Kolluk görevlilerinin ve hukuk devletinin inceleme sorumluluğu

Sayın meslektaşlarım,
X kişinin soyadı ve uyruğu değişmiştir, Türkiye'de bir resmi belgenin onaylanması için idareye başvuruda bulunmuştur. İlgili dilekçede daha önce Türkiye'de bulundunuz mu yazısına 'EVET' yanıtı vermiş ve imzalamıştır.
Kişinin yeni soyadı hakkında Tahdit ve GBT işlemleri yapılmış her hangi bir sonuca varılmamıştır (kişinin zaten bir önceki soyadında da her hangi bir tahdit ve GBT kaydı bulunmamaktadır). Daha sonra bir memur ben bu şahsı tanıyorum daha önce soyadı başkaydı milliyeti T.C. 'ydi diye ihbar eder ama yerel idare yine resmi belgeyi onaylar ve kişiye teslim eder.

Hal böyleyken:

Kişinin tahdit ve GBT'si incelenirken hukuken ve resen inceleme sorumluluğu yetkili memur'a mi ait yoksa x kişi mi sorumlu? Hangi hukuki esasına dayanarak?

İdare tarafından yukarıdaki konu biline biline onaylanarak verilen resmi belge yine idare istediğinde iptal hakkına sahip mi? (Tüm istenen belgeler sunulmuş ve belgenin verilmesine sakınca bulunamamıştır)

Esas itibariyle hukuk devletinde hukuken vatandaştı olmayan bir ülke'de daha önce o ülke vatandaştıydı diye x kişinin elindeki resmi belgelerden başka bilgi vermek zorunluluğu var mı? Yoksa bu işlem yetkili kolluk görevlileri tarafından mı incelenmesi gerekmektedir?

Bilgilerinizi paylaşmanızı saygıyla dilerim.