Kisir Toplantilarla ÇÖken BÜrokrasİ

KISIR TOPLANTILARLA ÇÖKEN BÜROKRASİ

Av. Durdu GÜNEŞ

Bir işin yapılmasına bir kararın alınmasına yönelik olarak yapılan toplantılar kamuda sık başvurulan bir yoldur.

Bir amacı gerçekleştirmek üzere birden çok kişinin bir araya gelmesiyle yapılan toplantı amaca hizmet eden bir araçtır.

Ancak; toplantılar amacın gerektirdiği sıklıkta ve önemde yapılması gerekirken çoğu zaman amacın önüne geçmektedir. Bizatihi toplantı yapmak amaç haline gelir. İşte bu noktada sorunun çözülmesine yardımcı olacak toplantı bizzat sorunun kendisi olmaya başlar.

Çevre Bakanlığında Hukuk Müşaviri olarak çalışırken yeni bir bakanlık olması nedeniyle sürekli toplantı yapılıyordu. Bende bu toplantıların birçoğuna katılıyordum. Çoğu zaman toplantıdan biraz fırsat bulup işimizi yapmaya fırsatımız olmuyordu.

Memlekete bayram ziyaretine gittiğimde bir arkadaş önce nerde çalıştığımı sormuştu. “Çevre Bakanlığı” dedim. Yeni kurulan bir Bakanlık olması dolayısıyla “ne iş yapıyor Çevre Bakanlığı” diye sorunca aklımda tek toplantılar kaldığından tereddütsüz cevaplamıştım. “Toplantılar yapıyor.”

Amirler çoğu zaman “toplantım var” sözüyle hem işlerinin yoğunluğunu göstermek ister hem de istemedikleri ziyaretçileri başlarından savarlar. Makama gelen telefonlarda da sekreterlerin en çok kullandıkları, “şu an toplantıdalar efendimdir.” sözüdür.

Toplantının Psikolojisi

Bazı toplantılar birim amirleri tarafından küçük çapta yapılır. Bu tür toplantılar askerde “içtima” dediğimiz bir toplantı türü gibidir. Komutan her fırsatta içtima yapar. Yani askerleri toplar. Bir çeşit yoklamadır. Araziye uyup kaçan var mı diye. Diğer yandan “ben sizin komutanınızım, siz benim askerlerimsiniz.”diye gücünü hissetmek ve hissettirmek maksadına yöneliktir. Çünkü asker varsa komutanlık vardır. Memur varsa amir vardır. Ve bunlar tek başına iken hissedilmez. Mutlaka komutan askerlerin varlığına amir memurların varlığına ihtiyaç duyar.

Toplantı hali sürekli bir iş yapılıyor izlenimi verir. Çünkü toplantı bir gayeye matuf olarak yapılan bir şeydir. Oysa uygulamada toplantı iş yapıyor görünmenin tam bir kamuflajıdır. Aslında toplantı iş yapılıyor bahanesine amirlerin keyifle hatıra anlattığı, espri yaptığı memurlarında uygun bürokratik rollerini oynadığı mizansen durumlardır. Onun için bu tür toplantıları amirler hep çok yapmak ister. Memurlarsa bundan hiç hoşlanmazlar.

Toplantıların bir değişik şeklide işleri sürüncemede bırakmak için kurulan komisyonlar marifetiyle olur. Çoğu zaman bir iş çıkmaza girdiğinde bir sonuç alınmak istenmediğinde bir komisyon kurularak iş oraya havale edilir. Bir Alman’ın “ Bir Türk bir işi bir saatte yapıyorsa aynı işi iki Türk aynı işi iki saatte yapar. Aynı işi üç Türk hiç yapamaz.” Sözü anlamlı olsa gerek. Yine Araplar tarafından söylendiği kabul edilen “Külliyen brifing, külliyen toplantı icraat mafiş.” sözü de toplantıların ne kadar kısır döngüde olduğunu anlatır. Komisyonlarda kısır usul tartışmaları, “kendini göstermek için, bende bu konuyu biliyorum.” demek için hep bir ağızdan konuşmalar olur.

Bireysel sorumluluk alma yeteneğinin azlığı, girişken olmayış, özgüven yokluğu gibi sebepler de fazla toplantı yapılmasına yol açar. Çünkü böylelikle özgüven, girişkenlik, sorumluluk alma yetersizlikleri kalabalıkta gargaraya gelerek belli olmaz.



Toplantılardaki Verimsizliğin Nedenleri

Yazı konusu toplantılar kamuda yapılan toplantılardır. Kamuda görev yaparken yıllardır katıldığım toplantılarda gördüğüm eksiklik ve aksaklıkları sıralamak istiyorum.

1-Toplantıya zamanında katılım olmaz. Katılımcıya son dakikada söylenmiş olabilir. Ya da toplantı konusuyla çok ilgili olmayan biri görevlendirilmiştir. O da ayağını sürüyerek geldiğinden gecikmeyle toplantıya müdahil olur.

2-Devamlılığı olan toplantıya her seferinde başka kişi katılır. Gelen kişi evveliyattan habersiz olduğu için konuya tam odaklanmaz. Diğer taraftan devamı olacak öbür toplantılara katılmayacağını da düşünerek fazla duyarlı olmaz.

3-Toplantıya katılanlar bakımından çok heterojen bir yapı ortaya çıkar. Çoğu zaman toplantıya katılacak kişilerin unvanı, mesleği, pozisyonu tam belirtilmez. Kurumunuzdan bir temsilci, ya da üst düzey bir temsilci gibi çok genel tabirler kullanılır. Sonuçta bakarsınız bir genel müdür, bir şube müdürü, bir şef toplantının uyumsuz katılımcıları olarak yerlerini alırlar. Amaca hizmet edecek düzeyde ve konumda olan kişiler tam tanımlanarak toplantıya çağrılmayınca istenen sonuca bir türlü ulaşılmaz.

4-Toplantılarda zaman disiplinine çok riayet edilmez. Toplantıyı yönetenin tamamen keyfine kalmıştır. Zaman zaman konudan sapmalar olur. Bazen hep bir ağızdan konuşulur. Bir bakarsın ortam köy kahvesine dönmüştür. Gerekli gereksiz kişisel espriler yapılır. Zaman çok verimsiz şekilde kullanılır.

5-Katılımcıların çoğu toplantıya hazırlıksız gelir. Oradaki konuşmalardan mevzu çıkararak laf olsun torba dolsun diye konuşulur. Bazıları bende bu konuları bilirim havasında malumatfuruşluk yapar. Bazıları bende buradayım demek için konuşur. Bazıları sessizce saksı gibi durur toplantının bitmesini bekler. Ortada beyinlerin dansı diyebileceğimiz fikir teatrisi oluşmaz. Hazırlanan tutanak oradaki bir-iki kişinin yönlendirmesiyle şekillenir. Diğerleri imza atar. Ya da sadece toplantıya katılanlarım isim ve kurumları unvanları telefonlarını tespit eden bir çizelgeye imza atılır.

6-Toplantıyı yöneten çoğu zaman siyasi atamayla pozisyon kazanmış, eğilip bükülen sökülüp takılan portatif naylon tabiatlı biridir. Konuyla ilgili temayüz etmiş bir uzmanlığı bulunmamaktadır. Bu nedenle toplantıya tam vaziyet edemez. Konuşulanları derleyip toplayamaz. Toplantıyı belli bir formatta yürütmez. Beceriksizliğini sesini yükselterek öfkeyle kapatmaya çalışır.

7-Toplantıya katılacak kişi kamudaki pozisyonundan dolayı katılacaksa yeterli donanıma sahip olmadığı için yanına birden çok yardımcı alır. Sık sık yardımcıların müdahale ve tashih çabaları toplantının insicamını bozar.

8-Toplantının maksadına elverişli salon ve gerekli donanım olmaz çoğu kez. Siyaseten makam sahibi olmuş kişilerin en büyük kaygısı oturma düzeninde bir prestij kaybına uğramamak için çaba sarf etmeleridir. Zaman zaman oturmuş insanları kaldırmak yerine prestij sıralamasında ayar yapmak söz konusu olur.

9-Kurumlar arası toplantılarda kurum temsilcileri kurum taassubuyla hareket ettiklerinden çoğu zaman hiç sonuç alınmaz. Kısır döngülerde kısır tartışmalar olur.

Bu ve benzeri daha birçok aksaklıkları gözlemlemek mümkündür.

Neler Yapılmalı

1-Kamu bürokrasisinde kesinlikle ehliyet, liyakat sistemi oturmalıdır. Makamlar siyasi iktidarların lütfu keremi olarak bir talih kuşu gibi birilerinin başına konmamalıdır. Ancak ehil insanlar başta olursa yapılacak toplantılar ve sonuçları verimli olur.

2-Kamuda görev yapan gerek toplantıyı yönetecek gerekse toplantıya katılacak konumda olanlar mutlaka uzmanlarca sunulan toplantı yönetimi konusunda eğitim almalıdır.

3-Çok sık yapılan toplantılar üst yönetimlerce bir disiplin ve verim sorunu olarak algılanmalıdır. Toplantıların bürokrasideki zaman yönetimine ne ölçüde uyduğu dikkate alınmalıdır.

4-Toplantılar istisnalar hariç olmak üzere mutlaka gündemli olmalıdır. Katılımcıların hazırlık yapılmasına elverişli bir zaman dilimi olmalı ve katılımcılar gündeme hazırlıklı gelmelidir.

5-Toplantının yeri, zamanı, gündemi ve katılacak kişilerin vasıfları açıkça ortaya konmalıdır.

6-Toplantılar belirlenen zamanda başlamalı ve bitmelidir. Ucu açık zamana yayılan toplantılarda amaca hizmet etmeyen birçok gereksiz konuşmalar olur. Toplantı şirazesinden çıkar.

Son söz:
Ülkemizde verimli toplantıların yapıldığı gelişmiş bir bürokrasi diliyorum