BEŞİNCİ BÖLÜM
Tutulacak Defterler ve Kartonlar

Tutulacak defterler
Madde 94 — Cumhuriyet başsavcılıklarında denetimli serbestlik genel defteri, şube müdürlükleri ve bürolarda aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur:
a) Denetimli serbestlik defteri.
b) Çocukların denetimine ilişkin defter.
c) Mükerrirlere ilişkin defter.
d) Rapor defteri.
e) Psiko- sosyal yardım defteri.
f) Rehberlik hizmetlerine ilişkin defter.
g) Adli kontrol defteri.
h) İş arama izin defteri.
i) Muhabere defteri.
j) Zimmet defteri.
k) Koruma kurulları defteri.
l) Demirbaş eşya defteri.
Denetimli serbestlik defteri
Madde 95 — Tedbir kararlarının düzenli ve aksamayacak bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla tutulan (Örnek-DS 1) nolu defterdir.
Denetimli serbestlik defterine bu Yönetmeliğin 31, 32, 33, 34, 35, 44, 45, 46, 47, 49, 50 ve 51 inci maddelerinde belirtilen kararlar kaydedilir.
Bu defter; sıra numarası, denetimli serbestlik genel defter numarası,* hakkında tedbir uygulanan kişinin kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kararı veren mahkemenin adı, kararın tarih ve numarası, suçu, kararın geldiği tarih, kararın konusu, takip eden uzmanın kimliği, kararın uygulanmasına başlanıldığı ve bitirildiği tarih ile düşünceler sütunlarını içerir.
Çocukların denetimine ilişkin defter
Madde 96 — Çocuklara ilişkin tedbir kararlarının düzenli ve aksamayacak bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla tutulan (Örnek-DS 2) nolu defterdir.
Çocukların denetimine ilişkin deftere bu Yönetmeliğin 31 ve 32 nci maddelerinde belirtilen kararlar kaydedilir.
Bu defter; sıra numarası, denetimli serbestlik genel defter numarası, hakkında tedbir uygulanan çocuğun kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, suçu, kararı veren mahkemenin adı, kararın tarih ve numarası, kararın geldiği tarih, kararın konusu, takip eden uzmanın kimliği, kararın uygulanmasına başlanıldığı ve bitirildiği tarih ile düşünceler sütunlarını içerir.*
Mükerrirlere ilişkin defter
Madde 97 — Mükerrirlere ilişkin güvenlik tedbir kararlarının düzenli ve aksamayacak bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla tutulan (Örnek-DS 3) nolu defterdir.
Mükerrirlere ilişkin deftere bu Yönetmeliğin 48 inci maddesinde belirtilen kararlar kaydedilir.
Bu defter; sıra numarası, denetimli serbestlik genel defter numarası, hakkında tedbir uygulanan mükerririn kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kararı veren mahkemenin adı, kararın tarih ve numarası, suçu, kararın geldiği tarih, kararın konusu, takip eden uzmanın kimliği, kararın uygulanmasına başlanıldığı ve bitirildiği tarih ile düşünceler sütunlarını içerir.
Rapor defteri
Madde 98 — Raporların düzenli olarak kaydedildiği (Örnek-DS 4) nolu defterdir.
Rapor defterine; denetim raporu, sosyal araştırma raporu, sosyal inceleme raporu, salıverme öncesi düzenlenecek rapor kaydedilir.
Bu defter; sıra numarası, hakkında rapor istenen kişinin kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, rapor isteyen makamın adı, raporun türü, suçu, talebin geldiği tarih, raporu düzenleyen uzmanın kimliği, raporun düzenlendiği ve gönderildiği tarih ile düşünceler sütunlarını içerir.
Psiko- sosyal yardım defteri
Madde 99 — Suçtan zarar gören, şüpheli, sanık veya hükümlülerin karşılaştıkları psiko-sosyal sorunlarının çözümü için yapılan başvuruları ve diğer işlemlerin kaydedildiği (Örnek-DS 5) nolu defterdir.
Bu defter; sıra numarası, suçtan zarar gören, şüpheli, sanık veya hükümlülerin kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Cumhuriyet başsavcılığı hazırlık veya mahkeme esas numarası, talep edilen ve yapılan yardım, görüşmeyi yapan uzmanın kimliği ile düşünceler sütunlarını içerir.
Rehberlik hizmetlerine ilişkin defter
Madde 100 — Rehberlik hizmetlerinin düzenli ve aksamayacak bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla tutulan (Örnek-DS 6) nolu defterdir.
Rehberlik hizmetlerine ilişkin deftere bu Yönetmeliğin 52 nci maddesinde yer alan rehberlik ile ilgili işlemler kaydedilir.
Bu defter; sıra numarası, rehberlik yapılan hükümlünün kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kararı veren mahkemenin adı, kararın tarih ve numarası, suçu, yükümlülüğe hükmedilip edilmediği, yükümlülüğe hükmedilmiş ise çeşidi, kararın geldiği tarih, kararın konusu, takip eden rehberin kimliği, kararın uygulanmasına başlanıldığı ve bitirildiği tarih ile düşünceler sütunlarını içerir.*
Adli kontrol defteri
Madde 101 — Adli kontrol kararlarının infazını takip amacıyla kaydedildiği (Örnek-DS 7) nolu defterdir.
Adli kontrol defterine bu Yönetmeliğin 18 ila 29 uncu maddeleri arasında yer alan kararlar kaydedilir.
Adli kontrol defteri; sıra numarası, adli kontrol kararlarının kaydına mahsus defter numarası, şüpheli veya sanığın kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kararı veren mahkemenin adı, kararın tarih ve numarası, suçu, yükümlülüğün çeşidi, kararın özeti, kararın süresi, kontrol kararının sona erdiği tarih ve düşünceler sütunlarını içerir.
İş arama izin defteri
Madde 102 — İş arama izinlerini takip amacıyla tutulan (Örnek-DS 8) nolu defterdir.
Bu defter; sıra numarası, iş arama izni verilen hükümlünün kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, suçu, iş arama iznini veren Cumhuriyet başsavcılığı, görüşmeyi yapan uzmanın adı, iş arama iznine çıktığı saat, hükümlüye önerilen iş yerleri ile sonuç sütunlarını içerir.
Muhabere defteri
Madde 103 — Yukarıda gösterilen defterlere kaydı gerekmeyen ancak, Cumhuriyet başsavcılıklarından, mahkemelerden veya diğer mercilerden gelen veya bu mercilere gönderilen evrakın ve yazıların kaydedildiği (Örnek-DS 9) nolu defterdir.
Muhabere defterindeki kayıtlı yazıya gelen cevap ayrı bir kayıt işlemine tâbi tutulmaz. Sadece defterde aldığı numaranın karşısına geldiği işaret olunur.
Bakanlıkla yapılan yazışmalar için ayrı muhabere defteri tutulur.
Muhabere defteri; sıra numarası, evrakın tarih ve numarası, gönderilen veya gönderen daire, geliş ve sevk tarihi, evrakın özeti ile düşünceler sütunlarını içerir.
Zimmet defteri
Madde 104 — Şube müdürlükleri veya bürolardan muhtelif mercilere gönderilen evrakın kaydedildiği (Örnek-DS 10) nolu defterdir.
Zimmet defteri; sıra numarası, evrak numarası, gönderildiği daire, alındığı tarih, evrakı alanın adı ve soyadı, evrakı alanın imzası ile düşünceler sütunlarını içerir.
Koruma kurulları defteri
Madde 105 — Koruma kurullarınca tutulan (Örnek-DS 11) nolu defterdir.
Koruma kurulları defteri; sıra numarası, başvuranın kimliği, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, suçu, yaşı, hukuki durumu, yardım talep tarihi, talep edilen yardım türü, yardım tarihi, yapılan yardımın türü, yardım yapan kişi veya kurum ve düşünceler sütunlarını içerir.
Demirbaş eşya defteri
Madde 106 — Şube müdürlüklerinde veya bürolarda bulunan şube veya büroya ait ya da şube veya büronun tasarrufunda bulunun kullanma süresi bir yıldan fazla olan demirbaş eşyaların kaydedildiği (Örnek-DS 12) nolu defterdir.
Demirbaş eşya defterinde; demirbaş sıra numarası, demirbaş eşyanın bulunduğu yer, demirbaş eşyanın türü ve özellikleri, alındığı tarih ve terkin tarihi sütunlarını içerir.
Defterlerin numaralandırılması
Madde 107 — Defterlere sayfa numarası konur ve her sayfaya şube müdürlüğü mührü basılır. Defterlerin başına ve sonuna kaç sayfadan ibaret olduğu yazılır ve bu yazı şube müdürlüğü mührü ile mühürlenerek şube müdürü tarafından imzalanır.
Defterlerin düzeni
Madde 108 — Şube müdürlükleri veya bürolarda bulunan defterler temiz, düzgün ve sağlıklı bir şekilde tutularak saklanır. Belirtilen hususların yerine getirilmesinden şube müdürü veya büro şefi de sorumludur.
Defterlerde silinti ve kazıntı yapılmaz. Yanlışlık yapılırsa düzeltilmesi lazım gelen yazıların üstüne okunmasına engel olmayacak şekilde ince bir çizgi çizilip, defterin kenarına gerekli düzeltme yapıldıktan sonra şube müdürü veya büro şefi tarafından onaylanır.
Devir işlemleri
Madde 109 — Mükerrirlere ilişkin defter, çocukların denetimine ilişkin defter ile denetimli serbestlik defterine kaydedilmiş olup da, yıl sonuna kadar bir sonuca bağlanmamış ilam ve kararlar, eski numarası düşünceler hanesine şerh verilerek yeni yıl defterine devir suretiyle kaydolunur. Kaydedildiği yeni defter üzerinden işlemlerin yürütülmesine devam olunur. Eski defterdeki düşünceler hanesine de yeni defter numarası yazılır. Yıl sonunda, yıl içinde gelen ilam ve kararlardan ne kadarının sonuçlandığı ve ne kadarının yeni yıla devredilmiş olduğu toptan yazılmakla beraber devir olunanların sıra numaraları bir cetvel halinde gösterilir ve cetvelin bir örneği deftere yapıştırılır.
İlam ve kararların kaydının tutulmasında bilgisayar kullanılan Cumhuriyet başsavcılıklarında ilam ve kararların yeni yıla devir işlemi yapılmaz.
Tutulacak kartonlar
Madde 110— Şube müdürlükleri veya bürolarda aşağıda gösterilen kartonların tutulması zorunludur:
a) İş cetvelleri kartonu.
b) Teftiş tavsiye raporları kartonu.
c) Ücretsiz çalışma yaptırımına dair kurumlar listesi kartonu.
d) Ücretli çalışma yükümlülüğüne dair kurumlar listesi kartonu.
e) Sosyal araştırma raporu kartonu
f) Salıverilme öncesi düzenlenecek rapor kartonu
g) Koruma kurulları karar kartonu.
h) Koruma kurulları proje kartonu
İş cetvelleri kartonu
Madde 111 — Şube müdürlükleri veya bürolardan Bakanlığa gönderilen iş cetveli örneklerinin düzenli bir şekilde tarih sırasıyla konulduğu kartondur.
Teftiş tavsiye raporları kartonu
Madde 112 — Teftiş sonucunda düzenlenen tavsiye raporlarının saklandığı kartondur.
Ücretsiz çalışma yaptırımına dair kurumlar listesi kartonu
Madde 113 — Ücretsiz çalışma yaptırımına dair kurumlar listesi kartonu; 5237 sayılı Kanunun 50 nci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi ve 5275 sayılı Kanunun 105 inci maddesi gereğince verilen kamuya yararlı bir işte çalıştırma yaptırımının infaz edilebileceği kurumlara ilişkin ayrıntılı bilgilerin yer aldığı ücretsiz çalışma yaptırımına dair kurumlar listesi ve hizmetler listesinin düzenli bir şekilde tarih sırasıyla saklandığı kartondur.
Ücretli çalışma yükümlülüğüne dair kurumlar listesi kartonu
Madde 114 — Ücretli çalışma yükümlülüğüne dair kurumlar listesi kartonu; 5237 sayılı Kanunun 51 inci maddesinin dördüncü fıkrasının (b) bendi ve 5275 sayılı Kanunun 107 nci maddesinin yedinci fıkrası gereğince verilen çalışma yükümlülüğünün infaz edilebileceği kurumlara ilişkin ayrıntılı bilgilerin yer aldığı ücretli çalışma yükümlülüğüne dair kurumlar listesinin düzenli bir şekilde tarih sırasıyla saklandığı kartondur.
Sosyal araştırma raporu kartonu
Madde 115 — Sosyal araştırma raporu kartonu, şüpheli veya sanığın şube müdürlüğü veya büroda dosyasının bulunmaması ancak hakkında sosyal araştırma raporu hazırlanmasının talep edilmesi halinde hazırlanan sosyal araştırma raporlarının düzenli bir şekilde tarih sırasıyla saklandığı kartondur.
Salıverilme öncesi düzenlenecek rapor kartonu
Madde 116 — Salıverilme öncesi düzenlenecek rapor kartonu, hükümlünün şube müdürlüğü veya büroda dosyasının bulunmaması ancak hakkında salıverilme öncesi düzenlenecek rapor hazırlanmasının talep edilmesi halinde hazırlanan salıverilme öncesi düzenlenecek raporların düzenli bir şekilde tarih sırasıyla saklandığı kartondur.
Koruma kurulları karar kartonu
Madde 117 — Koruma kurulları kararlarının tarih sırasıyla konulduğu kartondur.
Koruma kurulları proje kartonu
Madde 118 — Proje formatına uygun olarak hazırlanan proje tekliflerinin düzenli bir şekilde tarih sırasıyla saklandığı kartondur.
Dosyalama işlemi
Madde 119 — Şube müdürlüğü veya büro tarafından her karar için bir dosya açılır. Dosyaya; ilgilinin kaydedildiği defter numarası verilir. Suçtan zarar görenler için ayrı dosya açılır ve psiko-sosyal yardım defter numarası verilir.
Yapılan tüm işlemler bu dosya üzerinden yürütülür.
Dosyanın sol köşesine numarası yazılır. Denetimli serbestlik ile ilgili karar veya ilam, tutanaklar ve denetim planı tarih sırasıyla ve kağıtların kenarları ortalama delinmek suretiyle dosyaya birer birer eklenir.
Dosyanın bir başka mercie gönderilmesi gerektiğinde, dosyadaki bütün tutanak ve belgeler geliş tarih ve sırasına veya dosyadaki numara sırasına göre yazılmak suretiyle dizisi yapılır, dizi listesinin altı, düzenleyen denetimli serbestlik görevlisi tarafından imzalanır.
Tutanak ve diğer yazılı kağıtlarda uyulması gereken esaslar
Madde 120 — Tutanak ve diğer yazılı kağıtların üst, alt, sağ ve sol kenarlarından 2.5 cm. boşluk bırakılarak yazı alanı düzenlenir ve arka tarafı tamamen boş bırakılır. Tutanak ve diğer yazılarda da A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148mm) boyutlarında kağıt kullanılır.
Yazılar bir veya birkaç satırdan ibaret olsa dahi aynı büyüklükteki kağıtlara yazılır.
Bilgisayar ve daktilo ile yazılması mümkün olmayan hallerde tutanaklar el yazısı ile yazılabilir. El yazısının okunaklı, düzgün bir şekilde olması gerekir.
Evrakı imza edenlerin, imzalarını okunaklı bir şekilde yazmaları ve okunması mümkün olmayan imzanın yanına imza sahibinin ad ve soyadını ayrıca yazı ile yazmaları zorunludur.
Elektronik ortamda kayıt
Madde 121 — Elektronik ortamda kayıtların tutulmasına başlanılan şube müdürlükleri ve bürolarda, defterlerle birlikte tüm kayıt ve bilgiler ayrıca elektronik ortamda tutulur ve saklanır. Elektronik ortamda tutulan kayıtların ihtiyacı karşıladığının tespiti hâlinde, kayıtların yazılı olarak tutulması uygulamasından vazgeçilebilir.
Yazışma usulü
Madde 122 — Şube müdürlüğünün veya büroların yazışmaları 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla yürürlüğe giren "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümlerine göre yapılır.
Defterlerle basılı evrakın temini
Madde 123 — Şube müdürlükleri veya bürolarda kullanılacak defter ve basılı evrakın örnekleri Bakanlıkça tespit edilerek bastırılır ve dağıtılır.
Yürürlük
Madde 124 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 125 — Bu Yönetmelik hükümlerini Adalet Bakanı yürütür.