Sorduğunuz konuyla ilgili somut bir uyuşmazlık çözmedim. Ama internette yaptığım araştırma sonucunda aşağıda yazmış olduğum bilgiye ulaştım.Ancak ileride yinede bir sorun yaşamak istemiyorsanız kargo firmasına bir ihtar çekebilir ve adına fatura düzenlendiğiniz bir firmayla fatura aslının kaybolduğu bu nedenle noterden bir örneğinin düzenlendiği konusunda bir protokol yapabilirsiniz diye düşünüyorum. Ayrıca muhasebecinize ve çalıştığınız vergi dairesinden de ayrıntılı bilgi alabilirsiniz. Dilerim açıklama yararlı olur. İyi çalışmalar diliyorum.
Açıklama : 213 sayılı kanunun 231/3. maddesinde, “Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm uyarınca; faturaların bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenmesi mecburiyeti bulunmakta olup, söz konusu faturaların aslı ile örneğinin aynı bilgileri içermesi gerekmektedir. Buna göre yukarıda belirtilen hüküm ve açıklamalar çerçevesinde; kaybolan faturanın yerine kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin (Bu örnek üzerine, “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) kullanılması mümkün bulunmaktadır. Birinci sınıf tüccarlar aslı kaybolan faturaları muhasebe kayıtlarına alabilmeleri için faturayı düzenleyen firma tarafından noterden tasdik edilerek, tasdik edilen örneğin üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” Şeklinde bir açıklamanın yazılması gerekmektedir.Aslı kaybolan alış faturaları satıcı firma tarafından noterden suret tasdiki yapılacak muhasebe kayıtlarına işlenebilir. Alışagelen uygulamalarda fatura fotokopisi üzerine ASLI GİBİDİR ibaresini yazmak sahte ve muhteviyatı itibari ile yanıltıcı belge kullanmak suçlaması ile karşı karşıya kalmanız demektir.