Bildirim, zamanında yapılmaz ya da bildirim tutanağı belirli zamanda gelmezse ilgili başvuru yeri, durumu yerel PTT merkezine bildirir. Bu merkez, yakınma konusu belgenin ne işlem gördüğünü araştırır, gerekirse belgenin çıkış merkezinden araştırır. Bunların sonucu, yerel PTT merkezi ve gereğinde Genel Müdürlükçe olanaklı olduğu kadar kısa sürede ilgili başvuru yerine bildirilir.