Ana Sayfa
Kavram Arama : THS Google   |   Forum İçi Arama  

Üye İsmi
Şifre

Aktif Makale Kvkk - Verbis Sistemi Hakkında Bilgilendirme

Yazan : Av. Seda Sallı [Yazarla İletişim]
avukat

Makale Özeti
Verbis sistemi hakkında bilgilendirme

BİLGİLENDİRME NOTU


VERBİS, 1 Ekim 2018 tarihinde kullanıma açılmış olup veri sorumlusu tarafından işlenen kişisel verilerin kategorik bazda ve Kurum’un gözetiminde kamuya açık olarak tutulacağı belirtilmiştir.

Açılan VERBİS ana sayfasında,
- “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” ve
- “Sicile Kayıt”
olmak üzere iki bölüm bulunmaktadır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu, veri sorumlularınca VERBİS’e bilgi girişi yapılması esnasında kişisel veri işlemektedir.
Öncelikle ifade etmek gerekir ki, VERBİS’e kayıt yükümlülüğü 01.10.2018 tarihi itibariyle başlamış olup Yurtiçinde yerleşik tüzel kişiler için 30.09.2019 tarihine kadar kayıt süresi bulunmaktadır.

VERBİS’e giriş için öncelikle veri sorumlusunun teyidinin yapılması gereklidir. Bu teyit için de kişisel verilerin korunması alanında veri sorumlusu adına imzaya yetkililerce veri sorumlusunu tanıtan standart bir bildirim formu düzenlenerek Kurumumuza gönderilmesi için giriş yapılacak bölümdür.
Bunun için, VERBİS ana sayfasında bulunan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklanarak giriş yapılır.

“Veri Sorumlusu Yöneticisi Girişi” butonuna tıklanması akabinde gelen ekranda,veri sorumlusuna ait “Kullanıcı Adı ve Parola” bilgileri istenmektedir.

Kullanıcı Adı ve Parola bilgisi almak için öncelikle sol alt tarafta yer alan “Kayıt Olun” butonu aracılığıyla sisteme giriş yapılması ve akabinde gelen ekranlardaki ilgili alanların gerekli adımlarla beraber ilgili formları doldurarak kayıt işlemlerini tamamlamaları gerekmektedir.

Kayıt işlemlerine ilişkin yol göstermek amacıyla Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından aşağıdaki kılavuz yayınlanmıştır:

Veri Sorumluları Sicil Bilgilendirme Sistemi (VERBİS) Kılavuzu

Sisteme, tüzel kişi imza yetkilisi tarafından atanan (AZ TR için) (“İrtibat Kişisi/Veri Sorumlusu Temsilcisi”) e‐devlet üzerinden giriş yapacaktır. Bu girişi yapabilmek için öncelikle “Başvuru Formunun şirket imza yetkilisi tarafından şirket kaşesi ile birlikte imzalanarak Kurum adresine posta/kargo yoluyla gönderilmesi gerekmektedir. Başvuru Formunun KEP adresinden gönderilebileceği de belirtilmiştir. Kurum’a gönderilecek bu forma “Kayıt ol” butonundan ulaşılacaktır. Başvuru formu Kurum’a iletildikten sonra Kurum tarafından formda belirtilen e‐posta adresine kullanıcı adı şifre iletilecektir.

VERBİS’e giriş yapıldığında karşımıza üç seçenek çıkmaktadır. Bunlar;

• Veri sorumluları yönetici girişi
• Sicile kayıt
• Sicil sorgulamadır.
Veri sorumluları yönetici girişi kısmından giriş yapılacaktır.
Veri Sorumluları Yönetici Girişi:

Giriş yapıldığında sistem üç farklı seçenek sunmaktadır. Veri kaydı yapacak şirket aşağıda sayılan gruplardan hangi gruba dâhil ise bunu seçerek kayıt işlemlerine devam edebilecektir.

 Yurtiçinde yerleşik tüzel/gerçek kişi
 Yurtdışında yerleşik tüzel/gerçek kişi
 Kamu kurumu


Veri Sorumlusu Temsilcisi/İrtibat kişisi atanmasına ilişkin bilgiler Veri Sorumluları Sicili Hakkında
Yönetmelik’te yer almaktadır. Bu yönetmeliğe göre;

“Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişiler Sicile kayıt sırasında irtibat kişisi bilgilerini Sicile işlerler. İrtibat kişisi veri sorumlusunu Kanun ve Yönetmelik hükümlerine göre temsile yetkili değildir. İrtibat kişisi, ilgili kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda iletişimi sağlar” (Md 11/4).

Anılan yönetmeliğe göre Veri Sorumlusu Temsilcisi/İrtibat Kişisi, üçüncü kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği talepleri veri sorumlusu adına alacak, veri sorumlusuna iletecek ve veri sorumlusundan gelecek cevapları Kurum’a iletecek olan gerçek kişiyi ifade etmektedir.

Yönetmeliğe göre kamu kurum ve kuruluşlarında İrtibat Kişisi, üst düzey yönetici tarafından Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla belirlenerek Sicile kaydı yapılan daire başkanı veya üstü yöneticidir.

Yurtiçinde yerleşik tüzel kişilerde ise, atanan İrtibat Kişisi, veri sorumlusu ile aynı kişi olabileceği gibi şirket içerisinden Kurum ile koordinasyon sağlayabilecek üst düzey yönetici veya şirket dışından şirketin kişisel veri envanterine hâkim bir kişi de olabilecektir. Ancak bu kişinin Türk vatandaşı olması şart kılınmıştır.

1. SİCİLE KAYIT BUTONU
İrtibat Kişisi atandıktan sonra “Sicil Kayıt” seçeneğinden İrtibat Kişisi TCKN ve e‐devlet şifresi ile giriş yaparak bildirimde bulunmalıdır. Bildirimde bulunmak için KVKK Uyum Projesi kapsamında oluşturulan kişisel veri envanterinden yararlanarak aşağıda yazılı aşamaların tamamlanması ve gerekli veri girişlerinin işaretlenmesi gerekmektedir.

 Veri Kategorileri (25 adettir, ek kategori belirlenebilir)
 Veri İşleme Amacı
 Veri Aktarın Alıcı Grupları
 Veri Saklama Süreleri
 Veri Konusu Kişi Grubu
 Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler
 Veri Güvenliği Tedbirleri


Bütün aşamalar tamamladıktan sonra Kaydet‐Devam Et butonuna tıklayarak bildirim gerçekleştirilmektedir. Her kategori için Kaydet‐Devam Et seçeneğini işaretlemeden sistem bir sonraki kategoriye ilerlememektedir. Veri kategorileri satır olarak sıralamış olup her bir kategori için ayrı bir sayfa karşımıza çıkmaktadır.

Bize sunulan 25 tür kişisel veriyi;

İşliyorum/işlemiyorum
olarak karşımıza gelen seçenekten bize uygun olanını işaretledikten sonra Kaydet‐Devam Et ile sonraki kategoriye devam edilecektir. Böylece her bir kategori için bu işlemi tekrarlayarak 25 adet veri kategorisini tamamlamış olacağız. İrtibat Kişisi sadece ilgili kutucukları işaretleyecektir. İşlem yaparken teknik arıza sebebiyle veri kayıt sistemine veri yükleme esnasında oluşarak kesintiden sonra (elektrik /internet vb.) sistemin kaldığı yerden devam ettiği de ayrıca kurum tarafından Verbis kayıt provası seminerinde dile getirilmiştir

ÖR: 1. Kategori: Kimlik Verisi

Veri işleme amaçları da hazırlanmış olarak karşımıza çıkmaktadır. İrtibat Kişisi veri işleme amaçlarını yine hazır olarak satırlar halinde sıralanmış amaçlardan uygun olanları işaretleyecektir. Sistemde bulunan veri işleme amaçları dışında bir amaç ile (amacımızın yasalara uygun olması kaidesi ile) veri işliyor isek “diğer” seçeneği işaretlenerek altındaki kutu içine açıklama yazılabilmesi mümkündür.

2. ALICI GRUPLARI
Aktarıyorum/Aktarmıyorum seçeneklerinden biri işaretlenerek devam edilecektir.
“Diğer” seçeneği burada da mevcuttur.

3. SAKLAMA SÜRELERİ
Bu kısımda hangi kişisel verileri işliyorsak yine onlar ekrana gelecek. Bunlar için ne kadar saklama süresi öngörmüş isek bunları belirtmemiz gerekmektedir. Birden fazla veri için farklı süreler öngörmüşsek bunlardan süre olarak en uzun olanın yazılmasının daha uygun olacağı ifade edilmiştir.
ÖR: Çalışanın da ziyaretçinin de kimlik verisini işlerken ziyaretçiye ait kimlik verisini 1 yıl çalışanın kimlik verisini 10 yıl tutuyor isek bu kısma uzun olan süreyi yazmamız gerektiği kurum tarafından ifade edilmiştir.

Burada, mümkün olduğunca “süresiz” süre tercih edilmemesi de ilave edildi. O konuda mevzuat varsa mevzuattaki süreyi süre yoksa mevzuattaki kriterlere göre değerlendirme yapılarak süre belirlenebileceği de yine seminerlerde belirtilmiştir.


4. VERİ KONUSU KİŞİ
Kimlerin kişisel verilerini işlediğimizi kategori bazında belirlenecek kısımdır. Ör. Çalışan, çalışan adayı, ziyaretçi, dernek vb.

5. YABANCI ÜLKELERE AKTARIM Evet/Hayır
seçeneklerinden bize uygun olanı işaretlenecektir.


6. VERİ GÜVENLİĞİ TEDBİRLERİ
Burada teknik ve idari tedbirler yer almakta olup ne tür bir tedbir alındığı da satırlar halinde sıralı olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu kısmın 100 soruda KVKK Rehberi’nden alıntı yapılarak sistemde kategoriler haline getirildiği belirtilmiştir. Burada karşımıza çıkan seçimlik alanlardan bir ya da bir kaçı işaretlenebilecektir.

Seçimlik her alanda “diğer” seçeneği mevcut olup bu kısmın altındaki kutucuğa manuel giriş mümkündür.


Not: 26 Eylül 2018 tarihinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından İstanbul'da düzenlenen Verbis kayıt provası seminerinde alınan notların düzenlenmesi ile oluşturulmuş bir bilgi notudur. Meslektaşlarımıza ve veri irtibat kişisi olarak atanacak kişilere yol göstermesi amacı ile hazırlanmıştır.

faydalı olması dileğiyle
sevgiler
Bu makaleden kısa alıntı yapmak için alıntı yapılan yazıya aşağıdaki ibare eklenmelidir :

"Kvkk - Verbis Sistemi Hakkında Bilgilendirme" başlıklı makalenin tüm hakları yazarı Av. Seda Sallı'e aittir ve makale, yazarı tarafından Türk Hukuk Sitesi (http://www.turkhukuksitesi.com) kütüphanesinde yayınlanmıştır.

Bu ibare eklenmek şartıyla, makaleden Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa uygun kısa alıntılar yapılabilir, ancak yazarının izni olmaksızın makalenin tamamı başka bir mecraya kopyalanamaz veya başka yerde yayınlanamaz.


[Yazıcıya Gönderin] [Bilgisayarınıza İndirin][Arkadaşa Gönderin] [Yazarla İletişim]
Bu makaleye henüz okuyucu yorumu eklenmedi. İlk siz yorumlayın!
» Makale Bilgileri
Tarih
06-03-2019 - 22:50
(77 gün önce)
Yeni Makale Gönderin!
Değerlendirme
Şu ana dek 1 okuyucu bu makaleyi değerlendirdi : 1 okuyucu (100%) makaleyi yararlı bulurken, 0 okuyucu (0%) yararlı bulmadı.
Okuyucu
345
Bu Makaleyi Şu An Okuyanlar (1) :  
* Son okunma 2 saat 19 dakika 5 saniye önce.
* Ortalama Günde 4,42 okuyucu.
* Karakter Sayısı : 8265, Kelime Sayısı : 1067, Boyut : 8,07 Kb.
* 2 kez yazdırıldı.
* 1 okur yazarla iletişim kurdu.
* Makale No : 2058
Yorumlar : 0
Bu makaleye henüz okuyucu yorumu eklenmedi. İlk siz yorumlayın!
Makalelerde Arayın
» Çok Tartışılan Makaleler
» En Beğenilen Makaleler
» Çok Okunan Makaleler
» En Yeni Makaleler
THS Sunucusu bu sayfayı 0,02446198 saniyede 14 sorgu ile oluşturdu.

Türk Hukuk Sitesi (1997 - 2016) © Sitenin Tüm Hakları Saklıdır. Kurallar, yararlanma şartları, site sözleşmesi ve çekinceler için buraya tıklayınız. Site içeriği izinsiz başka site ya da medyalarda yayınlanamaz. Türk Hukuk Sitesi, ağır çalışma şartları içinde büyük bir mesleki mücadele veren ve en zor koşullar altında dahi "Adalet" savaşından yılmayan Türk Hukukçuları ile Hukukun üstünlüğü ilkesine inanan tüm Hukukseverlere adanmıştır. Sitemiz ticari kaygılardan uzak, ücretsiz bir sitedir ve her meslekten hukukçular tarafından hazırlanmakta ve yönetilmektedir.