göre şirket, kendisiyle herhangi bir şekilde ilişkisi bulunan bir kişiyi, pay sahiplerine organın temsilcisi olarak önerebilmektedir. Önerilen bu kişiye isteyen pay sahipleri yetki vererek kendileri adına temsilci atayabilmektedirler. Organın temsilcisi yönetim kurulunun önerileri doğrultusunda oy kullanır ve pay sahiplerinden talimat alamazlar . Dolayısıyla organın temsilcisine temsil yetkisi veren pay sahipleri, yönetim kurulunun önerilerini kabul etmiş olacaklardır.
Yeni TTK m.428 uyarınca şirket, pay sahiplerine organın temsilcisi önerdiği takdirde şirketle tamamen bağımsız ve tarafsız bir kişiyi de bağımsız temsilci olarak pay sahiplerine önermek zorundadır.
Yeni TTK m.428 uyarınca şirket hem organın temsilcisi hem de bağımsız temsilci olarak atadığı kimseleri şirket esas sözleşmesinde gösterildiği şekilde ilan etmek ve aynı zamanda şirket internet sitesinden de yayınlamak zorundadır. Yine aynı maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği üzere organın temsilcisi ve bağımsız temsilci, yönetim kurulu tarafından genel kurul toplantı çağrısında da ilan edilir ve şirketin internet sitesinde yayınlanır.
Yeni TTK’nın 428. madde hükmünde organın temsilcisi ve bağımsız temsilcinin pay sahibi olmaları gerekip gerekmediğine ilişkin bir açıklama bulunmamakla birlikte madde gerekçesinde gerek bağımsız gerek organın temsilcisinin pay sahibi olması gerekmediği açıkça belirtilmiştir. Söz konusu temsilcilerin pay sahibi olmasını engelleyen bir hüküm bulunmamaktadır .
2. Kurumsal Temsilci
Kurumsal temsilci Yeni TTK’nın 428.maddesinin ikinci fıkrasında düzenlenmektedir. Maddede açıklandığı üzere, genel kurul yapacak şirket, genel kurul çağrısını yayınlayacağı tarihten en az 45 gün önce ilanda bulunarak genel kurulda kurumsal temsilci olarak pay sahiplerini temsil etmek isteyen kişilerin 7 gün içinde şirkete başvurmalarını ister. Aynı zamanda şirkete kurumsal temsilci önerisinde bulunmak isteyen pay sahiplerinin de bu süre içinde şirkete başvurması gerektiği bu kurumsal temsilci ilanında belirtilir. Kurumsal temsilci olmak isteyen kişiler ve öneride bulunmak isteyen pay sahipleri, bu kişilerin kimlik ve iletişim bilgilerini süresi içinde şirkete bildirirler. Maddede iletişim bilgileri olarak adres, elektronik posta adresi, telefon ve faks belirtilmektedir.
Yeni TTK’nın 428. maddesinin ikinci fıkrasında açıklandığı üzere, kurumsal temsilci olmak için şirkete başvurmuş olan ve pay sahipleri tarafından şirkete bildirilmiş olan kişiler ve bunların adresleri ile kendilerine ulaşılabilecek numaralar genel kurul toplantı çağrısında yayınlanır ve şirketin internet sitesinde ilan edilir. Yönetim kurulu, kurumsal temsilci olarak bildirilen kişileri, organın temsilcisi ve bağımsız temsilci ile birlikte, genel kurul toplantısına ilişkin çağrısında, adreslerini ve onlara ulaşma numaralarını da belirterek, ilan etmek ve internet sitesinde yayımlamak zorundadır. Bu açıdan organın temsilcisi ve bağımsız temsilci ile kurumsal temsilci arasında bir fark bulunmamaktadır. Genel kurul çağrısında ilan zorunluluğu üç temsilci türü için de geçerlidir.
Kurumsal temsilcinin vekalet toplamaya başlayabilmesi için yukarıda açıklamış olduğumuz ve 428. maddenin ikinci fıkrasında yer alan ilan ve çağrı yükümlülüklerinin yerine getirilmiş olması gerekmektedir.
Yeni TTK’nın 428.maddesinin üçüncü fıkrasında açıkça kurumsal temsilciliğin bir pay sahipliği girişimi olduğu ve meslek olarak veya ivaz karşılığında yapılamayacağı hükme bağlanmıştır. Bu nedenle gerek pay sahipleri tarafından şirkete önerilen gerek kendileri şirkete baş vuran kurumsal temsilcilerin yerine getirdikleri temsilcilik görevi nedeniyle pay sahiplerinden herhangi bir talepte bulunma hakları olmayacaktır. Bu husus da fıkrada açık şekilde düzenlenmiştir.
3. Bildirge Yayınlama Zorunluluğu
Yeni TTK’nın 430. maddesiyle organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilciler için bildirge yayınlama zorunluluğu getirilmiştir. Sayılan temsilciler temsil belgelerinin içeriğini ve oylarını hangi yönde kullanacaklarını radyo, televizyon, gazete veya diğer araçlarla ve gerekçeleriyle açıklamak zorundadırlar.
Yeni TTK’nın 428. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca kurumsal temsilci tarafından yayınlanan bildirge pay sahipleri tarafından verilmiş talimat yerine geçecektir. Gerçekten de pay sahipleri, yönetim kurulu tarafından genel kurul çağrısında ilan edilmiş olan kurumsal temsilcilerin yayınladıkları bildirgelere bakarak bu temsilcilerin ne yönde oy kullanacaklarını görecek ve buna göre seçtikleri kurumsal temsilciye temsil yetkisi vereceklerdir. Fıkrada ayrıca kusurlu olarak bildirgesine veya kanuna aykırı hareket eden veya hileli işlemler yapan kurumsal temsilci bu fiil ve kararlarının sonuçlarından Türk Borçlar Kanunu’nun 506. maddesinin birinci ve ikinci fıkraları uyarınca sorumlu olacağı ve sorumluluğu kaldıran veya sınırlayan sözleşmelerin geçersiz sayılacağı hükme bağlanmıştır.
4. Tevdi Eden Temsilcisi
Yeni TTK ile hukukumuza getirilen bir diğer temsilci türü 429. maddede düzenlenen tevdi eden temsilcisidir. Maddede bahsedilen tevdi eden, sahip olduğu payları veya pay senetlerini tevdi eden kimsedir. Tevdi eden temsilcisi ise söz konusu pay sahibinin paylarını veya pay senetlerini tevdi alandır. Tevdi olunan, pay veya pay senetlerinden doğan oy hakkını genel kurulda kullanabilmektedir.
Tevdi eden temsilcisinin her genel kuruldan önce ne yöne oy kullanacağına ilişkin talimatları tevdi edenden alması gerekmektedir. Zamanında talep etmiş olmasına rağmen bu şekilde bir talimat alamayan tevdi eden temsilcisi, tevdi edenden daha önce almış olduğu genel talimata göre oy kullanacaktır. Böyle bir genel talimat da bulunmadığı takdirde tevdi eden temsilcisi, yönetim kurulunun önerileri doğrultusunda oy kullanmak zorundadır. Tevdi eden temsilcisinin her genel kuruldan önce tevdi edenden ne yönde oy kullanacağına dair talimat alma zorunluluğu yasadan kaynaklandığından taraflar sözleşme yoluyla bunun aksini kararlaştıramayacaklardır .
Maddede “Tevdi eden temsilcisi, kendisine tevdi edilmiş bulunan pay ve pay senetlerinden doğan katılma haklarını tevdi eden adına kullanma yetkisini haizse…” denilmektedir. O halde tevdi eden temsilcisinin yalnızca talimat alması yeterli değildir. Ayrıca pay sahibi tarafından yetkilendirilmiş olması da gereklidir. Nitekim Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliğinin 45. Maddesi uyarınca tevdi edilen paylardan kaynaklanan oy hakkının tevdi alan tarafından kulllanılabilmesi için taraflar arasındaki sözleşmede açık hüküm bulunması veya Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği ekinde bulunan örnekteki içeriğe uygun şekilde bir yetkilendirme yapılması gerekmektedir. Elektronik genel kurul sistemini kullanan şirket genel kurullarında ise söz konusu yetkilendirme sistem üzerinden yapılabilmektedir (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği m.45). Yetkilendirme süreli veya süresiz olabileceği gibi yetkilendirmenin varlığı tevdi alanın her genel kurul öncesinde pay sahibinden taolimat isteme yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği m.45).
Yeni TTK m.429 düzenlemesinde kimlerin tevdi eden temsilcisi görevini yürütebileceğine ilişkin bir sınırlama yer almamaktadır. İsviçre Borçlar Kanunu 689.d maddesi uyarınca tevdi eden temsilcisi olabilecek kurumlar “Bankalar ve Tasarruf Mevduatı Sandıkları Kanunu’na” tabi kuruluşlar ve profesyonel malvarlığı yöneticileri olarak belirlenmiştir. Madde gerekçesinde sistemin benzerliğinden bahsedilen ABD’deki proxy uygulamasında ise saklamacı kuruluşlar, pay sahiplerinin talimatları uyarınca oy kullanmaktadırlar. Hukukumuz açısından Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliğinde bu konuda açık hüküm getirilmiştir. Buna göre, SPKn m.10/A uyarınca kayden izlenen paylardan kaynaklanan oy hakkının kullanılmasında tevdi eden temsilcisi olarak aracı kuruluşlar yetkilendirilebilmektedir. Kayden izlenmeyen diğer paylar içinse aracı kuruluşların yanı sıra portföy yönetim şirketleri, ilgili mevzuatlarında pay senedi saklama yetkisi olan kişi veya kuruluşlar ile rehin alacaklısı tevdi eden temsilcisi olabilmektedir (Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği m.44). Aynı doğrultuda Sermaye Piyasası Kurulunun Seri No: V/46 sayılı Aracılık Faaliyetleri Ve Aracı Kuruluşlara İlişkin Esaslar Hakkında Tebliği’nin “Yönetimsel ve mali hakların kullanımına ilişkin esaslar” başlıklı 51. maddesinde aracı kurumların çerçeve sözleşmelerinde müşterilerinin verdiği yetkiye bağlı olarak paylardan doğan oy haklarının kullanılması hizmetini verebilecekleri düzenlenmektedir.
E. Elektronik Ortamdan Katılım
Yeni TTK’nın 1527. maddesinde anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamdan katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemlerinin, genel kurullara fiziki şekilde katılma ve oy verme işlemleriyle aynı hukuki sonuçları doğuracağı düzenlenmiştir. Maddenin uygulama esaslarını düzenlemek amacıyla Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ile Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ çıkarılmıştır. Ayrıca Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ileBu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik de elektronik ortamda genel kurula katılmaya ilişkin hükümler içermektedir.
II. ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ
TTK m.1527 hükmü, genel kurullarda ortakların belirli bir mekanda bir araya gelerek fiziken toplanması yöntemini ortadan kaldırmamış, fiziken yapılacak bu toplantıya elektronik yöntemle katılıma da olanak sağlayan yasal alt zemin hazırlamıştır. Borsaya kote şirketler, MKK tarafından sağlanan Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) platformunu kullanarak toplantı daveti, faaliyet raporunun ortaklara iletimi gibi hazırlık işlemleri ile toplantının açılması, gündemin oylanması, vb. toplantı anı ve sonrasındaki her türlü işlemi elektronik yöntemle de gerçekleştirebileceklerdir.
EGKS Yönetmeliği ve EGKS Tebliği’nin tanımlar bölümünde de açıklandığı üzere, EGKS borsaya kote şirketler açısından genel kurul toplantılarına ilişkin ön hazırlık ve yasal merasimlerin elektronik yöntemle yerine getirilebildiği, toplantı anına ilişkin her türlü işlemin MKK’nın sağladığı elektronik platform ve yazılım üzerinden gerçekleştirilebildiği bir bilişim sistemidir. Şirket ortakları açısından ise ortakların elektronik yöntemle işlem yapabildikleri, fiziki ortamda yapılmakta olan toplantıyı eş zamanlı olarak takip edebildikleri, görüntü ve ses aktarımı sayesinde fiziken genel kurula katılmaksızın internet erişimi olan her yerden genel kurulu canlı olarak izleyebildikleri, görüşülen gündeme ilişkin görüş ve önerilerini eş zamanlı olarak gönderebildikleri, ilgili gündemin oylamasına geçilmesi ile birlikte oylarını toplantıya fiziken katılanlarla eş zamanlı olarak kullanabildikleri bir sistemi ifade etmektedir.
A. Elektronik Genel Kurul Sisteminin Temel Özellikleri
1. MKK’dan Alınacak Listenin Hak Sahipliğinin Tespitinde Kullanılması
TTK’nın 415 ve 417. maddeleri, payları MKK tarafından kayden izlenen anonim ortaklıkların genel kurullarına katılma konusunda önemli değişiklikler öngörmektedir. Sermaye Piyasası Kanunu’nun 10/A maddesi uyarınca genel kurula katılabilecek kayden izlenen payların sahiplerine ilişkin liste, 417. maddenin birinci fıkrası uyarınca EGKS üzerinden elektronik olarak MKK’dan sağlanacak “Pay Sahipleri Çizelgesine” göre düzenlenecektir. Bu listede yer alan gerçek kişilerin toplantıya fiziken katıldıkları durumda kimlik belgesini göstermeleri ve tüzel kişilerin temsilcilerinin temsil belgesi ibraz etmeleri yeterli olacaktır.
2. Blokaja Gerek Olmaksızın Genel Kurula Katılım
TTK m.415, f.4 genel kurula katılma ve oy kullanma hakkının, pay sahipliğini kanıta yönelik belge alınması veya pay senetlerinin “önceden” depo edilmesi şartına bağlanamayacağını hükme bağlamaktadır. Yeni TTK sermaye piyasalarında geçmiş dönemde uygulanmakta olan blokaj sistemini sonlandırmıştır. TTK m.415, f.5 uyarınca “genel kurulun yapıldığı gün ile sınırlı olmak üzere” payların devrinin engellenip engellenmeyeceği SPK tarafından çıkarılacak bir tebliğ ile belirlenecektir.
3. Elektronik Ortamda Temsilci Atanması (Elektronik Vekalet)
Eski TTK döneminde uygulanmakta olan noter aracılığıyla vekalet verme sistemi, seçimlik olarak korunmaktadır. Bununla birlikte vekilin EGKS üzerinden elektronik yöntemle atanabilmesi gibi genel kurul uygulamasına çok önemli faydalar sağlayacak bir hukuksal yenilik, Yönetmelikle getirilmiş bulunmaktadır. Yönetmeliğin 7. maddesinin 2. fırkası uyarınca, elektronik yöntemle atanan vekil, genel kurul toplantısına elektronik yöntemle veya fiziken katılabilir. Şirketin EGKS üzerinden MKK’dan temin edeceği pay sahiplerini gösterir listede, EGKS üzerinden verilmiş vekalet bilgileri de (vekilin ismi gibi) yer alacaktır. EGKS üzerinden elektronik yöntemle atanmış olan vekilin ayrıca fiziksel bir vekalet belgesi ibrazı gerekli değildir.
4. Tevdi Temsilciliği İşlemleri
TTK m.429 hükmü uyarınca tevdi eden temsilcisi olan “aracı kuruluşlar” TTK’nın 429. maddesinden aldıkları yetkiye istinaden genel kurul toplantısına EGKS üzerinden tevdi eden temsilcisi sıfatıyla katılıp pay sahiplerinin ortaklık haklarını elektronik ortamda kullanabilmektedirler.
5. Görüntü ve Ses Aktarımı
TTK’nın 1527. maddesi uyarınca genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılım sisteminin zorunlu unsurlarından biri, toplantıdaki görüntü ve sesin toplantıya elektronik ortamda katılanlara sistem üzerinden iletilmesidir. EGKS Tebliği’nin 9 uncu maddesinde de sistemin gereği olan elektronik kriterler ve teknik hususlar düzenlenmiştir.
6. Anlık Bilgilendirme
Genel kurul çağrısının EGKS tarafından e-MKK Bilgi Portalı’na kayıtlı hak sahiplerine e-posta ve SMS yoluyla gönderilmesi ve genel kurul toplantısına ilişkin tüm belgelerin EGKS’de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurulması, erişime sunulan bu belgelerdeki herhangi bir değişiklikten hak sahiplerinin anlık olarak bilgilendirilmesi gibi uygulamalar sistemin önemli bileşenleridir.
Diğer taraftan, ilgili mevzuat uyarınca genel kurullara ilişkin yapılması gerekli olan yasal duyurular şirketler tarafından yapılmaya devam edecektir. Örneğin, EGKS ile KAP arasında entegrasyon sağlanana kadar şirketler kamuyu aydınlatma mevzuatı çerçevesinde genel kurullara ilişkin olarak yapmak zorunda oldukları duyuruları KAP’ta da yayınlamaya devam edeceklerdir.
7. Güvenli Elektronik İmza Kullanımı
TTK’nın 1527. maddesi uyarınca EGKS’de gerçekleştirilecek tüm işlemler genel kurul anında hukuki sonuç doğuracağından bu işlemlerin işlem yapanlarca güvenli elektronik imza ile imzalanması EGKS Yönetmeliği uyarınca zorunlu kılınmıştır. Bu zorunluluğun nedeni, söz konusu işlemin gerçek hak sahibi veya temsilcisi vasıtasıyla yapıldığını, oyun bu kişiler tarafından kullanıldığını garanti altına almak ve işlem güvenliğini sağlamaktır. Güvenli elektronik imza kullanımına ilişkin diğer bir gerekçe de TTK’nın 1526. maddesinde yer almaktadır. Bu maddenin üçüncü fıkrasına göre; Kanunun zorunlu tuttuğu bütün işlemler ve bu işlemlerin dayanağı olan bütün belgeler elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile yapılabilecektir.
8. Raporlama, Arşivleme ve Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) Entegrasyonu
Genel kurul öncesi ve sonrası ilgili bilgi ve belgelere, genel kurul sonrasında toplantı tutanaklarına, oylama sonuçlarına, katılanlara ilişkin bilgilere ulaşılabilmesinde mevcut uygulamada yaşanan sorunların aşılabilmesini teminen EGKS, tüm paydaşların fayda sağlayacağı bilgilendirme ve raporlama özelliğiyle tasarlanmıştır.
EGKS üzerinden şirketin incelemeye sunduğu tüm belgeler, genel kurula katılanlar ve pay oranları, her bir gündem için kullanılan oylara ilişkin ayrıntılar ve bir bütün olarak toplantı sonucu tüm paydaşların her zaman erişebileceği şekilde alınabilmekte ve bunlar çeşitli kriterlerle raporlanabilmektedir. Diğer yandan genel kurula ilişkin tüm bu bilgilerin değişmezliği EGKS tarafından sağlanmaktadır. Bu sayede özellikle genel kurula temsilcileri vasıtasıyla katılan hak sahiplerinin kendileri adına ne yönde oy kullanıldığının takibindeki güçlükler sona erecek, hak sahiplerinin oy eğilimleri tespit edilebilecek, başta şirketler olmak üzere, analistler tarafından sağlıklı bir değerlendirme ve analiz yapılması olanaklı hale gelecektir. Paydaşlar tarafından ihtiyaç duyulan raporlar EGKS tarafından üretilerek ilgililerin bilgisine sunulacaktır.
Genel kurula ilişkin olarak EGKS’de yapılan tüm işlemler, EGKS’ye eklenen tüm belgeler 20 yıl süreyle EGKS’de değiştirilemez biçimde arşivlenecektir. Tüm paydaşlar ihtiyaç duyduklarında bu arşivde yer alan kendileri ile ilgili belge ve bilgilere erişebilecektir.
EGKS’de yapılan işlemlerden tescil ve ilana tabi olanlar elektronik ortamda, şirket bilgileri açısından tek noktadan bilgilendirme portali olan MERSİS’e gönderilecektir.
9. Yabancı Dil Seçeneği
Şirketlerin talep etmeleri halinde 01.01.2013 tarihinden itibaren EGKS’de yabancı uyruklu şirket ortaklarının yönetimsel haklarını kolayca kullanabilmelerini teminen Türkçe’nin yanı sıra İngilizce dil seçeneği imkanı verilecektir. EGKS’nin İngilizce dil seçeneği ile kullanılması durumunda tüm menü adımları ve sistemsel bilgiler/mesajlar İngilizce olarak görüntülenecektir. Bununla birlikte EGKS’ye şirket tarafından girilecek bilgilerin (örneğin gündem) ve/veya belgelerin (örneğin faaliyet raporu) İngilizce versiyonlarının görüntülenebilmesi ancak bu bilgilerin/belgelerin İngilizce olarak şirket tarafından sisteme girilmiş olması ile mümkün olabilecektir. Yine şirket tarafından genel kurul görüşmelerinin eş zamanlı İngilizce çevirisinin yaptırıldığı durumlarda isteyen pay sahipleri EGKS canlı genel kurul ekranında İngilizce dil seçeneğini seçerek genel kurulu İngilizce olarak takip edebilecektir.
10. e-DEVLET Entegrasyonu
Pay sahipleri veya temsilcilerinin EGKS kullanıcısı olabilmeleri için e-MKK Bilgi Portalı’na üye olmaları gerekmektedir. Portala üyelik yöntemlerinden birisi ise e-DEVLET şifresi kullanılmasıdır. Diğer yandan genel kurul sonrasında tescil ve ilan edilmesi gereken belgeler EGKS üzerinden elektronik ortamda MERSİS’e gönderilebilecektir.
B. Elektronik Genel Kurul Sisteminde İşlemler
1.Şirketlerin EGKS İşlemleri
EGKS genel kurul sürecinde şirketlerin yapması gereken tüm işlemlerin elektronik ortamda yapılabilmesine imkan tanınmaktadır. Bu bağlamda genel kurul sürecinde yapılan ilk işlem olan TTK’nın 428. maddesi uyarınca yapılacak olan kurumsal temsilci çağrısından başlamak üzere genel kurul tamamlandıktan sonra belgelerin tescil için Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın MERSİS sistemine iletilmesi (EGKS MERSİS entegrasyonu ile) dahil olmak üzere tüm işlemler EGKS’de yapılabilecektir. Genel kurul sürecinde yapılacak işlemler zaman sırasına uygun olarak aşağıda yer almaktadır:
1.1. Genel kurul çağrısının yapılması
TTK’nın 414. maddesi uyarınca genel kurul tarihinden en az iki hafta önce; SPK’nın Kurumsal Yönetim İlkeleri uyarınca ise genel kurul tarihinden en az üç hafta önce genel kurul çağrısı yapılması gerekmektedir. Bu bağlamda EGKS’de yapılacak üçüncü işlem genel kurul çağrısının en geç ilgili düzenlemelerdeki sürede EGKS’de de yapılması olacaktır. Bu çağrının EGKS’de yapılması ile birlikte e-MKK Bilgi Portalına kaydolmuş hak sahipleri EGKS tarafından bilgilendirilecektir. (Toplantıya elektronik ortamda katılmak isteyen hak sahipleri çağrı tarihinden itibaren bu tercihlerini güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye kaydetmeye başlayabileceklerdir. Bu kişilerin genel kurul günü toplantıya elektronik ortamda katılabilmeleri için ise pay sahipleri listesinde yer almaları gerekeceği tabi olup bu kontrol sistem tarafından otomatik olarak yapılacaktır.)
1.2. Pay sahipleri listesine erişim
TTK’nın 415 ve 417. maddelerinde payları Sermaye Piyasası Kanunu’nun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen şirketlerin genel kuruluna kimlerin katılabileceğine ilişkin listenin Merkezi Kayıt Kuruluşu’ndan sağlanacak “pay sahipleri çizelgesi”ne göre belirleneceği hükme bağlanmıştır. Bu liste kimliklerinin ve hesaplarındaki payların şirkete bildirilmesini kısıtlamamış tüm ortaklarını ve bu ortakların EGKS’de tayin ettikleri temsilcileri gösterir liste olup şirket tarafından genel kurul günü bu listeye EGKS’den erişilebilecektir. Genel kurul günü EGKS’de yapılacak ilk işlem toplantıya fiziken gelenlerin toplantıya katılma hakları olup olmadığının tespiti için söz konusu listeye erişmek olacaktır. Bu liste hazirun listesinin hazırlanabilmesi için gerekli tüm bilgileri içerecektir.
1.3. Hazirun listesinin hazırlanması/alınması
Toplantıya fiziken gelen kişileri gösterir hazirun listesinin tercihe bağlı olarak EGKS’de de hazırlanabilmesi mümkündür. Pay sahibinin T.C. kimlik/vergi nosunun EGKS’ye girilmesi ile toplantıya gelen kişinin hak sahibi olup olmadığı sistem tarafından otomatik olarak kontrol edilecek ve hazirun listesi kolayca hazırlanabilecektir. Toplantıya elektronik ortamda katılanlara ilişkin liste ise hazirun formatına uygun olarak EGKS’den temin edilecektir.
1.4. Toplantının elektronik ortamda yönetimi
Kanunumuzun kabul ettiği sistem uyarınca genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. Bu bağlamda fiziki toplantının yürütülmesine ilişkin aşamalar (örneğin gündeme ilişkin görüşmelere başlanması, görüşmelerin sonlandırılıp oylamaya geçilmesi, vb.) eş zamanlı olarak EGKS’de de yapılacaktır. Toplantı başkanı bu işlemleri EGKS de yapması için Yönetmelik uyarınca uzman (EGKS eğitimini almış) kişileri görevlendirebilecektir.
2. Hak Sahiplerinin EGKS İşlemleri
2.1. Çağrıdan haberdar olma ve genel kurul belgelerine ulaşmak
Yönetmeliğin 6. maddesi uyarınca, genel kurul toplantısı yapacak şirketler genel kurula ilişkin zorunlu çağrıları ki bunlar TTK’nın 428. maddesi uyarınca yapılacak kurumsal temsilci çağrısı ve TTK’nın 414. maddesi uyarınca yapılacak olan genel kurul çağrısıdır, EGKS’de de yapmak zorundadırlar. Yine genel kurul öncesi pay sahiplerinin incelemesine sunulması gerekli belgeler EGKS’de de incelemeye hazır bulundurulacaktır. Gerek çağrıların, gerek belgelerin EGKS’ye eklenmesi ile birlikte aracı kuruluşlar ve e-MKK Bilgi Portalına kaydolmuş pay sahipleri EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir. Bu çerçevede genel kurul toplantılarına ilişkin tüm bilgi ve belgelere tek bir merkezden erişim söz konusu olacaktır.
2.2. Katılım yönteminin kaydı
Tebliğin 4. maddesi uyarınca genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak isteyen veya elektronik ortamda temsilci tayin etmek isteyen kişinin bu katılım yöntemini EGKS’ye genel kurul gününden bir gün öncesine kadar kaydetmesi gerekmektedir. Diğer yandan EGKS’de temsilci tayin edilmiş kişi eğer toplantıya elektronik ortamda katılmak istiyorsa bu katılım yöntemini yine aynı süre içinde EGKS’ye kaydedecektir. Eğer temsilci, genel kurula fiziken katılacaksa her hangi bir kayıt yapmasına gerek yoktur. Nitekim EGKS’de tayin edilen temsilcinin kimlik bilgileri pay sahipleri listesinde yer alacağından bu kişilerin toplantıya girebilmeleri için kimliklerini ibraz etmeleri yeterli olacaktır.
2.3. Genel Kurul Günündeki İşlemler
Tebliğin 5. maddesi uyarınca, genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden 1 saat önce başlar, genel kurulun başlama saatine 5 dakika kala sona erer.
Sisteme girildiğinde pay sahibi veya temsilci olarak süresinde katılım beyanında bulunulmuş olan genel kurullar listelenir. Aynı anda birden fazla genel kurul varsa her bir genel kurulu seçerek aynı anda birden fazla toplantıya katılım mümkündür. Genel kurula bu şekilde katılım ile birlikte açılacak ekranda toplantı salonundan yapılan canlı yayın izleneceği gibi, görüşülen gündem maddesine ilişkin görüşler iletebilecek, oylamaya başlanılması ile birlikte oy kullanılacaktır. Kısaca tek bir ekrandan canlı yayın izlenebileceği gibi haklar da aynı ekrandan kullanılacaktır. Tebliğin 6. maddesine göre, görüşülmekte olan gündeme ilişkin en fazla 2 adet görüş iletilebilir ve her bir görüş en fazla 600 karakter olabilir. Ayrıca Tebliğin 7. maddesi uyarınca oyların gönderilmesi 5 dakika ile sınırlıdır.
3. Aracı Kuruluşların EGKS İşlemleri
3.1. Genel kurul çağrısının ve ilgili belgelerin EGKS’den alınabilmesi
Genel kurul toplantısı yapacak şirketler elektronik genel kurul düzenlemeleri uyarınca genel kurula ilişkin tüm çağrıları EGKS’de de yapacaklardır. Yine genel kurul öncesi pay sahiplerinin incelemesine sunulması gerekli begeler EGKS’de de incelemeye hazır bulundurulacaktır. Gerek çağrıların, gerek belgelerin EGKS’ye eklenmesi ile birlikte aracı kuruluşlar ve e-MKK Bilgi Portalına kaydolmuş pay sahipleri EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir. Bu çerçevede genel kurul toplantılarına ilişkin tüm bilgi ve belgelere tek bir merkezden erişim söz konusu olacaktır.
3.2. Kayıt işlemleri
Genel kurul toplantılarına EGKS üzerinden elektronik ortamda bizzat kendisi katılmak isteyen veya elektronik ortamda temsilci tayin etmek isteyen kişilerin bu katılım tercihlerini EGKS’ye genel kurulun yapılacağı günden bir gün öncesine kadar kaydetmesi gerekmektedir. Aracı kuruluşlar kendi portföylerindeki paylara ilişkin olarak kendi adlarına tercih kayıt işlemini EGKS üzerinden yapabilirler. Diğer yandan EGKS Yönetmeliği uyarınca müşterilerinin paylarına ilişkin genel kurullara müşterilerinin EGKS’den katılım yapacakları veya aracı kurumların müşterileri adına tevdi temsilcisi olarak vekaleten EGKS den katılacakları yönünde tercih kaydını yapabileceklerdir.
3.3. Pay sahibi olarak yapılabilecek işlemler
Pay sahibi olunan bir şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak ancak bu katılım yönteminin süresinde EGKS’ye kaydedilmiş olması ile mümkündür. Bu çerçevede eğer ortağı olunan bir şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım tercih edilmişse bu tercihin aracı kuruluş tarafından süresi içinde EGKS’ye girilmesi gerekecektir. Diğer yandan genel kurul toplantısına vekil katılacaksa eski uygulamada olduğu gibi noterden vekil tayin etmek yerine söz konusu vekilin EGKS’den de tayini mümkündür. EGKS’de tayin edilen vekillerin kimlik bilgileri yukarıda belirtilen pay sahipleri listesinde vekil sıfatıyla yer alacağından bu kişiler toplantıya fiziki katılma yöntemini tercih ettiklerinde sadece kimliklerini ibraz etmeleri yeterli olacaktır.
3.4. Tevdi eden temsilcisi işlemleri
Pay sahibinden genel kurula katılma ve oy hakkının aracı kuruluş tarafından kullanılmasına ilişkin özel veya genel bir yetki alınmışsa TTK’nın 429. maddesi uyarınca aracı kuruluşlar tevdi eden temsilcisi sıfatıyla genel kurula katılabilecektir. Genel kurula katılma ve oy hakkının anılan madde uyarınca aracı kuruluş tarafından elektronik ortamda kullanılacağı durumda bu katılım yönteminin ve müşteriden alınan oy talimatları aracı kuruluş tarafından EGKS’ye süresinde kaydedilecektir. (Söz konusu kayıt işleminin yapılabilmesi için öncelikle müşterinin e-MKK Bilgi Portalına kaydolması gerekmektedir). Kayıt ile birlikte pay sahibi (müşteri) EGKS tarafından anlık olarak bilgilendirilecektir.
3.5. Kayıtların değiştirilebilmesi
EGKS’ye yapılan tüm bu kayıtlar süresi içinde aracı kuruluşça değiştirilebilecektir. Her değişiklikte ilgililer EGKS tarafından bilgilendirilecektir.
3.6. Genel Kurul Günündeki İşlemler
Aracı kuruluşun EGKS yetkilisinin güvenli elektronik imza ile EGKS’nin ilgili bölümüne girmesi ile birlikte aracı kuruluşun gerek pay sahibi gerek temsilci sıfatıyla elektronik ortamda katılabileceği genel kurullar listelenecektir. Aynı yetkilinin birden fazla genel kurula katılması mümkün olduğu gibi, her bir genel kurula başka bir yetkilinin katılması da mümkündür. Genel kuruldaki haklar (görüş iletme, oy kullanma) bu yetkililer tarafından kullanılacaktır. Kanunumuzun kabul ettiği sistem uyarınca genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır.
III. YENİ TTK’NIN GENEL KURULA İLİŞKİN HÜKÜMLERİ UYARINCA ŞİRKETLERİN YAPMASI GEREKENLER
1. Esas Sözleşmenin TTK m.1527 ile Uyumunun Sağlanması
TTK m.1527, f.4 uyarınca anonim şirketler, Yönetmelikte yer alan elektronik genel kurula ilişkin esas sözleşme hükmünü değiştirmeksizin esas sözleşmelerine eklemek zorundadırlar. Söz konusu eklemeyi yapan anonim şirketler ise Yönetmelik m.5 uyarınca yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahipleri ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy kullanmalarını sağlamak zorundadırlar. Aynı maddede payları MKK tarafından izlenen borsaya kote şirketlerin, genel kurul toplantısına katılma, temsilci atama, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemlerinin MKK tarafından sağlanan EGKS üzerinden yapılacağı da hükme bağlanmıştır. Yönetmelik Geçici m.1 uyarınca payları MKK tarafından izlenen şirketlerin söz konusu esas sözleşme değişikliğini Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği 1 Ekim 2012 tarihinden sonra yapacakları ilk genel kurulda gerçekleştirmeleri gerekmektedir. Ancak bu zorunluluk 1 Ekim 2012 tarihinden itibaren yapılan genel kurullarda pay sahiplerine EGKS üzerinden katılma imkanı sağlanması yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır.
2. EGKS de işlem yapacak yeterli sayıda personelinin EGKS kullanıcı eğitimlerini alması
EGKS eğitimleri Sermaye Piyasası Lisanslama Şirketi A.Ş. tarafından çevrimiçi şekilde verilmektedir. Eğitimler yatırımcılar için ücretsiz olarak düzenlenmiştir. Hak kullanımının gerçekleştiği genel kurul esnasında EGKS kullanıcılarının sistemi bilmemekten kaynaklanan sorunlarla karşılaşmamaları amacıyla eğitimlerin alınması ihraççı şirket kullanıcıları ve aracı kuruluşlar için EGKS’nin bir ön koşulu olarak belirlenmiştir.
3. Toplantıların elektronik katılıma uygun (internet vb) alt yapıya sahip mekanlarda yapılması
Yukarıda değinildiği üzere TTK m.1527 uyarınca pay sahiplerine genel kurula elektronik ortamdan katılım imkanı sunulurken bir yandan da genel kurul toplantısındaki ses ve görüntünün elektronik ortamdan katılan pay sahiplerine iletilmesi gerekmektedir. Bunun için genel kurul toplantısının yapıldığı internet bağlantısı gibi bazı teknik yeterliliklerin bulunması, ortakların pay sahipliği haklarını serbestçe kullanabilmeleri açısından son derece önem taşımaktadır. Bu kapsamda canlı yayın hizmeti, toplantı salonundaki görüntü ve sesin toplantı anında EGKS’ye aktarılmasının yanı sıra toplantı yapılacak mekanlarda yayınların yapılabilirliğinin önceden tespitine yönelik altyapı yeterliliğinin kontrolünü ve çağrı merkezi desteğini de kapsayacak şekilde tasarlanmıştır. Genel kurul yapacak şirketle yeterlilik kontrolleri için gerekli irtibat kurulacak ve tespit edilecek olası eksiklikler şirkete raporlanarak eksikliklerin giderilmesi sağlanarak test yayını yapılacaktır.
4. Pay sahipleri listesinin MKK’dan alınması (bir önceki gün 23:59 dan itibaren)
Yukarıda açıkladığımız üzere TTK m.417 uyarınca genel kurul toplantısında hazır bulunanlar listesi hazırlanırken MKK tarafından kayden izlenen paylar açısından MKK’dan alınan pay sahipleri çizelgesi esas alınacaktır. Pay sahipleri çizelgesi, payları SPKn m.10/A uyarınca MKK tarafından kayden izlenmekte olan borsaya kote şirketlerde, tüm pay sahiplerini ve EGKS’de atanmış olan temsilcileri göstermektedir. Söz konusu liste genel kurul toplantısından önceki gün saat 23:59’dan itibaren EGKS’den alınabilmektedir. Pay sahipleri listesinde yalnızca kendini şirkete karşı gizlemiş olan kısıtlı pay sahipleri yer almamaktadır. Nitekim kısıtlı pay sahiplerinin genel kurul toplantısına katılabilmeleri için öncelikle paylarındaki kısıtın kaldırılarak kimlik kontrolünün mümkün hale gelmesi gerektiğinden pay sahibi listesinde bu kimselerin görünmemesi doğaldır ve herhangi bir hak kaybına neden olmamaktadır.
5. İç Yönergenin Tescil ve İlanı
Yukarıda açıklandığı üzere TTK’nın 419. maddesi uyarınca genel kurul toplantılarının çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren bir iç yönerge hazırlanarak genel kurul onayıyla birlikte yürürlüğe girer. Tescil ve ilan edilmesi zorunlu olan iç yönergenin asgari unsurları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından Bakanlık Temsilcisi Yönetmeliği’nde belirlenmiştir.
IV. ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ EKRANLARI
Ekran Görüntüsü 1- EGKS Giriş Ekranı
Ekran Görüntüsü 2- Genel Kurul Tanımlama Ekranı
Ekran Görüntüsü 3- Pay Sahipleri Listesi Ekranı
Ekran Görüntüsü 4- Fiziki Hazirun Hazırlama Ekranı
Ekran Görüntüsü 5- Toplantı Yönetim Ekranı
Ekran Görüntüsü 6- Pay Sahibi Genel Kurul İzleme Ekranı
Ekran Görüntüsü 7- Toplantı Yönetim Ekranı (Akış Metinli)
Ekran Görüntüsü 8- Elektronik Oy Sonuçları Ekranı
V. MEVZUAT
Resmi Gazete Tarihi: 28.08.2012 Resmi Gazete Sayısı: 28395
ANONİMŞİRKETLERDE ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK GENEL KURULLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİBÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 –(1) Bu Yönetmeliğin amacı, anonim şirket genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasların düzenlenmesidir.
Kapsam
MADDE 2 –(1) Bu Yönetmelik, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasları, genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneğini, oyun hak sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasının esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sisteminin işleyişesaslarını ve bu sistemin katılımcılarının yükümlülüklerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin beşinci fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE 4 –(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,
b) Borsaya kote şirket: İstanbul Menkul Kıymetler Borsası düzenlemeleri uyarınca borsaya kote olan anonim şirketleri,
c) Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS): Genel kurullara elektronik ortamda katılmayı teminen 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılıSermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanacak elektronik platformu ve diğer şirketlerin 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini,
ç) Elektronik ortamda katılma: Anonim şirket genel kurul toplantılarına EGKS’den katılmayı, görüş açıklamayı, öneride bulunmayı ve oy kullanmayı,
d) Güvenli Elektronik İmza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
e) Hak sahibi: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümleri uyarınca anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma hakkı olan gerçek veya tüzel kişiyi,
f) Kanun: 13/1/2011 tarihli ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununu,
g) Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK): 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca kurulmuş olan Merkezi Kayıt Kuruluşunu,
ğ) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS): Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtlarıile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu merkezi ortak veri tabanını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen uygulamayı,
h) Tevdi eden temsilcisi: Kanunun 429 uncu maddesinde belirtilen temsilciyi,
ı) Toplantı başkanlığı: Kanunun 419 uncu maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan başkanlığı,
ifade eder.
Genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmü örneği ve uygulama
MADDE 5 –(1) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca EGKS’yi uygulayacak şirketlerin esas sözleşmesinde, aşağıda belirtilen hükmün genel kurul toplantılarının düzenlendiği maddelerden biri içerisinde yer alması zorunludur:
“Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım
Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkıbulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
(2) Hak sahipleri ve temsilcilerinin elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılma ve oy kullanmasına imkan tanıyacakşirketler, yukarıda belirtilen esas sözleşme hükmünde herhangi bir değişiklik yapmadan bu metni esas sözleşmelerine aktarmak zorundadır. Esas sözleşmelerinde bu maddede belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.
(3) Payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya koteşirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, temsilci tayin etme, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri MKK tarafından sağlanan EGKS üzerinden yapılır.
İKİNCİBÖLÜM
Genel Kurul Öncesi İşlemler
Genel kurula ilişkin bilgi ve belgelere erişimin sağlanması
MADDE 6 – (1) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca EGKS’yi uygulayacak şirketlerin, genel kurul toplantılarına ilişkin Kanun ve esas sözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik imzalı olarak Kanunda öngörülen süreler içinde EGKS’de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmaları zorunludur.
Genel kurula elektronik ortamda katılma bildirimi
MADDE 7 –(1) Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri bu tercihlerini EGKS’den bildirmek zorundadır.
(2) Genel kurula hak sahibi yerine temsilcinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi zorunludur. Temsilcinin toplantıya fiziki katılacağı durumlarda da yetkilendirme bu şekilde yapılabilir. Hak sahibi temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da yetkilendirebilir. Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır.
(3) Tüzel kişi hak sahipleri adına, birinci ve ikinci fıkra uyarınca EGKS’de yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza yetkilisince Kanunun 1526 ncı maddesinin dördüncü fıkrası gereğince şirket namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekir.
(4) Bildirimler, hak sahibinin talimatına uygun olarak payların tevdi edildiği kuruluş tarafından da yapılabilir.
(5) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini EGKS’de geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Kurul Anındaki İşlemler
Toplantıya katılım
MADDE 8 – (1) Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir.
(2) Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınır. Bu liste, Kanunun 407 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca çıkarılacak Yönetmelik hükümleri çerçevesinde hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.
Toplantının elektronik ortamda açılması
MADDE 9 – (1) Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS’deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir.
Elektronik ortamda görüş iletme
MADDE 10 –(1) Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletir.
Oy verme
MADDE 11 –(1) Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantıbaşkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır.
(2) Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işletir.
Tutanak
MADDE 12 –(1) Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı toplantı bitiminde Bakanlık temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde de teslim edilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve son hükümler
Şirketlerin yükümlülükleri
MADDE 13 –(1) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketler ile bu amaçla destek hizmeti sunacak şirketler, bu Yönetmeliğin diğer maddelerinde belirtilen yükümlülüklerin yanında aşağıda belirtilen yükümlülükleri de yerine getirmek zorundadır:
a) Şirketler, EGKS'nin bu Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu Bakanlık tarafından çıkarılacak Tebliğde belirlenen esas ve usullere uygun olarak tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek zorundadır.
b) Şirketler, varsa organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcilerin bilgilerini EGKS’de hak sahiplerinin bilgisine sunar.
c) Şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları şirketler, EGKS’de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır. Borsaya kote şirketler için söz konusu saklama zorunluluğu MKK tarafından yerine getirilir.
ç) Payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya koteşirketler, kendileri veya destek hizmeti aldıkları kuruluşlar aracılığıyla genel kurul toplantısına ilişkin görüntü ve ses naklini EGKS’ye aktarmak ve sistemin işleyişine ilişkin olarak Bakanlık tarafından çıkarılacak Tebliğle belirlenecek işleyiş esaslarına uymak zorundadır.
d) Şirketlerin EGKS’yi kurmak yerine destek hizmeti alımını tercih etmeleri durumunda destek hizmeti alınan şirketler için de birinci fıkranın (a) bendi hükmü uygulanır. EGKS’den kaynaklanan nedenlerle hak sahiplerinin uğrayacağı zararlardan gerek destek hizmeti alan gerek destek hizmeti veren şirketin sorumluluğu genel hükümlere göre belirlenir.
Elektronik genel kurul sistemindeki işlemler
MADDE 14 –(1) Bu Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin elektronik ortamda genel kurula katılabilmeleri için EGKS’ye güvenli elektronik imza ile giriş yapmalarıgereklidir.
(2) EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantıbaşkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.
Bakanlığın düzenleme yetkisi
MADDE 15 –(1)Bu Yönetmeliğin uygulanmasına ve EGKS’nin taşıması gereken teknik ve güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esaslar Bakanlık tarafından çıkarılacak bir Tebliğ ile düzenlenir.
Geçiş hükmü
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) 5 inci maddenin birinci fıkrasında belirtilen esas sözleşme değişikliğinin, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerce, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden sonra yapacakları ilk genel kurul toplantısında yapılması zorunludur. Bu esas sözleşme değişikliğinin ilk genel kurulda yapılacak olması, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarih itibariyle hak sahiplerinin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmaları için gerekli olan sistemin kurulması ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkanının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmaz.
(2) Bakanlıkça, genel kurula ilişkin belgelerin EGKS tarafından MERSİS’e elektronik ortamda aktarılması uygulamasının başlatılmasına kadar genel kurul belgeleri toplantı bitiminde, toplantı başkanı tarafından, Bakanlık temsilcisinin kurumsal elektronik posta adresine veya KayıtlıElektronik Posta hesabına gönderilir veya elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içinde Bakanlık temsilcisine teslim edilir.
(3) Bu Yönetmeliğin yürürlük tarihinden önce, çağrısıyapılmış genel kurullara bu Yönetmelik hükümleri uygulanmaz.
Yürürlük
MADDE 16 –(1) Bu Yönetmelik 1/10/2012 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 17 –(1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür.
Resmi Gazete Tarihi: 29.08.2012 Resmi Gazete Sayısı: 28396
ANONİMŞİRKETLERİN GENEL KURULLARINDA UYGULANACAK ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİHAKKINDA TEBLİĞ
Amaç ve kapsam
MADDE 1 –(1) Bu Tebliğin amacı ve kapsamı, anonim şirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya imkan tanıyan elektronik genel kurul sisteminin kuruluşunu, işleyişini, teknik hususlar ile güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esaslarını belirlemektir.
Dayanak
MADDE 2 –(1) Bu Tebliğ, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 210 uncu ve 1527 nci maddesine dayanılarak düzenlenmiştir.
Tanımlar
MADDE 3 –(1) Bu Tebliğde geçen;
a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,
b) Borsaya kote şirket: İstanbul Menkul Kıymetler Borsası düzenlemeleri uyarınca borsaya kote olan anonim şirketleri,
c) CISA (Certified Information Systems Auditor): Bilgi sistemleri denetçi sertifikasını,
ç) Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS): Anonimşirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılmayı teminen 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca paylarıMerkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanacak elektronik platformu ve diğerşirketlerin 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini,
d) Elektronik ortamda katılma: Anonim şirket genel kurul toplantılarına Elektronik Genel Kurul Sisteminden katılmayı, görüşaçıklamayı, öneride bulunmayı ve oy kullanmayı,
e) Güvenli Elektronik İmza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
f) Hak sahibi: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun hükümleri uyarınca anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma hakkı olan gerçek veya tüzel kişiyi,
g) Kanun: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununu,
ğ) Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK): 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca kurulmuş olan Merkezi Kayıt Kuruluşunu,
h) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS): Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtlarıile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu merkezi ortak veri tabanını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen uygulamayı,
ı) Tevdi eden temsilcisi: Kanunun 429 uncu maddesinde belirtilen temsilciyi,
i) Toplantı başkanlığı: Kanunun 419 uncu maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan başkanlığı,
j) Yönetmelik: Kanunun 1527 nci maddesinin beşinci fıkrasında öngörülen Yönetmeliği,
ifade eder.
Genel kurul toplantısına katılım şeklinin bildirimi
MADDE 4 –(1) Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri, bu tercihlerini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS’den bildirmek zorundadırlar. Bu süre, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde bir gün olarak uygulanır.
(2) Şirket, genel kurula katılma taleplerini en geç iki iş günü içinde kontrol ederek EGKS’den kabul veya reddeder. Bu süre içinde reddedilmeyen talepler kabul edilmiş sayılır. Bu hüküm, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirket genel kurullarında uygulanmaz.
(3) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini genel kurul tarihinden bir gün öncesine kadar EGKS’de geri alabilir.
Elektronik genel kurul sistemine giriş süresi
MADDE 5 –(1) Anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden bir saat öncesinde başlar, genel kurulun başlama saatinden beş dakika öncesine kadar sürer.
Elektronik ortamda görüş açıklama
MADDE 6 –(1) Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılan hak sahibi, görüşülmekte olan gündeme ilişkin görüşünü EGKS’de yazılı olarak iletebilir. Hak sahibi her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir. Her bir görüş en fazla 600 karakter olabilir.
Oy verme ve oy süresi
MADDE 7 –(1) Anonim şirketin genel kurul gündeminde yer alan her bir gündem maddesine ilişkin olarak oylama, toplantı başkanı tarafından fiziki ve elektronik ortamda katılan hak sahipleri için aynı anda başlatılır. Elektronik ortamda oyların gönderilmesi beş dakika ile sınırlıdır.
Elektronik genel kurul sisteminin tescil ve ilanı
MADDE 8 –(1) Şirketler, Kanunun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrasına göre kendilerinin kuracakları EGKS’nin bu Tebliğ, Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu, bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen kurumlara tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür.
(2) EGKS hizmeti sağlayacak olan şirketler ise; sistemin, bu Tebliğ, Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu, bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen kurumlara teknik bir rapor ile tespit ettirmek zorundadırlar. Hizmet sağlayıcı şirketler bu teknik raporu, Bakanlığın uygun görüşünü aldıktan sonra kayıtlı bulundukları ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. Yükümlülük yerine getirilmeden şirketler destek hizmeti veremez.
(3) Teknik rapor; Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden alınabilir. Bu raporun iki yılda bir yenilenerek, birinci ve ikinci fıkrada öngörülen işlemlerin tekrarlanması zorunludur. Ancak Bakanlık gerekli gördüğü hallerde bu teknik raporun daha kısa bir sürede de alınmasını isteyebilir.
(4) Üçüncü fıkrada belirtilen Kurumların düzenleyecekleri teknik raporda, EGKS’nin asgari olarak;
a) ISO 27001’e uygun bir bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması alt yapısına sahip olduğu,
b) Güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama uygulamalarının, 5070 sayılı Kanuna ve ikincil düzenlemelerle belirlenen standartlara uygun olduğu,
c) 5070 sayılı Kanun ve ikincil düzenlemelerle belirlenen standart ve kriterlere uygun olarak verilerin uzun dönemli arşivlenmesine imkan tanıdığı,
ç) Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından ve diğer destek hizmeti veren şirketler tarafından oluşturulan platform veya bilişim sisteminin MERSİS’e ve ilgili diğer veri tabanlarına entegrasyonu sağlayacak yeterlikte olduğu, şirketlerin kendilerinin kurdukları bilişim sisteminin ise tescili gerekli belgeleri bu veri tabanlarına iletebilecek nitelikte olduğu,
gibi hususların tespitini içerir.
Elektronik genel kurul sisteminin güvenlik kriterleri ve teknik hususlar
MADDE 9 – (1) EGKS, asgari olarak Yönetmelikte belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olmalıdır.
(2) EGKS, toplantı yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü aktarımını sağlayacak, mesajlaşma gerçekleştirecek, birden çok güvenli elektronik imzanın seri ve paralel olarak atılabilmesini destekleyecek, sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa sürede cevap iletebilecek, genel kurul öncesi hak sahipleri tarafından elektronik genel kurul sistemine yapılacak kayıtların gizliliğini sağlayacak, toplantı başkanı ve bakanlık temsilcisi tarafından Yönetmelik hükümlerinde belirtilen güvenli elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek alt yapıya sahip olmalıdır.
Yürürlük
MADDE 10 –(1) Bu Tebliğ hükümleri 1/10/2012 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 11 –(1) Bu Tebliğ hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür.
Resmi Gazete Tarihi: 28.11.2012 Resmi Gazete Sayısı: 28481
ANONİM ŞİRKETLERİN GENEL KURUL TOPLANTILARININ USUL VE ESASLARI İLE BU TOPLANTILARDA BULUNACAK GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI TEMSİLCİLERİ
HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; anonim şirketlerin genel kurul toplantılarının Kanuna, ilgili mevzuata, şirket esas sözleşmesine ve iç yönergeye uygun olarak yapılmasının sağlanması, şirketlerin genel kurul çalışmalarının esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren iç yönergede bulunacak asgari unsurların belirlenmesi, anonim şirketlerde kendisine pay ve pay senedi tevdi edilen kişilerin bu pay ve pay senedinden doğan genel kurul toplantısına katılma ve oy hakkının kullanılmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; bakanlık temsilcisinin bulunmasızorunlu olan anonim şirket genel kurul toplantılarının belirlenmesini, anonimşirket genel kurul toplantılarında uygulanacak usul ve esasları ve toplantılarda bulunacak Bakanlık temsilcilerinin görev, yetki ve nitelikleri ile bunlara yapılacak ödemeleri, şirketlerin genel kurul çalışmalarının esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren iç yönergede bulunacak asgari unsurları,genel kurula katılma ve oy kullanma hakkını kullanacak olan pay veya pay senetlerinin tevdi edildiği kişiler, tevdi edilen kişilerin bağlı oldukları esas ve usuller ile temsil belgesinin içeriğini kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılıTürk Ticaret Kanununa dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,
b) Bakanlık Temsilcisi: Şirketlerin genel kurul toplantılarına katılmak üzere bu Yönetmelik hükümlerine göre görevlendirilen memuru,
c) Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS): Genel kurullara elektronik ortamda katılmayı teminen 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanacak elektronik platformu ve diğer şirketlerin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini,
ç) Elektronik Ortamda Katılma: Anonimşirket genel kurul toplantılarına Elektronik Genel Kurul Sisteminden katılmayı,görüş açıklamayı, öneride bulunmayı ve oy kullanmayı,
d) Genel Müdürlük: İç Ticaret Genel Müdürlüğünü,
e) İç yönerge: Şirketlerin genel kurul çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren düzenlemeyi,
f) İl Müdürlüğü: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İl Ticaret Müdürlüklerini,
g) Kanun: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununu,
ğ) Mahkeme: Şirketin merkezinin bulunduğu Asliye Ticaret Mahkemesini,
h) Şirket: Anonim şirketi,
ı) Tevdi eden: Sermaye PiyasasıKanununun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen payları veya pay senetlerini tevdi eden anonim şirket pay sahibini,
i) Tevdi edilen: Kayden izlenen paylarıveya pay senetlerini, bunların sahipleri adına tevdi alan ve bu Yönetmeliğin 44 üncü maddesinde belirlenen kişi veya kuruluşları,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Kurul Toplantılarına İlişkin Esaslar
Toplantı çeşitleri
MADDE 5 – (1) Şirketlerde aşağıda sayılan genel kurul toplantıları ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantısı yapılır:
a) Olağan genel kurul toplantısı: Şirket organlarının seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakereler yapmak ve karar almak üzere her hesap dönemi için yapılan toplantılardır.
b) Olağanüstü genel kurul toplantısı:Şirket için lüzumu halinde veya zorunlu ve ivedi sebepler çıktığı takdirde yapılan ve gündemini toplantı yapılmasını gerektiren sebeplerin oluşturduğu toplantılardır.
c) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantısı: İmtiyazlı payların bulunduğu şirketlerde, genel kurulun imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını sınırlayacak tarzda esas sözleşmeyi değiştirmeye karar vermesi halinde, Kanunun 454 üncü maddesine göre esas sözleşme değişikliği kararını onaylamak için sadece imtiyazlı pay sahiplerinin katılımıyla yapılan toplantılardır.
(2) İmtiyazlı pay sahiplerinin haklarınıihlal edecek nitelikteki esas sözleşme değişikliğinin görüşüleceği genel kurul toplantısında, imtiyazlı payları temsil eden sermayenin en az yüzde altmışına sahip olan imtiyazlı pay sahiplerinin veya temsilcilerinin toplantıda hazır bulunmaları ve bunların çoğunluğunun genel kurulda esas sözleşme değişikliğine olumlu oy vermeleri halinde, ayrıca özel kurul toplantısı yapılmaz.
Elektronik ortamda genel kurula katılma
MADDE 6 – (1) Elektronik ortamda genel kurul toplantısının yapılması ve karar alınması, 28/8/2012 tarihli ve 28395 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullaraİlişkin Yönetmelik hükümlerine tabidir. Anılan Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde bu Yönetmelik hükümleri kıyasen uygulanır.
(2) Genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
Toplantı zamanı
MADDE 7 – (1) Genel kurul toplantıları aşağıda belirtilen zamanlarda yapılır:
a) Olağan genel kurul toplantısı, her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Buna göre hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde toplantılar yılın ilk üç ayı içinde, özel hesap dönemi olan şirketlerde ise, hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç ay içinde yapılır.
b) Olağanüstü genel kurul toplantısı,şirket için toplantının yapılmasını gerektiren durumların ortaya çıktığızamanlarda yapılır.
c) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulu; imtiyazlı payların bulunduğu şirketlerde genel kurul tarafından imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını ihlal edecek mahiyette esas sözleşme değişikliğine karar verilmesi halinde, anılan karar tarihinden itibaren en geç bir ay içinde toplantıya çağrılır. Bu süre sonuna kadar imtiyazlı pay sahipleri toplantıya çağrılmazsa, her imtiyazlı pay sahibi yönetim kurulunun çağrı süresinin son gününden başlamak üzere onbeş gün içinde, bu kurulun toplantıya çağrılmasınımahkemeden isteyebilir. Çağrıya rağmen süresi içinde imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplanamazsa, genel kurul kararı onaylanmış sayılır.
(2) Esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde bu amaçla yapılacak genel kurul toplantıları,ancak bu izin alındıktan sonra yapılır.
Toplantı yeri
MADDE 8 – (1) Genel kurul toplantıları, esas sözleşmede aksine hüküm olmadıkça, şirketin merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırlarıiçinde yapılır. Şirket merkezinin bulunduğu yerde toplantının hangi adreste yapılacağı esas sözleşmede özel olarak belirtilmemişse, bunu belirleme yetkisi toplantı çağrısı yapanlara aittir.
(2) Toplantının, şirket merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları dışındaki başka bir yerde veya yurt dışında yapılabilmesi için bunun esas sözleşmede açıkça düzenlenmesi gerekir.
(3) Çağrı ilanında; toplantı yerinin doğru, anlaşılır ve ayrıntılı biçimde belirtilmesi gerekir.
Çağrıya yetkili olanlar
MADDE 9 – (1) Olağan ve olağanüstü genel kurullar ile imtiyazlıpay sahipleri özel kurulu, görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır.
(2) Yönetim kurulunun mevcut olmamasıveya devamlı olarak toplanamaması yahut toplantı nisabının oluşmasına imkan bulunmaması halinde, Kanunun 410 uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre, mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir.
(3) Şirket sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan veya esas sözleşmede öngörülmesi halinde daha az sayıdaki pay sahiplerince oluşturulan azlık pay sahipleri, yönetim kurulundan, gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulun toplantıya çağrılmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise, karara bağlanmasını istedikleri hususların gündeme konulmasını yazılı olarak noter aracılığıyla isteyebilirler. Gündeme madde konulması isteminin, çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırılması tarihinden önce yönetim kuruluna ulaşmış olması gerekir.
(4) Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin yönetim kuruluna yaptıkları başvurunun kabul edilmesine rağmen kırkbeş gün içerisinde toplantı çağrısının yönetim kurulu tarafından yapılmaması halinde azlık pay sahipleri, genel kurulu toplantıya çağırabilir.
(5) Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin talebinin yönetim kurulu tarafından reddedilmesi veya yedi iş günü içerisinde olumlu cevap verilmemesi üzerine Kanunun 412 nci maddesi gereğince mahkemece atanmış kayyım tarafından genel kurul toplantıya çağrılabilir.
(6) Tasfiye halinde olan şirketlerde tasfiye memurları, görevleri ile ilgili konular için genel kurulu toplantıya çağırabilirler.
(7) Süresi içerisinde yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılmaması üzerine, Kanunun 454 üncü maddesinin ikinci fıkrası uyarınca mahkeme tarafından yetkilendirilen imtiyazlı pay sahiplerinden her biri, imtiyazlı pay sahipleri özel kurulunu toplantıya çağırabilir.
Çağrı usulü
MADDE 10 – (1) Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler internet sitelerinde ve her halde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile çağrılır. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayanşirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır. Ayrıca, pay defterinde yazılı pay sahipleri ile önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adresini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. 2499 sayılı Kanunun 11 inci maddesinin altıncıfıkrası hükmü saklıdır.
(2) Genel kurulun toplantıya çağrısı,ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır.
(3) Çağrısı yapılan ilk toplantıda nisabın temin edilememesi halinde, genel kurul aynı usulle yeniden toplantıya çağrılır. İlk toplantının ilan metnine, nisabın sağlanamaması halinde yapılacak ikinci toplantının çağrısına dair konulan hükümler geçersizdir.
(4) Azlığın istemi üzerine, Kanunun 420 nci maddesinin birinci fıkrası uyarınca genel kurul toplantısının, toplantıbaşkanının kararıyla bir ay sonraya ertelenmesi halinde, erteleme kararı,Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilir ve internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerin internet sitelerinde karar tarihinden itibaren en geç beş gün içinde yayımlanır. Ertelenen genel kurul bir ay sonra yapılmak üzere, çağrı usulüne uyularak tekrar toplantıya çağrılır.
İlanın içeriği
MADDE 11 – (1) Genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda;
a) Toplantı günü ve saati,
b) Toplantı yeri,
c) Gündem,
ç) Gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri,
d) Çağrının kimin tarafından yapıldığı,
e) İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı,
f) Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisininşirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu,
g) Kanunun 428 inci maddesinde tanımlanan temsilcilerin kimlikleri ve bunlara ulaşılabilecek iletişim bilgileri,
belirtilir.
(2) Yapılacak ilanda, genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekâletname örneklerine de yer verilir.
Çağrısız toplantı
MADDE 12 – (1) Bütün pay sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı varolduğu sürece karar alabilirler. Genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklıdır.
Gündem
MADDE 13 – (1) Olağan genel kurul toplantısının gündeminde sırasıyla şu hususlar bulunur:
a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.
b) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi.
c) Denetçi raporlarının okunması.
ç) Finansal tabloların okunması,müzakeresi ve tasdiki.
d) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası.
e) Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi.
f) Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi.
g) Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması.
ğ) Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti.
h) Denetçinin seçimi.
ı) Lüzum görülecek sair hususlar.
(2) Lüzum görülen sair hususlar gündeme açıkça yazılmalıdır. Görüşülecek konu önceden tespit edilip gündeme yazılmadan,“lüzum görülecek sair hususlar” şeklinde bir gündem maddesi belirlenemez.
(3) Kanun ve esas sözleşme gereği genel kurulun yetkisinde olan ve olağanüstü genel kurul toplantı gündemini oluşturan her türlü konu, olağan genel kurul toplantı gündemine yazılabilir.
(4) Azlığın süresi içinde müracaat etmesi halinde, görüşülmesini istediği konular yönetim kurulu tarafından gündeme alınır.
(5) Yapılan denetim sonucunda veya herhangi bir sebeple Bakanlıkça, şirket genel kurulunda görüşülmesi istenen konuların gündeme konulması zorunludur.
(6) Gündem, genel kurulu toplantıya çağıran tarafından belirlenir.
Toplantı başkanlığı
MADDE 14 – (1) Esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa toplantıyı yönetecek başkan ve gereğinde başkan yardımcısı genel kurul tarafından seçilir.
(2) Toplantı başkanı, tutanak yazmanıile gerek görürse oy toplama memurunu tayin ederek başkanlığı oluşturur. Ayrıca tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmemişse, bunlara ait görevler toplantı başkanı tarafından yerine getirilir. Elektronik Genel Kurul Sistemindeki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantıbaşkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir. Tek pay sahiplişirketlerde tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmesi zorunlu değildir.
Toplantıda hazır bulundurulacak belgeler
MADDE 15 – (1) Genel kurul toplantı yerinde;
a) Şirketin esas sözleşmesi,
b) Pay defteri,
c) Toplantıya çağrının yapıldığınıgösteren gazete ve diğer belgeler,
ç) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu,
d) Denetçi raporu,
e) Finansal tablolar,
f) Gündem,
g) Gündemde esas sözleşme değişikliği varsa, izne tabi şirketlerde Bakanlıktan alınan izin yazısı ve eki değişiklik tasarısı, diğer şirketlerde ise yönetim kurulunca hazırlanmış değişiklik tasarısı,
ğ) Hazır bulunanlar listesi,
h) Genel kurul erteleme üzerine toplantıya çağrılmışsa bir önceki toplantıya ilişkin toplantı tutanağı,
fiziki ve/veya elektronik ortamda hazır bulundurulur.
Hazır bulunanlar listesi
MADDE 16 – (1) Genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi; Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından 2499 sayılı Kanunun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylar bakımından pay sahipleri çizelgesine, diğer paylardan senede bağlanmamış bulunan veya nama yazılı olan paylar ile ilmühaber sahipleri için pay defteri kayıtlarına ve hamiline yazılı pay senedi sahipleri bakımından ise giriş kartı alanlara göre yönetim kurulunca hazırlanır ve söz konusu liste yönetim kurulu başkanı veya başkanın yetkilendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından imzalanır.
(2) Genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi, Ek-2’deki örneğe uygun olarak hazırlanır.
(3) Yönetim kurulunca hazırlanan genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi, toplantıda hazır bulunan pay sahipleri veya temsilcileri, toplantı başkanı ile Bakanlık temsilcisinin bulunma zorunluluğu olan toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır ve hazır bulunanlar listesi adını alır.
Toplantıda bulunma zorunluluğu
MADDE 17 – (1) Genel kurul toplantılarında murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin hazır bulunması şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri de genel kurul toplantısına katılabilirler. Denetime tabi olanşirketlerin genel kurul toplantılarında denetçi de hazır bulunur.
Toplantıya katılma hakkı
MADDE 18 – (1) Genel kurul toplantısına yönetim kurulu tarafından hazırlanan genel kurula katılabilecekler listesinde yer alan bütün pay sahiplerinin katılma hakkı vardır. Bu pay sahipleri genel kurul toplantılarına bizzat kendileri katılabileceği gibi üçüncü bir kişiyi de temsilcisi olarak genel kurula gönderebilir. Temsilcinin pay sahibi olması şartını öngören esas sözleşme hükmü geçersizdir.
(2) Gerçek kişi pay sahipleri, genel kurula katılabilecekler listesini kimliklerini ibraz etmek suretiyle, tüzel kişi pay sahipleri ise tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili olan kişilerin kimlikleriyle beraber yetki belgelerini ibraz etmek suretiyle imzalarlar. Gerçek veya tüzel kişi pay sahiplerini temsilen genel kurula katılacakların ayrıca temsil belgelerini de ibraz etmeleri zorunludur.
(3) Hamiline yazılı pay senedi sahipleri genel kurul toplantı gününden en geç bir gün önce, bu senetlere zilyet olduklarını ispatlayarak giriş kartı almak ve ibraz etmek suretiyle genel kurul toplantısına katılabilirler.
(4) Hamiline yazılı pay senedini, rehin, hapis hakkı, saklama sözleşmesi veya kullanım ödüncü sözleşmesi ve benzeri sözleşmeler sebebiyle elde bulunduran kimse, pay sahibi tarafından bu Yönetmelik hükümleri uyarınca yetkilendirilmişse genel kurula katılıp oy kullanabilir.
(5) Bir payın üzerinde intifa hakkıbulunması halinde aksi kararlaştırılmamışsa genel kurula katılma ve oy hakkıintifa hakkı sahibi tarafından kullanılır. Bu durumda genel kurul toplantısına katılan kimse intifa hakkı sahibi olduğunu belgelendirmek zorundadır.
(6) Bir pay birden çok kişinin ortak mülkiyetinde ise, bunlar ancak kendi içlerinden veya dışarıdan seçecekleri bir temsilci vasıtasıyla genel kurula katılıp oy kullanabilirler.
(7) Halka açık olmayan şirketlerde gerek nama gerek hamiline yazılı pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri için vekâletnamenin Ek-3’teki örneğe uygun olarak noter onaylı şekilde düzenlenmesi veya noter onaylı olmayan vekaletnamelerde noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi gerekir. Elektronik Genel Kurul Sisteminden yapılan temsilci tayinlerine ilişkin olarak Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri ve Sermaye Piyasası Kurulunun halka açık şirketlerde genel kurula vekâleten katılma ve oy kullanılmasına ilişkin düzenlemeleri saklıdır.
(8) Her pay sahibinin genel kurulda sadece bir kişi tarafından temsil edilmesi esastır. Ancak birden fazla kişiye temsil yetkisinin verilmesi veya tüzel kişi pay sahiplerini temsil ve ilzama yetkili birden fazla kişinin genel kurula katılması durumlarında ise bunlardan ancak birisi tarafından oy kullanılabilir. Oy kullanmaya kimin yetkili olduğunun yetki belgesinde gösterilmesi şarttır. Bu fıkra hükmü Kanunun 429 uncu maddesi uyarınca payların birden fazla kişiye tevdi edildiği durumda her biri oy hakkı sahibi olan tevdi eden temsilcilerine uygulanmaz.
(9) Pay sahiplerinin genel kurulda kanuni temsilciler vasıtasıyla temsil edilebilmesi bu durumun belgelendirilmesine bağlıdır.
Oy hakkı ve kısıtlamaları
MADDE 19 – (1) Her pay sahibinin genel kurulda en az bir oy hakkı vardır. Pay sahipleri oy haklarını, paylarının toplam itibarî değeriyle orantılı olarak fiziki veya elektronik ortamda kullanırlar. Ancak her durumda oy hakkının doğabilmesi için, esas sözleşmede daha yüksek bir miktarın ödenmesi öngörülmüşse bunun, öngörülmemişse pay tutarının dörtte birine karşılık gelen miktarın ödenmesi şarttır.
(2) Kanunun 479 uncu maddesinin birinci ve ikinci fıkraları uyarınca esas sözleşme ile paylara oy hakkında imtiyaz tanınmış ise;
a) Esas sözleşme değişikliğinde,
b) Yönetim kurulunun ibrasında ve yönetim kurulu aleyhine sorumluluk davası açılmasında,
imtiyazlı oy kullanılamaz.
(3) Pay sahiplerinden hiçbiri; kendisi, eşi, alt ve üstsoyu veya bunların ortağı oldukları şahıs şirketleri ya da hâkimiyetleri altındaki sermaye şirketleri ile şirket arasındaki kişisel nitelikte bir işe veya işleme veya herhangi bir yargı kurumu ya da hakemdeki davaya ilişkin olan müzakerelerde oy kullanamaz.
(4) Şirket yönetim kurulu üyeleriyle yönetimde görevli imza yetkisini haiz kişiler veya bunların temsilcileri, yönetim kurulu üyelerinin ibra edilmelerine ilişkin kararlarda kendilerine ait paylardan doğan oy haklarını kullanamaz. Ancak anılan kişiler, yönetim kurulu üyesi olmayan diğer pay sahiplerinin oy haklarını temsilen kullanabilirler.
Oy kullanma şekli
MADDE 20 – (1) Özel mevzuatında, şirket esas sözleşmesinde, iç yönergede yer alan özel hükümler ve genel kurulda alınacak kararlar saklıkalmak kaydıyla, genel kurul toplantısında oylama açık ve el kaldırmak suretiyle yapılır.
(2) Elektronik ortamda yapılan genel kurullarda oy kullanımına ilişkin hükümler saklıdır.
Vekaletnamenin unsurları ve geçerlilik süresi
MADDE 21 – (1) Vekaletnamede; şirketin unvanı, ait olduğu genel kurul toplantısının tarihi, vekilin adı ve soyadı, pay sahibinin pay adedi ile adı ve soyadı veya unvanı ve imzasının bulunması şarttır. Bu bilgilerden herhangi biri bulunmayan özel veya genel vekâletnameler geçersizdir. Konuya ilişkin, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullaraİlişkin Yönetmelik hükümleri ile Sermaye Piyasası Kurulunun düzenlemeleri saklıdır.
(2) Vekaletnameler, ait olduğu genel kurul toplantısı ve yeni bir vekil atanmadığı sürece hukuken bunun devamısayılan toplantılar için geçerlidir. Gündemin değiştirilmemesi kaydıyla, nisabın yokluğu, azlığın talebi veya genel kurulun kararıyla yahut herhangi bir nedenle toplantının ertelenmesi halinde yapılacak toplantılar hukuken önceki toplantının devamı sayılır.
Toplantı ve karar nisapları
MADDE 22 – (1) Esas sözleşmede daha ağır bir nisap öngörülmemişse, aşağıdaki fıkralarda gösterilen konular dışındaki yapılacak genel kurullarda şirket sermayesinin en az dörtte birini temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin hazır bulunmaları şarttır. Bu nisabın toplantı süresince korunması zorunludur. İlk toplantıda bu nisabın bulunmamasıhalinde, yapılacak ikinci toplantıda hazır bulunan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin temsil ettikleri sermayenin miktarı ne olursa olsun müzakere yapmaya ve karar vermeye yetkilidir. Kararlar toplantıda hazır bulunanların oylarının çoğunluğu ile alınır.
(2) Genel kurulda, şirket merkezinin yurtdışına taşınması, bilânço zararlarının kapatılması için yükümlülük ve ikincil yükümlülük kabul edilmesi hakkındaki kararlar sermayenin tümünü oluşturan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin oy birliğiyle alınır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda da aynınisap aranır.
(3) Şirketin işletme konusunun tamamen değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği kararları sermayenin en az yüzde yetmişbeşini oluşturan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oylarıyla alınır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisap aranır.
(4) Dokuzuncu fıkra hükümleri saklıkalmak kaydıyla, tür değiştirme kararı genel kurulda mevcut bulunan oyların üçte ikisi ile alınır. Ancak bu kararın geçerli olabilmesi için karar lehinde kullanılan oyların esas veya çıkarılmış sermayenin üçte ikisini temsil etmesişarttır. Şirketin limited şirkete dönüştürülmesinde, ek ödeme veya kişisel edim yükümlülüğünün doğması halinde veya şirketin kooperatife dönüştürülmesinde, kararlar tüm pay sahiplerinin oybirliği ile alınır. İlk toplantıda bu nisapların bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisaplar aranır.
(5) Bölünme kararı genel kurulda mevcut bulunan oyların dörtte üçü ile alınır. Ancak bu kararın geçerli olabilmesi için karar lehinde kullanılan oyların esas veya çıkarılmış sermayenin çoğunluğunu temsil etmesi şarttır. Bölünme sonucunda, devreden şirketteki mevcut pay oranının değişmesi halinde devreden şirketin bölünme kararı, oy hakkını haiz pay sahiplerinin en az yüzde doksanıyla alınır. İlk toplantıda bu nisapların bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisaplar aranır.
(6) Birleşme kararı genel kurulda mevcut bulunan oyların dörtte üçü ile alınır. Ancak bu kararın geçerli olabilmesi için, karar lehinde kullanılan oyların esas veya çıkarılmış sermayenin çoğunluğunu temsil etmesi şarttır. Ancak, birleşme sözleşmesinde bir ayrılma akçesi öngörülüyorsa, birleşme sözleşmesinin oy hakkını haiz pay sahiplerinin en az yüzde doksanının olumlu oyuyla onaylanması şarttır. Birleşme nedeniyle şirketin işletme konusunun tamamen değişmesi halinde, bu maddenin üçüncü fıkrasında öngörülen nisapla; işletme konusunda kısmi değişiklik öngörülmesi halinde ise bu maddenin onbeşinci fıkrasında öngörülen nisapla karar alınır. İlk toplantıda bu nisapların bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisaplar aranır.
(7) Şirket sermayesinin azaltılmasına ilişkin esas sözleşme değişikliği kararları, sermayenin en az yüzde yetmişbeşini oluşturan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oylarıyla alınır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisap aranır.
(8) İmtiyazlı pay oluşturulması ve nama yazılı payların devrinin sınırlandırılmasına ilişkin esas sözleşme değişiklikleri kararı, toplam sermayenin yüzde yetmişbeşini temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oylarıyla alınır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisap aranır.
(9) Pay senetleri menkul kıymet borsalarında işlem gören şirketlerde, sermayenin artırılması ve kayıtlı sermaye tavanının yükseltilmesine ilişkin esas sözleşme değişiklikleri ile birleşmeye, bölünmeye ve tür değiştirmeye ilişkin kararların görüşüleceği genel kurullarda, esas sözleşmede daha ağır bir nisap öngörülmemişse, şirket sermayesinin en az dörtte birini oluşturan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin hazır bulunmalarıve bu nisabın toplantı süresince korunması şarttır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde yapılacak ikinci toplantıda hazır bulunan pay sahipleri, sahip oldukları payların miktarı ne olursa olsun müzakere yapmaya ve karar vermeye yetkilidir. Kararlar toplantıda hazır bulunanların oylarının çoğunluğu ile alınır.
(10) Şirketin tasfiyesi kararı, toplam sermayenin yüzde yetmişbeşini temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oylarıyla alınır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisap aranır.
(11) Özel kanun hükümleri saklı kalmak kaydıyla, esas sözleşmede aksi düzenlenmedikçe, her çeşidi ile tahviller, finansman bonoları, varlığa dayalı senetler, iskonto esası üzerine düzenlenenler de dâhil diğer borçlanma senetleri, alma ve değiştirme hakkınıhaiz senetler ile her çeşit menkul kıymetlerin ihracı veya bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi ile ilgili genel kurul kararları, sermayenin en az yüzde yetmişbeşini oluşturan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oylarıyla alınır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde yapılacak ikinci toplantıda da aynı nisaplar aranır.
(12) Genel kurul toplantısında, önemli miktarda şirket aktiflerinin toptan satışı kararı, şirket sermayesinin en az yüzde yetmişbeşini oluşturan pay sahiplerinin olumlu oylarıyla alınır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda da aynınisaplar aranır.
(13) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantısında, imtiyazlı payları temsil eden sermayenin en az yüzde altmışına sahip pay sahiplerinin veya temsilcilerinin hazır bulunmaları şarttır. Kararlar, toplantıda temsil edilen payların çoğunluğu ile alınır.
(14) Şirket süresinin dolmasıyla veya genel kurul kararıyla tasfiyeye girmiş şirketlerde, tasfiyeden dönülmesi kararı, şirket sermayesinin en az yüzde altmışını oluşturan pay sahiplerinin olumlu oylarıyla alınır. Bu kararın alınabilmesi için şirket malvarlığının dağıtımına başlanmamış olmalıdır.
(15) Bu maddede düzenlenen hususlar dışındaki esas sözleşme değişikliklerinin görüşüleceği genel kurul toplantılarında, şirket sermayesinin yarısını temsil eden pay sahiplerinin hazır bulunmaları şarttır. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, en geç bir ay içinde yapılacak ikinci toplantıda şirket sermayesinin en az üçte birini oluşturan pay sahiplerinin hazır bulunmaları yeterlidir. Kararlar toplantıda hazır bulunanların oylarının çoğunluğu ile alınır.
(16) Bu maddenin 3 ila 15 inci fıkralarında gösterilen hususlarda, genel kurulda karar alınabilmesi için esas sözleşmede daha ağır nisaplar öngörülebilir. Bu durumda söz konusu toplantılarda esas sözleşmedeki nisaplara göre karar alınır.
Toplantının açılması ve yönetimi
MADDE 23 – (1) Çağrısı yönetim kurulu tarafından yapılan toplantılar, iç yönergede yapılan belirlemeye uygun olarak, çağrısı yönetim kurulu dışındaki yetkililer tarafından yapılan toplantılar ise iç yönergede bu konuda belirleme yapılmamışsa bu yetkililer tarafından fiziki ve elektronik ortamda açılır.
(2) Genel kurul, açılışı müteakip bu Yönetmeliğin 14 üncü maddesi uyarınca oluşturulacak toplantı başkanlığıtarafından yönetilir.
(3) Bakanlık temsilcisinin bulunmasızorunlu olan toplantılarda bakanlık temsilcisinin, diğer toplantılarda ise toplantı başkanının; şirket esas sözleşmesi ve iç yönergesi ile Kanun ve diğer ilgili mevzuatta öngörülen hususların yerine getirildiğini ve gerekli nisabın sağlandığını tespit etmesinden sonra toplantıya devam edilir.
(4) Tek pay sahipli anonim şirketlerde, bu pay sahibi genel kurulun tüm yetkilerine sahiptir. Tek pay sahibinin genel kurul sıfatıyla alacağı kararların geçerlilik kazanabilmesi için yazılıolmaları şarttır.
Temsilci bildirimlerinin açıklanması
MADDE 24 – (1) Toplantı gündeminin görüşülmesine başlanmadan önce, organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilci ile tevdi eden temsilcilerinin, temsil edecekleri kişilerin payları ile ilgili şirkete yaptıkları bildirimler, Kanunun 431 inci maddesi uyarınca doğrudan veya pay sahiplerinden birinin talebi üzerine toplantı başkanı tarafından açıklanır. Bu açıklamanın yapılmaması tek başına genel kurulda karar alınmasını engellemez. Ancak bu hususun tutanağa yazılması zorunludur.
Toplantı gündeminin görüşülmesi
MADDE 25 – (1) Aşağıda belirtilen istisnalar dışında, toplantıgündeminde yer almayan konular görüşülemez ve karara bağlanamaz:
a) Pay sahiplerinin tamamının hazır bulunması halinde, gündeme oybirliği ile konu ilave edilebilir.
b) Kanunun 438 inci maddesi uyarınca, herhangi bir pay sahibinin özel denetim talebi, gündemde yer alıp almadığına bakılmaksızın genel kurulca karara bağlanır.
c) Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi hususları, yıl sonu finansal tabloların müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır ve gündemde konuya ilişkin madde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın istem halinde doğrudan görüşülerek karar verilir.
ç) Gündemde madde bulunmasa bile, yolsuzluk, yetersizlik, bağlılık yükümünün ihlali, birçok şirkette üyelik sebebiyle görevin ifasında güçlük, geçimsizlik, nüfuzun kötüye kullanılması gibi haklı sebeplerin varlığı halinde, yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmasıve yerine yenilerinin seçilmesi hususları genel kurulda hazır bulunanların oy çokluğuyla gündeme alınır.
(2) Toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğunun kararıyla gündem maddelerinin görüşülme sırası değiştirilebilir.
(3) Genel kurulda müzakere edilerek karara bağlanmış gündem maddesi, hazır bulunanların oy birliği ile karar verilmedikçe yeniden görüşülüp karara bağlanamaz.
Toplantı tutanağının düzenlenmesi
MADDE 26 – (1) Genel kurul toplantısında yapılan görüşmeler ve alınan kararlar, toplantı başkanlığı tarafından tutanağa yazılır. Genel kurul tutanağı, toplantı mahallinde ve toplantı sırasında en az iki nüsha olarak düzenlenir. Tutanak, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisinin katılmasıgereken toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır. Tek pay sahiplişirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin de toplantı tutanağını imzalaması zorunludur.
(2) Tutanakta, Ek-4’teki örnekte olduğu gibi; şirketin unvanının, toplantı tarihinin ve yerinin, şirketin toplam sermayesinin ve pay adedinin, toplantıda hazır bulunan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin sahip oldukları pay sayılarının toplamı ve grupları ile paylarının itibari değerlerinin toplamı gösterilmek suretiyle toplantı nisabı,genel kurulda sorulan soruların ve verilen cevapların, alınan her karar için kullanılmış olumlu ve olumsuz oy sayılarının, Bakanlık temsilcisi bulunmakta ise bunların ad ve soyadları ile görevlendirme yazısının tarih ve sayısının, çağrıya dayalı toplantı yapılıyorsa çağrının ne surette yapıldığının; çağrısız toplantı yapılıyorsa bu durumun belirtilmesi zorunludur.
(3) Toplantıda alınan kararlar, hiçbir tereddütte yer vermeyecek şekilde, olumlu ve olumsuz oyların toplamları da gösterilmek suretiyle tutanakta belirtilir.
(4) Toplantıda alınan kararlara muhalif kalarak, muhalefet şerhi yazmak isteyenlerin şerhleri tutanağa yazılır veya yazılı olarak verilen muhalefet şerhleri tutanağa eklenir. Tutanağa şerh koyan pay sahibinin adı ve soyadı yazılarak, muhalefet şerhinin ekli olduğu belirtilir. Tutanağa eklenen muhalefet şerhi de toplantı başkanı ve Bakanlık temsilcisi bulunan toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır.
(5) Toplantı başkanının, Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu olan toplantılarda Bakanlık temsilcisinin veya tek pay sahipli şirkette hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin imzalamadığıtoplantı tutanakları geçersizdir.
Toplantının yapılamaması
MADDE 27 – (1) Aşağıdaki hallerde genel kurul toplantısıyapılamaz:
a) 32 nci maddede sayılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulunmaması.
b) Çağrısız ya da Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile çağrısı yapılmadan toplanan genel kurullarda tüm pay sahiplerinin asaleten veya temsilen hazır bulunmaması.
c) Çağrısız ya da Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile çağrısı yapılmadan toplanan genel kurullarda tüm pay sahiplerinin asaleten veya temsilen hazır bulunmalarına rağmen aralarından birinin toplantının yapılmasına itirazda bulunması.
ç) Toplantının yapılmasının mahkeme kararıyla durdurulması.
(2) Esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde değişikliğe ilişkin iznin alınmamış olması halinde gündemde yer alan esas sözleşme değişikliği görüşülemez.
Toplantının ertelenmesi
MADDE 28 – (1) Toplantı başlamadan önce, Kanun ve esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının sağlanamaması veya toplantısırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması halinde toplantı ertelenir.
(2) Kanun ve esas sözleşmeye uygun olarak çağırılmış genel kurul toplantısı ancak gündeme geçilmeden önce ve genel kurul tarafından alınacak bir karar ile ertelenebilir.
(3) Finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konular sermayenin en az onda birine, halka açık şirketlerde yirmide birine sahip azlık pay sahiplerinin istemi üzerine genel kurul kararına gerek olmaksızın, toplantı başkanı tarafından bir ay sonraya ertelenmesi zorunludur. Azlık pay sahipleri tarafından finansal tablolar hakkında ileri sürülecek tüm itirazların ilk toplantıda yapılması ve bunların tutanağa yazılması zorunludur.
(4) Erteleme üzerine yapılacak toplantıda aynı veya farklı gerekçelerle azlık pay sahipleri tarafından finansal tabloların müzakeresinin tekrar ertelenmesi talep edilemez. Ancak, finansal tabloların itiraza uğrayan ve tutanağa geçmiş noktaları hakkında ilgililer tarafından dürüst hesap verme ilkeleri uyarınca cevap verilmemişolması sebebiyle azlık tarafından yapılacak erteleme talebi üzerine de toplantıyeniden bir ay sonraya ertelenir.
(5) Kolluk güçlerinin ve varsa Bakanlık temsilcisinin görüşü alınmak suretiyle toplantının güvenlik açısından sağlıklıbir şekilde yapılamayacağının anlaşılması üzerine genel kurul, toplantıbaşkanlığı tarafından ertelenebilir.
(6) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma sistemini uygulayanşirketlerin genel kurul toplantılarında Elektronik Genel Kurul Sisteminin çalışması için Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullaraİlişkin Yönetmelik hükümlerine uygun şartların sağlanmadığının tespiti üzerine genel kurul, Bakanlık temsilcisinin görüşü alınmak kaydıyla toplantı başkanlığıtarafından ertelenebilir.
Toplantı sonunda yapılacak işlemler
MADDE 29 – (1) Toplantı başkanı genel kurul toplantı tutanağının bir nüshasını ve hazır bulunanlar listesi dahil toplantı ile ilgili diğer tüm belgeleri, derhal şirkete teslim eder. Yönetim kurulunca genel kurul toplantısından sonra genel kurul tutanağının noter tasdikli bir sureti ile Bakanlık temsilcisi bulunan toplantılarda temsilcinin görevlendirme yazısının bir nüshası ve ticaret sicili müdürlüğünce istenecek diğer belgeler, derhal ilgili ticaret sicili müdürlüğüne verilir.
(2) Yönetim kurulu tescil ve ilana tabi hususları, ticaret siciline tescil ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan ettirir. İnternet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler, genel kurul tutanağınıhemen internet sitelerinde de ilân eder.
(3) Toplantı başkanı, hazır bulunanlar listesinin, gündemin ve genel kurul toplantı tutanağının birer nüshasınıBakanlık temsilcisine teslim eder.
(4) Bu maddede belirtilen belgelerin Elektronik Genel Kurul Sistemi üzerinden elektronik platformlara iletilmesine Bakanlıkça karar verilebilir.
(5) Genel kurul işlemleri ile ilgili belgelerin elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile düzenlenmesi halinde bu belgelerde noter onayı aranmaz.
Genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri
MADDE 30 – (1) Genel kurul aşağıda belirtilen görev ve yetkilerini bir başka organ veya kişilere devredemez:
a) Esas sözleşmenin değiştirilmesi.
b) Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, görevden alınması ile ücret, huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi ve ibraları hakkında karar verilmesi.
c) Kanunda öngörülen istisnalar dışında denetçinin seçimi.
ç) Finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, yıllık kâr üzerinde tasarrufa, kâr payları ile kazanç paylarının belirlenmesine, yedek akçenin sermayeye veya dağıtılacak kâra katılması dâhil, kullanılmasına dair kararların alınması.
d) Kanunda öngörülen istisnalar dışındaşirketin sona ermesine ve tasfiyeden dönülmesine karar verilmesi.
e) Önemli miktarda şirket varlığının toptan satışı.
f) Esas sözleşme ile görev süreleri belirlenmemiş ise yönetim kurulu üyelerinin üç yılı aşmamak üzere görev sürelerinin belirlenmesi.
g) Aksi kanunlarda öngörülmedikçe; her türlü tahvil, finansman bonoları, varlığa dayalı senetler, iskonto esasıüzerine düzenlenenler de dâhil, diğer borçlanma senetleri, alma ve değiştirme hakkını haiz senetler ile her çeşit menkul kıymetlerin çıkarılması veya bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi.
ğ) Birleşme, bölünme, tür değiştirme kararlarının alınması.
h) Hakimiyet sözleşmesinin onaylanması.
ı) Genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin iç yönergenin onaylanması veya değiştirilmesi.
i) Sermayenin azaltılmasına ilişkin yönetim kurulunca hazırlanan raporun onaylanması.
j) Şirketin tescil tarihinden itibaren iki yıl içinde bir işletme veya aynın esas sermayenin onda birini aşan bir bedel karşılığında devralınmasına veya kiralanmasına ilişkin yapılmışsözleşmelerin onaylanması.
(2) Birinci fıkranın (b) bendi uyarınca seçilecek yönetim kurulu üyelerinin;
a) Tüzel kişi adına tescil edilecek gerçek kişi de dahil olmak üzere tam ehliyetli olması,
b) 14/7/1965 tarihli ve 657 sayılıDevlet Memurları Kanununun 28 inci maddesi hükmü saklı kalmak kaydıyla Devlet memuru olmaması,
c) İflasına karar verilmemiş olması,
ç) Özel mevzuatı ve/veya şirketin esas sözleşmesi ile getirilen özel şartları taşıması,
zorunludur.
(3) Genel kurul toplantısında hazır bulunmayanların yönetim kurulu üyeliklerine seçilmesi halinde, bunların bu göreve aday olduklarını veya görevi kabul ettiklerini belirten yazılıbeyanlarının bulunması şarttır.
Saklama müddeti
MADDE 31 – (1) Genel kurul toplantısına ilişkin belgeler Bakanlıkça/il müdürlüğünce beş yıl süreyle saklanır.
(2) Genel kurul toplantısının şirket merkezinin bulunduğu ilden başka bir ilde yapılması hâlinde toplantıyla ilgili belgeler, toplantının yapıldığı yerdeki il müdürlüğü tarafından saklanır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Bakanlık Temsilciliğineİlişkin Esaslar
Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu
MADDE 32 – (1) Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:
a) Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.
b) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.
c) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.
ç) Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.
(2) Birinci fıkrada sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.
(3) Bakanlık temsilcisi bulunmasızorunlu olmayan toplantılar için, çağrı yapanlar dışındakilerin Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine ilişkin görevlendirme makamına doğrudan yapacakları başvurular dikkate alınmaz. Ancak sermayenin en az onda birini oluşturan pay sahipleri tarafından gerekçeleri de bildirilmek suretiyle Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine dair talep, görevlendirme makamının değerlendirilmesine sunulmak üzere şirkete yapılır. Toplantıya çağıranlar tarafından bu talebin görevlendirme makamına iletilmesi zorunludur.
(4) Birinci fıkrada belirtilen toplantılar ile ikinci ve üçüncü fıkralar uyarınca Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda, Bakanlık temsilcisinin yokluğunda alınan kararlar geçerli değildir.
(5) Şirket genel kurullarında Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilenler, görevlendiren makam tarafından ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilir.
Bakanlık temsilcilerinin nitelikleri
MADDE 33 – (1) Temsilcilerin aşağıda sayılan niteliklere sahip olmaları gerekir:
a) Genel Müdürlükte veya il müdürlüklerinde asil memur olarak çalışıyor olmak.
b) Bakanlıkça veya il müdürlüklerince düzenlenen eğitime katılmış olmak ve bu eğitim sonunda Bakanlıkça yapılacak sınavda başarılı olmak.
c) Görev sorumluluğuna ve temsil yeteneğine sahip olmak.
ç) En az yüksekokul mezunu olmak.
(2) Elektronik ortamda yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin ilave olarak, elektronik genel kurul sisteminin işleyişi ve kullanımına ilişkin Bakanlıkça yapılacak eğitime katılması ve eğitim sonucunda düzenlenecek sınavda da başarılı olması gerekir. Bu amaçla düzenlenecek eğitimler hizmet satın almak suretiyle de yapılabilir.
(3) Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilecek kişilerin belirlenmesi için yapılacak sınavlara ilişkin usul ve esaslar Genel Müdürlükçe belirlenir.
(4) Genel Müdürlükte, daire başkanı ve üstü kadrolarında bulunanlar ile il müdürleri için birinci fıkranın (b) bendinde yer alan sınav şartı aranmaz.
Bakanlık temsilcisinin görev ve yetkileri
MADDE 34 – (1) Bakanlık temsilcisinin temel görevi, toplantının Kanun, bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat ile esas sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmesini gözetmektir. Bakanlık temsilcisi genel kurul tutanağının hazırlanmasına nezaret eder. Tutanağın, Kanun ve bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak düzenlenmesini sağlar. Bakanlık temsilcisi toplantının yapılması ve kararların alınması ile ilgili tespit ettiği hukuka aykırılıkları ve usulsüzlükleri, toplantı tutanağına da geçirtir ve ilgililerle birlikte imzalar.
(2) Bakanlık temsilcisi toplantıdan önce görevlendirme yazısı ile kimliğini ilgililere gösterir.
(3) Bakanlık temsilcisi toplantıdan sonra, hazır bulunanlar listesi, gündem ve genel kurul toplantı tutanağının bir nüshasını alarak, Bakanlık merkez teşkilâtında Genel Müdürlüğe, illerde il müdürlüğüne teslim eder. Bakanlık temsilcisi; genel kurul toplantısı sırasında, Kanun, esas sözleşme ve bu Yönetmelik hükümlerine aykırılık olmasına rağmen herhangi bir nedenle toplantı tutanağında belirtilemeyen hususlar ile herhangi bir sebeple toplantının açılamaması veya açılan toplantının tamamlanamamasıgibi hususların varlığı hâlinde, rapor düzenleyerek Bakanlığa/il müdürlüğüne verir. Bu rapor genel kurul belgeleriyle birlikte saklanır.
(4) Bakanlık temsilcisinin birinci fıkradaki görev ve yetkileri, Bakanlık temsilcisinin bulunmadığı toplantılarda toplantı başkanı tarafından yerine getirilir.
Bakanlık temsilcisi istenmesi
MADDE 35 – (1) Yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için; yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri tarafından veya şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle toplantı tarihinden en az on gün önceden Ek-1’deki örneğe uygun olarak bir dilekçe ile müracaat edilmelidir. Genel kurulun, yönetim kurulu dışında çağrıya yetkili olanlar tarafından çağrılması halinde, dilekçe bunlar tarafından imzalanır.
(2) Müracaatın on günden daha kısa bir sürede yapılabilmesi müracaat merciinin uygun görüşüne bağlıdır. Genel kurul toplantılarının yoğun olduğu dönemlerde Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesinde bir aksaklığa yol açılmaması için toplantıya çağrı işlemlerine başlanmadan önce gün alınması hususunda Genel Müdürlük/il müdürlükleri düzenleme yapmaya yetkilidir.
(3) Yurt dışında yapılacak toplantılar için bu süre otuz gündür.
Bakanlık temsilcisi istenmesine ilişkin başvuruya eklenecek belgeler
MADDE 36 – (1) Başvuru dilekçesine aşağıdaki belgeler eklenir:
a) Yönetim kurulu kararının noter onaylıbir örneği veya karar defterinin ilgili sayfasının şirket yetkililerince aslına uygunluğunun tasdik edilmiş fotokopisi ve tasdik eden yetkilinin imza sirküleri.
b) Dilekçeyi imzalayanların imza sirküleri.
c) Genel Kurulun mahkemece izin verilmişpay sahipleri tarafından toplantıya çağrılması halinde buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği.
ç) Genel kurulun mahkemece atanmışkayyım tarafından çağrılması halinde buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği.
d) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulunun toplantıya çağrılması mahkeme kararına dayanıyor ise buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği.
e) Gündem.
f) Bakanlık Temsilcisi ücretinin yatırıldığına dair banka dekontu.
Bakanlık temsilci görevlendirilmesi
MADDE 37 – (1) Toplantı yeri yurt içinde olan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi görevlendirme yetkisi Valiliklere aittir.
(2) Toplantı yeri yurt dışında ise müracaat Genel Müdürlüğe yapılır ve Bakanlık temsilcisi görevlendirme yetkisi Genel Müdürlüğe aittir.
(3) Toplantının 17/3/1981 tarihli ve 2429 sayılı Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanunda belirlenen ulusal bayram ve genel tatil günlerine rastlaması halinde görevlendirme yapılmaz.
(4) Temsilcilik görevini yürütenlerden kınama veya daha ağır disiplin cezası alanlara bir yıl süre ile görev verilmez.
(5) İl Müdürleri, gerekçeleri ile beraber önceden Bakanlığın uygun görüşü alınması kaydıyla veya Bakanlık talimatı gereği Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilebilir.
Bakanlık temsilcisinin ücretleri ve giderleri
MADDE 38 – (1) Şirketlerin yurt içinde yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilen Bakanlık temsilcilerinin ücretleri, her yıl Bütçe Kanununun (H) cetvelinin (I-B) bendi ile tespit edilen Devlet memurlarına ödenen en yüksek yurtiçi gündelik tutarının üç katı; hafta tatili günleri için dört katı net olarak ödenir.
(2) Yurt dışında yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin, kendi aylık/kadro dereceleri için 10/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanununun 34 üncü maddesi uyarınca Bakanlar Kurulunca tespit edilen gündelikleri ilgili şirket tarafından karşılanır. Bu amaçla yapılacak görevlendirmeler beş günü aşamaz.
(3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca ödenecek ücret ile ilgili tahakkuk edecek vergiler süresi içerisinde şirket tarafından ilgili vergi dairesine yatırılır.
(4) Bakanlık temsilcisi ücretleri, Genel Müdürlük/il müdürlükleri adına bankalarda açılacak hesaplara yatırılır.
(5) Yurt dışında yapılacak genel kurul toplantılarına görevlendirilen Bakanlık temsilcisinin yol giderleri ilgilişirket tarafından karşılanır. Yurt içinde yapılan toplantılarda ise toplantımahalline gidiş ve dönüş şirket tarafından temin edilecek araçla sağlanır. Bunun mümkün olamaması halinde yol giderleri belgelendirilmek kaydıyla şirket tarafından karşılanır. Kendi aracıyla gidilmesi veya gider belgesinin ibraz edilmemesi halinde şirketçe hiçbir ödeme yapılmaz. Şirketler tarafından yatırılan paraların Bakanlık temsilcilerine ödenmesine ilişkin esaslar Genel Müdürlükçe belirlenerek il müdürlüklerine yazılı olarak duyurulur.
Bakanlık temsilcisinin ve toplantıbaşkanının sorumluluğu
MADDE 39 – (1) Bakanlık temsilcisi ve toplantı başkanı, görevini Kanuna, bu Yönetmeliğe ve ilgili mevzuata uygun olarak tarafsız, dürüst ve özenli şekilde yapmakla yükümlüdür.
(2) Bakanlık temsilcisinin birinci fıkraya aykırı davranışlarından dolayı; hakkında 657 sayılı Devlet MemurlarıKanununun disiplin hükümleri uygulanacağı gibi, ayrıca kendisine belli bir süre temsilcilik görevi verilmez.
(3) Toplantı başkanı, birinci fıkraya aykırı davranışlarından ötürü şirkete ve pay sahiplerine karşı sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İç Yönerge
İç yönergeye ilişkin esaslar
MADDE 40 – (1) İç yönerge, Kanunun izin verdiği durumlar dışında, ortakların genel kurula katılma, oy kullanma, dava açma, bilgi alma, inceleme ve denetleme gibi vazgeçilemez nitelikteki haklarını, toplantı başkanlığının Kanundan kaynaklanan görev ve yetkilerini sınırlandıran veya ortadan kaldıran hükümler içeremez.
(2) Özel kanunlara tabi şirketler, iç yönergenin hazırlanmasında, bu Yönetmelikte belirtilen hususların yanında, tabi oldukları özel mevzuat hükümlerini de dikkate almak zorundadırlar.
(3) Yönetim kurulu, iç yönergeyi Kanun ve bu Yönetmelik hükümleri ile Ek-5’teki örneğe uygun olarak hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar.
(4) İç yönerge, genel kurulun onay tarihinden itibaren onbeş gün içinde ticaret siciline tescil ve ilan ettirilir. Ayrıca; internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerce, ilan tarihini izleyen beş gün içerisinde internet sitesinde de yayımlanır.
(5) İç yönergede yapılacak değişikliklerde de aynı usul izlenir.
İç yönergede yer alacak asgari hususlar
MADDE 41 – (1) Yönetim kurulu tarafından hazırlanacak iç yönergede asgari olarak aşağıda sayılan hususlara yer verilmesi zorunludur:
a) Toplantı yerine giriş ve toplantının açılması.
b) Toplantı başkanlığının oluşturulması.
c) Toplantı başkanlığının görev ve yetkileri.
ç) Gündemin görüşülmesine geçilmeden önce yapılacak işlemler ve gündem.
d) Toplantıda söz alma ve oy kullanma usulü.
e) Toplantı tutanağının düzenlenmesi.
f) Toplantı sonunda yapılacak işlemler.
(2) Yönetim kurullarınca hazırlanacak iç yönergelerin, Ek-5’teki iç yönerge örneğine uygun içerikte olması zorunludur. Bunlar dışında genel kurul çalışmalarına ilişkin esas ve usullerin belirlenmesine yönelik ilave kurallara da yer verilebilir.
İç yönerge hükümlerinin uygulanması
MADDE 42 – (1) Genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin iç yönerge hükümleri, toplantı başkanlığı oluşturuluncaya kadar yönetim kurulu adına, yönetim kurulunun başkanı veya başkan vekili ya da başkanın görevlendireceği yönetim kurulunun bir üyesi tarafından; toplantı başkanlığının oluşturulması sonrasında ise toplantı başkanı tarafından uygulanır.
Tek pay sahipli anonim şirketler
MADDE 43 – (1) Tek pay sahipli anonim şirketlerin yönetim organlarınca da bu bölümde belirtilen asgari unsurları içerecek şekilde bir iç yönerge hazırlanması ve bu iç yönergenin şirket genel kurulunca onaylanması şarttır. Tek pay sahibi, toplantı başkanlığı için öngörülen tüm görevleri tek başına yerine getirebilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Anonim Şirketlerde Tevdi Eden Temsilciliğine İlişkin Usul ve Esaslar
Tevdi edilen kişi veya kuruluşlar
MADDE 44 – (1) Pay sahipleri, şirket genel kurul toplantılarında, pay ve pay senetlerinin kendilerine tevdi edilmiş olması koşuluyla;
a) Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylar için aracı kuruluşları,
b) Diğer pay senetleri için aracıkuruluşların yanı sıra portföy yönetim şirketlerini, ilgili mevzuatlarında pay senedi saklama yetkisi olan kişi veya kuruluşları ve rehin alacaklısını,
tevdi eden temsilcisi olarak yetkilendirebilir.
Tevdi eden temsilciliğine ilişkin yetkilendirme ve temsil belgesi
MADDE 45 – (1) Kendisine tevdi edilmiş olan pay ve pay senetlerinden doğan genel kurul toplantısına katılma ve oy hakkının, tevdi edilen tarafından kullanılabilmesi için, tevdi eden ile tevdi edilen arasında bu paylardan kaynaklanan oy hakkının tevdi edilen tarafından kullanılacağına ilişkin taraflar arasındaki sözleşmede açık bir hükme yer verilmesi veya Ek-6’da yer alan örnekteki içeriğe uygun şekilde düzenlenecek temsil belgesinin verilmesi zorunludur. Ancak elektronik genel kurul sistemini uygulayanşirketlerde bu yetkilendirme anılan sistem üzerinden de yapılabilir.
(2) Genel kurula katılma ve oy hakkının kullanılmasına ilişkin yetki süreli veya süresiz olarak tanınabilir. Bu yetkinin verilmiş olması, tevdi edilenin her genel kurul toplantısından önce tevdi edenden katılma ve oy haklarının nasıl kullanılacağına ilişkin talimat alma zorunluluğunu ortadan kaldırmaz.
(3) Tevdi eden, temsilcisini genel kurul gününden bir gün öncesine kadar değiştirebilir.
Talimat istenmesi
MADDE 46 – (1) Tevdi edilen, her genel kurul öncesinde Kanunun 429 uncu maddesi uyarınca tevdi edene başvurarak genel kurul gündeminde yer alan konularla ilgili hangi yönde oy kullanılacağına ilişkin talimatını talep etmekle yükümlüdür. Bu yükümlülük yerine getirilmeden genel kurula katılınmışolması, Kanunun 433 üncü maddesinin ikinci fıkrasına göre yetkisiz katılma anlamına gelmez.
(2) Zamanında bildirim yapılmakla birlikte tevdi edenden talimat alınamamışsa tevdi edilen oyunu genel talimata uygun olarak kullanır. Böyle bir talimat yoksa tevdi edilen oyunu yönetim kurulunun önerileri yönünde verir.
Talimatların iletilmesi
MADDE 47 – (1) Tevdi eden, katılma ve oy hakkının nasıl kullanılacağına ilişkin talimatlarını, her bir gündem maddesi için ayrı ayrıolmak kaydıyla kabul veya red şeklinde belirtmek suretiyle tevdi edilene bildirir. Bu bildirim, asgari olarak Ek-7’de yer verilen örnekteki bilgileri ihtiva etmek kaydıyla, taraflar arasında mutabık kalınan iletişim araçlarıyla yapılabilir.
(2) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayan şirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına ilişkin talimatlar tevdi edilene, gizliliğini sağlayacak teknik yeterliliğe haiz olması durumunda, Elektronik Genel Kurul Sisteminden de iletilebilir.
(3) Genel kurul toplantısının ertelenmesi halinde, birinci ve ikinci fıkra uyarınca verilen talimatlar, tevdi eden tarafından değiştirilmediği sürece, hukuken bunun devamı sayılan genel kurul toplantısı için de geçerlidir.
(4) Tevdi eden daha önce vermiş olduğu talimatları en geç genel kurul toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar birinci ve ikinci fıkrada belirtilen şekilde değiştirebilir.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yürürlükten kaldırılan Yönetmelik
MADDE 48 – (1) 7/8/1996 tarihli ve 22720 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Sermaye Şirketlerinin Genel Kurul Toplantıları ve Bu Toplantılarda Bulunacak Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Komiserleri Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.
Mevcut Bakanlık komiserleri
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Daha önce şirket genel kurul toplantılarına Bakanlık komiseri olarak görevlendirilenler, bu Yönetmeliğin 33 üncü maddesi gereğince Bakanlık temsilcisi olabilecekler belirleninceye kadar, şirket genel kurul toplantılarına Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilir.
İç yönergenin hazırlanması
GEÇİCİ MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yönetim organınca hazırlanacak iç yönergenin en geç 2013 yılında yapılacak olağan genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur.
Yürürlük
MADDE 49 – (1) Bu Yönetmeliğin;
a) 19 uncu maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi 1/7/2013 tarihinde,
b) İnternet sitesinde ilan yükümlülüğünü düzenleyen hükümleri 1/10/2013 tarihinde,
c) Diğer hükümleri yayımı tarihinde,
yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 50 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür.
EK-1
DİLEKÇE ÖRNEĞİ
GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞINA
(İç Ticaret Genel Müdürlüğü)
ANKARA
VEYA
............. VALİLİĞİNE
(İl Ticaret Müdürlüğü)
Şirketimizin ........... yılına ait olağan/olağanüstü genel kurul toplantısı ............. tarihinde saat .........'da ................. adresinde yapılacaktır. Söz konusu toplantıda Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesini arz ederiz.
Şirketin tescilli adresi :
Telefon numarası :
Ticaret Sicili Numarası :
Şirketin unvanı veya kaşesi
Şirket adına imza atmaya yetkili kişinin/kişilerin
Adı ve Soyadı
İmza
EKLER :
1) Genel kurulu toplantıya çağıran organın kararı,
2) Gündem,
3) Toplantıya ait ilânların yayımlandığı gazeteler,
4) Bakanlık temsilcisi ücretinin yatırıldığına dair banka dekontu,
5) Dilekçeyi imzalayanın imza sirküleri,
6) Genel kurulu toplantıya çağıran organın göreve seçildiklerini gösterir Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi.
EK-2
GENEL KURULDA HAZIR BULUNANLAR LİSTESİ ÖRNEĞİ
......................…ŞİRKETİNİN................. . TARİHİNDE YAPILAN ........... GENEL KURUL
TOPLANTISINDA HAZIR BULUNANLAR LİSTESİ
PAY SAHİBİNİN AD/SOYAD/UNVANI T.C./
V.K. NO UYRUĞU ADRESİ PAYLARIN TOPLAM İTİBARİ DEĞERİ (TL) PAYLARIN EDİNİM ŞEKLİ VE TARİHİ(*) KATILIM ŞEKLİ (**) TEMSİLCİ TÜRÜ (***) TEMSİLCİNİN AD/SOYAD/ UNVANI TEMSİLCİNİN
T.C./
V.K. NO’SU İMZA
ŞİRKETİN SERMAYESİ VE PAYLARIN TOPLAM İTİBARİ DEĞERİ:
ASGARİ TOPLANTI NİSABI:
MEVCUT TOPLANTI NİSABI:
BAKANLIK TEMSİLCİSİ
İSİM/İMZA TOPLANTI BAŞKANI
İSİM/İMZA
(*) Payların edinim şekli ve tarihi olarak; eğer pay menkul kıymet borsası aracılığıyla edinilmişse “borsa içi”, borsa dışından edinilmişse “borsa dışı” ibaresi ile birlikte payların edinim tarihleri yazılacaktır.
(**) Katılım şekli olarak; pay sahibinin bizzat kendisi katılması durumunda “asaleten”, pay sahibini temsilen bir başkasının katılması durumunda ise “temsilen” ibaresi yazılacaktır.
(***) Temsilci türü olarak; temsilşekline göre “organın temsilcisi”, “bağımsız temsilci”, “kurumsal temsilci”,“tevdi eden temsilcisi” veya “vekaleten” ifadelerinden biri yazılacaktır.
EK- 3
VEKALETNAME ÖRNEĞİ
VEKALETNAME
Sahibi olduğum …………TL toplam itibari değerde paya ilişkin olarak .................. .................. Anonim Şirketinin ............. tarihinde ......................... adresinde saat .......... de yapılacak ............ yılına ait olağan/olağanüstü genel kurul toplantısında beni temsil etmeye ve gündemdeki maddelerin karara bağlanması için oy kullanmaya .....................'yı vekil tayin ettim.
VEKALETİ VEREN
Adı Soyadı/Unvanı
Tarih ve İmza
NOT : Vekaletnamenin noter tasdiksiz olması halinde vekaleti verenin noter tasdikli imza sirküleri vekaletnameye eklenecektir.
EK- 4
TOPLANTI TUTANAĞI ÖRNEĞİ
.......... Anonim Şirketinin............ Tarihinde Yapılan ……. Genel Kurul Toplantı Tutanağı
............... Anonim Şirketinin ........ yılına ait genel kurul toplantısı ........ tarihinde, saat ....... de,şirket merkez adresi olan ............... ................ adresinde, /............... İl Gümrük ve Ticaret Müdürlüğü'nün ........ tarih ve .......... sayılı yazılarıyla görevlendirilen Bakanlık Temsilcisi .........'ın gözetiminde yapılmıştır.
Toplantıya ait çağrı; kanun ve esas sözleşmede öngörüldüğü gibi ve gündemi de ihtiva edecek şekilde, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin ....... tarih ve .......... sayılı nüshasında ilân edilmek suretiyle ve ayrıca nama yazılı pay sahipleri ile önceden pay senedi tevdi ederek adresini bildiren hamiline yazılı pay sahiplerine taahhütlü mektupla, toplantı gün ve gündeminin bildirilmesi suretiyle süresi içinde yapılmıştır. Hazır bulunanlar listesinin tetkikinde, şirket paylarının…….toplam itibari değerinin; toplam itibari değeri ......... TL olan, ……payın temsilen, toplam itibari değeri......... TL olan …….payın asaleten olmak üzere toplantıda temsil edildiği ve böylece gerek Kanun gerekse esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının mevcut olduğunun anlaşılması üzerine toplantı ........... tarafından açılarak gündemin görüşülmesine geçilmiştir.
1 – Toplantı başkanlığına ...........nın seçilmelerine oybirliğiyle/........... olumsuz oya karşılık ......... oyla karar verildi.
2 - Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu ve varsa denetçi tarafından verilen rapor okundu ve müzakere edildi.
3 - Bilânço ve kâr/zarar hesaplarıokundu ve müzakere edildi. Yapılan oylama sonucunda, bilânço ve kâr/zarar hesapları oybirliğiyle/....olumsuz oya karşılık ...... oyla tasdik edildi.
Şirket kârından Kanun ve esas sözleşme gereği yapılması gereken miktarlar ayrıldıktan sonra kalan kısmın tamamının/bir bölümünün dağıtılmasına oybirliğiyle/...... olumsuz oya karşılık ....... oyla karar verildi.
Birinci temettünün ....... tarihinde, dağıtımına karar verilen kârın ise ......... tarihinde dağıtılmasına oybirliğiyle/....... olumsuz oya karşılık ....... oyla karar verildi.
4 - Yapılan oylama sonucunda yönetim kurulu üyeleri oybirliğiyle/...... olumsuz oya karşılık ....... oyla ibra edildiler. Yapılan oylama sonucunda, varsa denetçi oybirliğiyle/...... olumsuz oya karşılık ...... oyla ibra edildi.
5 - Yönetim kurulu üyelerine ........ TL, varsa denetçiye ........ TL aylık/yıllık ücret ödenmesine oybirliğiyle/....... olumsuz oya karşılık ..... oyla karar verildi.
6 - Şirketin yönetim kurulu üyeliklerine ...... yıl süreyle görev yapmak üzere .......,..........., .............'nın seçilmelerine oybirliğiyle/.......olumsuz oya karşılık………. oyla karar verildi.
Denetçiliğe ..............'nın seçilmesine oybirliğiyle/........ olumsuz oya karşılık ……….oyla karar verildi.
7 - (Gündemde olmak kaydıyla görüşülüp karara bağlanan sair konular yazılır.)
Not: Tutanak Yönetmeliğin 26 ncı maddesinin birinci fıkrasında belirtildiği şekilde imzalanır.
EK-5
İÇ YÖNERGE ÖRNEĞİ
………… Anonim Şirketi Genel Kurulunun
Çalışma Esas ve Usulleri Hakkında İç Yönerge
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu İç Yönergenin amacı; ………… Anonim Şirketi genel kurulunun çalışma esas ve usullerinin, Kanun, ilgili mevzuat ve esas sözleşme hükümleri çerçevesinde belirlenmesidir. Bu İç Yönerge, ………… Anonim Şirketinin tüm olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarını kapsar.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu İç Yönerge, Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yönetim kurulunca hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu İç Yönergede geçen;
a) Birleşim : Genel kurulun bir günlük toplantısını,
b) Kanun: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununu,
c)Oturum: Her birleşimin dinlenme, yemek arası ve benzeri nedenlerle kesilen bölümlerinden her birini,
ç) Toplantı: Olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarını,
d) Toplantı başkanlığı: Kanunun 419 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak genel kurul tarafından toplantıyıyönetmek üzere seçilen toplantı başkanından, gereğinde genel kurulca seçilen toplantı başkan yardımcısından, toplantı başkanınca belirlenen tutanak yazmanından ve toplantı başkanının gerekli görmesi halinde oy toplama memurundan oluşan kurulu,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Kurulun Çalışma Usul ve Esasları
Uyulacak hükümler
MADDE 4 – (1) Toplantı, Kanunun, ilgili mevzuatın ve esas sözleşmenin genel kurula ilişkin hükümlerine uygun olarak yapılır.
Toplantı yerine giriş ve hazırlıklar
MADDE 5 – (1) Toplantı yerine, yönetim kurulu tarafından düzenlenen hazır bulunanlar listesine kayıtlı pay sahipleri veya bunların temsilcileri, yönetim kurulu üyeleri, var ise denetçi, görevlendirilmiş ise Bakanlık temsilcisi ve toplantı başkanlığına seçilecek veya görevlendirilecek kişiler girebilir. (Şirketin diğer yöneticileri, çalışanları, misafirler, ses ve görüntü alma teknisyenleri, basın mensupları gibi kişilerin de toplantıyerine girmesi öngörülüyorsa bu durum ayrıca İç Yönergede belirtilecektir.)
(2) Toplantı yerine girişte, gerçek kişi pay sahipleri ile Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca kurulan elektronik genel kurul sisteminden tayin edilen temsilcilerin kimlik göstermeleri, gerçek kişi pay sahiplerinin temsilcilerinin temsil belgeleri ile birlikte kimliklerini göstermeleri, tüzel kişi pay sahiplerinin temsilcilerinin de yetki belgelerini ibraz etmeleri ve bu suretle hazır bulunanlar listesinde kendileri için gösterilmiş yerleri imzalamaları şarttır. Söz konusu kontrol işlemleri, yönetim kurulunca veya yönetim kurulunca görevlendirilen bir veya birden fazla yönetim kurulu üyesince yahut yönetim kurulunca görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından yapılır.
(3) Tüm pay sahiplerini alacak şekilde toplantı yerinin hazırlanmasına, toplantı sırasında ihtiyaç duyulacak kırtasiyenin, dokümanların, araç ve gereçlerin toplantı yerinde hazır bulundurulmasına ilişkin görevler yönetim kurulunca yerine getirilir. (Toplantı,sesli ve görüntülü şekilde kayda alınacaksa bu husus İç Yönergede belirtilecektir)
Toplantının açılması
MADDE 6 – (1) Toplantı şirket merkezinin bulunduğu yerde (Esas sözleşmede aksine bir hüküm varsa bu durum belirtilecektir.), önceden ilan edilmiş zamanda (Kanunun 416 ncı maddesinde belirtilen çağrısız toplantıhükümleri saklıdır) yönetim kurulu başkanı ya da başkan yardımcısı veya yönetim kurulu üyelerinden birisi tarafından, Kanunun 418 inci ve 421 inci maddelerinde belirtilen nisapların sağlandığının bir tutanakla tespiti üzerine açılır. (Esas sözleşmede aksine bir hüküm varsa bu durum belirtilecektir.)
Toplantı başkanlığının oluşturulması
MADDE 7- (1) Bu İç Yönergenin 6 ncı maddesi hükmü uyarınca toplantıyı açan kişinin yönetiminde öncelikle önerilen adaylar arasından genel kurulun yönetiminden sorumlu olacak pay sahibi olma zorunluluğu da bulunmayan bir başkan ve gerek görülürse başkan yardımcısı seçilir.
(2) Başkan tarafından en az bir tutanak yazmanı ve gerekli görülürse yeteri kadar oy toplama memuru görevlendirilir. (Esas sözleşmede aksine bir hüküm varsa bu hususa ve tek pay sahipli anonimşirketlerde bu pay sahibinin toplantıbaşkanlığı için öngörülen tüm görevleri tek başına yerine getirebileceğine ilişkin hususa iç yönergede yer verilir. Ayrıca elektronik genel kurul sistemini kullanan şirketler için bu konudaki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi amacıyla toplantı başkanı tarafından uzman kişiler görevlendirilebileceği de İç Yönergede belirtilir.)
(3) Toplantı başkanlığı, toplantıtutanağını ve bu tutanağa dayanak oluşturan diğer evrakı imzalama hususunda yetkilidir.
(4) Toplantı başkanı genel kurul toplantısını yönetirken Kanuna, esas sözleşmeye ve bu İç Yönerge hükümlerine uygun hareket eder.
Toplantı başkanlığının görev ve yetkileri
MADDE 8 – (1) Toplantı başkanlığı, başkanın yönetiminde aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir:
a) Toplantının ilanda gösterilen adreste yapılıp yapılmadığını ve esas sözleşmede belirtilmişse toplantı yerinin buna uygun olup olmadığını incelemek.
b) Genel kurulun toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerininternet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılıp çağrılmadığını, bu çağrının, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılıp yapılmadığını,pay defterinde yazılı pay sahiplerine, önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazetelerin iadeli taahhütlü mektupla bildirilip bildirilmediğini incelemek ve bu durumu toplantıtutanağına geçirmek.
c) Toplantı yerine giriş yetkisi olmayanların, toplantıya girip girmediklerini ve toplantı yerine girişle ilgili olarak bu İç Yönergenin 5 inci maddesinin ikinci fıkrasında hüküm altına alınan görevlerin yönetim kurulunca yerine getirilip getirilmediğini kontrol etmek.
ç) Genel kurulun, Kanunun 416 ncımaddesi uyarınca çağrısız toplanması halinde pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tümünün hazır bulunup bulunmadığını, toplantının bu şekilde yapılmasına itiraz olup olmadığını ve nisabın toplantı sonuna kadar korunup korunmadığınıincelemek.
d) Değişikliğe gidilmiş ise değişiklikleri de içeren esas sözleşmenin, pay defterinin, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetçi raporlarının, finansal tabloların, gündemin, gündemde esas sözleşme değişikliği varsa yönetim kurulunca hazırlanmışdeğişiklik tasarısının, esas sözleşme değişikliği Gümrük ve Ticaret Bakanlığının iznine tabi olması durumunda ise Bakanlıktan alınan izin yazısı ve eki değişiklik tasarısının, yönetim kurulu tarafından düzenlenmiş hazır bulunanlar listesinin, genel kurul erteleme üzerine toplantıya çağrılmışsa bir önceki toplantıya ilişkin erteleme tutanağının ve toplantıya ilişkin diğer gerekli belgelerin eksiksiz bir biçimde toplantı yerinde bulunup bulunmadığınıtespit etmek ve bu durumu toplantı tutanağında belirtmek.
e) Hazır bulunanlar listesini imzalamak suretiyle asaleten veya temsilen genel kurula katılanların kimlik kontrolünü itiraz veya lüzum üzerine yapmak ve temsil belgelerinin doğruluğunu kontrol etmek.
f) Murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin ve denetime tabi şirketlerde denetçinin toplantıda hazır olup olmadığını tespit etmek ve bu durumu toplantı tutanağında belirtmek.
g) Gündem çerçevesinde genel kurul çalışmalarını yönetmek, Kanunda belirtilen istisnalar haricinde gündem dışına çıkılmasını önlemek, toplantı düzenini sağlamak, bunun için gerekli tedbirleri almak.
ğ) Birleşimleri ve oturumları açmak, kapatmak ve toplantıyı kapatmak.
h) Müzakere edilen hususlara ilişkin karar, tasarı, tutanak, rapor, öneri ve benzeri belgeleri genel kurula okumak ya da okutmak ve bunlarla ilgili konuşmak isteyenlere söz vermek.
ı) Genel kurulca verilecek kararlara ilişkin oylama yaptırmak ve sonuçlarını bildirmek.
i) Toplantı için asgari nisabın toplantının başında, devamında ve sonunda muhafaza edilip edilmediğini, kararların Kanun ve esas sözleşmede öngörülen nisaplara uygun olarak alınıp alınmadığını gözetmek.
j) Kanunun 428 inci maddesinde belirtilen temsilciler tarafından yapılan bildirimleri genel kurula açıklamak.
k) Kanunun 436 ncı maddesi uyarınca, oy hakkından yoksun olanların anılan maddede belirtilen kararlarda oy kullanmalarını önlemek, oy hakkına ve imtiyazlı oy kullanımına Kanun ve esas sözleşme uyarınca getirilen her türlü sınırlamayı gözetmek.
l) Sermayenin onda birine (halka açıkşirketlerde yirmide birine) sahip pay sahiplerinin istemi üzerine finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konuların görüşülmesini, genel kurulun bu konuda karar almasına gerek olmaksızın bir ay sonra yapılacak toplantıda görüşülmek üzere ertelemek.
m) Genel kurul çalışmalarına ait tutanakların düzenlenmesini sağlamak, itirazları tutanağa geçirmek, karar ve tutanakları imzalamak, toplantıda alınan kararlara ilişkin lehte ve aleyhte kullanılan oyları hiçbir tereddüde yer vermeyecek şekilde toplantı tutanağında belirtmek.
n) Toplantı tutanağını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, denetime tabi şirketlerde denetçi raporlarını,finansal tabloları, hazır bulunanlar listesini, gündemi, önergeleri, varsa seçimlerin oy kâğıtlarını ve tutanaklarını ve toplantıyla ilgili tüm belgeleri toplantı bitiminde bir tutanakla hazır bulunan yönetim kurulu üyelerinden birine teslim etmek.
Gündemin görüşülmesine geçilmeden önce yapılacak işlemler
MADDE 9 – (1) Toplantı başkanı, genel kurula toplantı gündemini okur veya okutur. Başkan tarafından gündem maddelerinin görüşülme sırasına ilişkin bir değişiklik önerisi olup olmadığı sorulur, eğer bir öneri varsa bu durum genel kurulun onayına sunulur. Toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğunun kararıyla gündem maddelerinin görüşülme sırası değiştirilebilir.
Gündem ve gündem maddelerinin görüşülmesi
MADDE 10 – (1) Olağan genel kurul gündeminde aşağıdaki hususların yer alması zorunludur:
a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.
b) Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetime tabi şirketlerde denetçi raporlarının ve finansal tabloların görüşülmesi.
c) Yönetim kurulu üyeleri ile varsa denetçilerin ibraları.
ç) Süresi dolan yönetim kurulu üyeleri ile denetime tabi şirketlerde denetçinin seçimi.
d) Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi.
e) Kârın kullanım şeklinin, dağıtımının ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi.
f) Varsa esas sözleşme değişikliklerinin görüşülmesi.
g) Gerekli görülen diğer konular.
(2) Olağanüstü genel kurul toplantısının gündemini, toplantı yapılmasını gerektiren sebepler oluşturur.
(3)Aşağıda belirtilen istisnalar dışında, toplantı gündeminde yer almayan konular görüşülemez ve karara bağlanamaz:
a)Ortakların tamamının hazır bulunmasıhalinde, gündeme oybirliği ile konu ilave edilebilir.
b) Kanunun 438 inci maddesi uyarınca, herhangi bir pay sahibinin özel denetim talebi, gündemde yer alıp almadığına bakılmaksızın genel kurulca karara bağlanır.
c)Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi hususları, yıl sonu finansal tabloların müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır ve gündemde konuya ilişkin madde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın istem halinde doğrudan görüşülerek karar verilir.
ç) Gündemde madde bulunmasa bile yolsuzluk, yetersizlik, bağlılık yükümünün ihlali, birçok şirkette üyelik sebebiyle görevin ifasında güçlük, geçimsizlik, nüfuzun kötüye kullanılmasıgibi haklı sebeplerin varlığı halinde, yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması ve yerine yenilerinin seçilmesi hususları genel kurulda hazır bulunanların oy çokluğuyla gündeme alınır.
(4) Genel kurulda müzakere edilerek karara bağlanmış gündem maddesi, hazır bulunanların oy birliği ile karar verilmedikçe yeniden görüşülüp karara bağlanamaz.
(5) Yapılan denetim sonucunda veya herhangi bir sebeple Bakanlıkça, şirket genel kurulunda görüşülmesi istenen konular gündeme konulur.
(6) Gündem, genel kurulu toplantıya çağıran tarafından belirlenir.
Toplantıda söz alma
MADDE 11 – (1) Görüşülmekte olan gündem maddesi üzerinde söz almak isteyen pay sahipleri veya diğer ilgililer durumu toplantı başkanlığına bildirirler. Başkanlık söz alacak kişileri genel kurula açıklar ve başvuru sırasına göre bu kişilere söz hakkı verir. Kendisine söz sırası gelen kişi, toplantı yerinde bulunmuyor ise söz hakkını kaybeder. Konuşmalar, bunun için ayrılan yerden, genel kurula hitaben yapılır. Kişiler kendi aralarında konuşma sıralarını değiştirebilirler. Konuşma süresinin sınırlandırılması halinde, sırası gelip konuşmasını yapan bir kişi, konuşma süresi dolduğu zaman, ancak kendinden sonra konuşacak ilk kişi konuşma hakkını verdiği takdirde konuşmasını, o kişinin konuşma süresi içinde tamamlamak koşuluyla sürdürebilir. Diğer bir biçimde konuşma süresi uzatılamaz.
(2) Toplantı başkanınca, görüşülen konular hakkında açıklamada bulunmak isteyen yönetim kurulu üyeleri ile denetçiye sıraya bakılmaksızın söz verilebilir.
(3) Konuşmaların süresi, başkanın veya pay sahiplerinin önerisi üzerine, gündemin yoğunluğu, görüşülmesi gerekli konuların çokluğu, önemi ve söz almak isteyenlerin sayısına göre genel kurulca kararlaştırılır. Bu gibi durumlarda, genel kurul, önce konuşma süresinin sınırlanmasının gerekip gerekmeyeceğini ve sonra da sürenin ne olacağıkonularında, ayrı ayrı oylamayla karar verir.
(4) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca genel kurula elektronik ortamda katılan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin görüş ve önerilerini iletmelerine ilişkin olarak anılan madde ve alt düzenlemelerde belirlenmiş usul ve esaslar uygulanır.
Oylama ve oy kullanma usulü
MADDE 12 – (1) Oylamaya başlamadan önce, toplantı başkanı,oylanacak konuyu genel kurula açıklar. Bir karar taslağının oylaması yapılacak ise, bu yazılı olarak saptanıp okunduktan sonra, oylamaya geçilir. Oylamaya geçileceği açıklandıktan sonra, ancak usul hakkında söz istenebilir. Bu sırada, talep etmesine rağmen kendisine söz verilmemiş pay sahibi varsa, hatırlatmasıve Başkanca doğrulanması koşuluyla konuşma hakkını kullanır. Oylamaya geçildikten sonra söz verilmez.
(2) Toplantıda görüşülen konulara ilişkin oylar, el kaldırmak veya ayağa kalkmak ya da ayrı ayrı kabul veya ret denilmek suretiyle kullanılır. Bu oylar toplantı başkanlığınca sayılır. Gerektiğinde, başkanlık, oy sayımında yardımcı olmak üzere yeter sayıda kişiyi görevlendirebilir. El kaldırmayanlar, ayağa kalkmayanlar veya herhangi birşekilde beyanda bulunmayanlar “ret” oyu vermiş sayılır ve bu oylar değerlendirmede ilgili kararın aleyhinde verilmiş kabul edilir. (Bu maddede belirtilenler dışında oy kullanma yöntemleri öngörülüyorsa İç Yönergede belirtilecektir.)
(3) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca genel kurula elektronik ortamda katılan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin oy kullanmalarına ilişkin olarak anılan madde ve alt düzenlemelerde belirlenmişusul ve esaslar uygulanır.
Toplantı tutanağının düzenlenmesi
MADDE 13 – (1) Toplantı başkanınca, pay sahiplerini veya temsilcilerini, bunların sahip oldukları payları, grupları, sayıları ve itibari değerlerini gösteren hazır bulunanlar listesi imzalanır, genel kurulda sorulan soruların ve verilen cevapların özet olarak, alınan kararların ve her bir karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarının tutanakta açık birşekilde gösterilmesi ile tutanağın Kanun ve ilgili mevzuatta belirtilen esaslara uygun olarak düzenlenmesi sağlanır.
(2) Genel kurul tutanağı toplantıyerinde ve toplantı sırasında daktiloyla, bilgisayarla veya okunaklı şekilde mürekkepli kalem kullanılmak suretiyle el yazısıyla düzenlenir. Tutanağın bilgisayarda yazılabilmesi için toplantı yerinde çıktıların alınmasına imkân sağlayacak bir yazıcının olması şarttır.
(3) Tutanak en az iki nüsha halinde düzenlenir ve tutanağın her sayfası, toplantı başkanlığı ile katılmış olmasıhalinde Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır.
(4) Tutanakta; şirketin ticaret unvanı,toplantı tarihi ve yeri, şirketin paylarının toplam itibari değeri ve pay adedi, toplantıda asaleten ve temsilen olmak üzere temsil edilen toplam pay adedi, katılmışsa Bakanlık temsilcisinin adı ve soyadı ile görevlendirme yazısının tarih ve sayısı, toplantı ilanlı yapılıyorsa davetin ne surette yapıldığı, ilansız yapılıyorsa bunun belirtilmesi zorunludur.
(5) Toplantıda alınan kararlara ilişkin oy miktarları, hiçbir tereddütte yer vermeyecek şekilde rakamla ve yazıyla tutanakta belirtilir.
(6) Toplantıda alınan kararlara olumsuz oy veren ve bu muhalefetini tutanağa geçirtmek isteyenlerin adı, soyadı ve muhalefet gerekçeleri tutanağa yazılır.
(7) Muhalefet gerekçesinin yazılı olarak verilmesi halinde, bu yazı tutanağa eklenir. Tutanakta, muhalefetini belirten ortağın veya temsilcisinin adı, soyadı yazılır ve muhalefet yazısının ekte olduğu belirtilir. Tutanağa eklenen muhalefet yazısı toplantı başkanlığı ve katılmışsa Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır.
Toplantı sonunda yapılacak işlemler
MADDE 14- (1) Toplantı başkanı, toplantı sonunda tutanağının bir nüshasını ve genel kurulla ilgili diğer tüm evrakı toplantıda hazır bulunan yönetim kurulu üyelerinden birine teslim eder. Taraflar arasında düzenlenecek ayrı bir tutanakla bu durum tespit edilir.
(2) Yönetim Kurulu, toplantı tarihinden itibaren en geç on beş gün içerisinde, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini ticaret sicili müdürlüğüne vermek ve bu tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür.
(3) Tutanak, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerce genel kurul tarihinden itibaren en geç beş gün içerisinde internet sitesine de konulur.
(4) Toplantı başkanı ayrıca, hazır bulunanlar listesinin, gündemin ve genel kurul toplantı tutanağının bir nüshasını katılmış olması halinde Bakanlık temsilcisine teslim eder.
Toplantıya elektronik ortamda katılma
MADDE 15- (1) Genel kurul toplantısına Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda katılma imkânı tanındığı durumda yönetim kurulunca ve toplantı başkanlığınca yerine getirilecek işlemler Kanunun 1527 nci maddesi ve ilgili mevzuat dikkate alınarak ifa edilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Bakanlık temsilcisinin katılımı ve genel kurul toplantısına ilişkin belgeler
MADDE 16 – (1) Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunlu olan toplantılar için temsilcinin istenmesine ve bu temsilcinin görev ve yetkilerine ilişkin Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik hükümleri saklıdır.
(2)Genel kurula katılabilecekler ve hazır bulunanlar listesinin hazırlanmasında, genel kurulda kullanılacak temsil belgeleri ile toplantı tutanağının düzenlenmesinde birinci fıkrada belirtilen Yönetmelik hükümlerine uyulması zorunludur.
İç Yönergede öngörülmemiş durumlar
MADDE 17 – (1) Toplantılarda, bu İç Yönergede öngörülmemiş bir durumla karşılaşılması halinde genel kurulca verilecek karar doğrultusunda hareket edilir.
İç Yönergenin kabulü ve değişiklikler
MADDE 18 – (1) Bu İç Yönerge, ………… Anonim Şirketi genel kurulunun onayı ile yönetim kurulu tarafından yürürlüğe konulur, tescil ve ilan edilir. İç Yönergede yapılacak değişiklikler de aynı usule tabidir.
İç Yönergenin yürürlüğü
MADDE 19 – (1) Bu İç Yönerge, …………Anonim Şirketinin ………..tarihli genel kurul toplantısında kabul edilmiş olup, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilanı tarihinde yürürlüğe girer.
AÇIKLAMALAR:
İç Yönerge, sermayesi paylara bölünmüşkomandit şirketler tarafından hazırlandığında;
1) Bu iç yönerge örneğinde yer alan;“yönetim kurulu” ifadeleri, “yönetici” veya “yöneticiler” şeklinde, “anonim”ifadeleri “sermayesi paylara bölünmüş komandit” şeklinde, “pay sahibi”ifadeleri “ortak” şeklinde değiştirilecektir.
2) Tek pay sahipli anonim şirketler için öngörülen hükümlere ise hazırlanacak İç Yönergede yer verilmeyecektir.
EK-6
TEVDİ OLUNAN PAYLARA İLİŞKİN TEMSİL BELGESİ ÖRNEĞİ
A) TEVDİ EDEN
(1) Ad Soyad/Unvan:
(2) Vatandaşlık Numarası/Vergi Kimlik/MERSİS Numarası:
(3)Adres:
B) TEVDİ EDİLEN
(4) Ad Soyad/Unvan:
(5) Vergi Kimlik/MERSİS Numarası:
(6) Adres:
(7) Tevdi Edilen Payların Sayısı ve Toplam İtibari Değeri:
Tevdi edilen nezdinde yukarıda belirtilen paydan/pay senetlerinden doğan genel kurul toplantılarına katılma ve tevdi eden tarafından her genel kurul öncesinde verilecek talimatlar çerçevesinde genel kurul gündem maddelerine ilişkin oy kullanma konusunda tevdi edilen yetkilendirilmiştir. (Tarih)
Tevdi Eden Tevdi Edilen
Kaşe/İmza Kaşe/İmza
Açıklamalar:
1) Payın sahibi yazılacaktır.
2)Pay sahibi Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişi ise TC kimlik numarası, tüzel kişi ise vergi kimlik numarası (Gümrük ve Ticaret Bakanlığının Merkezi Sicil Kayıt Sistemi uygulamaya geçtiğinde MERSİS numarası) yazılacaktır. Pay sahibi yabancı ise yabancı kimlik numarası veya vergi kimlik numaralarından biri yazılacaktır.
3) Adres bilgisi yazılacaktır.
4) Payların tevdi edildiği kişinin ad soyadı veya aracı kuruluşun unvanı yazılacaktır.
5) Tevdi edilenin vergi numarası veya MERSİS numarası yazılacaktır.
6) Tevdi edilenin adresi yazılacaktır.
7) Tevdi edilen pay sayısı ve toplam itibari değeri yazılacaktır. Ancak, Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen payların tevdi edildiği durumda, bu alana payların bulunduğu aracı kuruluştaki hesap numarası yazılarak da belirleme yapılabilecektir.
EK-7
TALİMAT BİLDİRİM FORMU ÖRNEĞİ
(I) GENEL KURUL
Genel Kurul Toplantısı Yapacak Şirket
Genel Kurul Tarihi
(II) GÜNDEM MADDELERİNE İLİŞKİN TALİMATLAR
Gündem No(*) Kullanılacak Oy Açıklama (**)
1 KABUL □
RED □
2 KABUL □
RED □
(*) Form gündem sayısını içerecek şekilde hazırlanacaktır. Eksik hazırlanması veya kullanılacak oya ilişkin verilmiş talimatın yazılmamışolması halinde Yönetmeliğin 46 ncı maddesinin ikinci fıkrasına uygun şekilde hareket edilir.
(**) Tevdi eden ilgili gündeme ilişkin varsa açıklamalarınıbu bölüme yazabilecektir. Eğer “red” oyu kullanma talimatı ile birlikte tutanağa muhalefet şerhi de yazdırılmak isteniyorsa, bu husus açıklama kısmına yazılacaktır.
|
Bu makaleden kısa alıntı yapmak için alıntı yapılan yazıya aşağıdaki ibare eklenmelidir :
"Yeni Ticaret Kanunu Çerçevesinde Borsaya Kote Anonim Ortaklıkların Genel Kurulları" başlıklı makalenin tüm hakları yazarı Ümit Yayla'e aittir ve makale, yazarı tarafından Türk Hukuk Sitesi (http://www.turkhukuksitesi.com) kütüphanesinde yayınlanmıştır.
Bu ibare eklenmek şartıyla, makaleden Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa uygun kısa alıntılar yapılabilir, ancak yazarının izni olmaksızın makalenin tamamı başka bir mecraya kopyalanamaz veya başka yerde yayınlanamaz.
|
|
Yeni Ticaret Kanunu Çerçevesinde Borsaya Kote Anonim Ortaklıkların Genel Kurulları
