Bildirim yapılacak her tür belge, biri dosyasında konulmak ve diğeri bildirim yapılacak kimselere verilmek üzere gereği kadar örnekten oluşur. Bu örneklerde iş sahibi ya da vekilinin imzası bulunur. Bildirim yapılmak üzere yetkili yerlere verilecek belgenin her örneğine bu yerlerce, verildiği tarih yazılır ve istenirse alındı verilir. Her tür belgenin bildirimine ve çağrı kağıtlarına ilişkin bildirim tutanakları dosyasına koyulur.